Duże firmy z reguły posiadają systemy, które księgują faktury automatycznie bądź wymagają od nas wyłącznie wprowadzenia gotowego już pliku.
Zdarza się jednak, że system zawodzi albo po prostu jest na tyle niedoskonały, że wymaga od nas działania tj. ręcznego wprowadzenia takiego dokumentu.
Dlatego w tym artykule praktyk rachunkowości korporacyjnej – Karolina Stolarczyk, pokaże Ci, co zrobić, kiedy otrzymujemy fakturę i musimy ją zaksięgować w programie SAP, a także kiedy my wystawiamy dla kogoś fakturę manualnie.
Posłuży nam do tego transakcja, którą przedstawiła Ci już w poprzednich artykułach – mianowicie – stare, dobre F-02 😉
Otrzymujemy fakturę od kontrahenta – co dalej?
Zacznijmy od sytuacji, kiedy otrzymaliśmy fakturę i musimy ją wprowadzić do systemu. Wejdź, tak jak już wspomniałam do transakcji F-02:
Poniżej zaznaczę Ci kilka pól, które koniecznie musisz wypełnić:
- „Dokument date” weź z faktury, to będzie data jej wystawienia;
- „Posting date” to data księgowania, może być więc dzisiejsza, ale możesz też wziąć tę z daty dokumentu;
- „Reference” i „Doc.Header Text”, najczęściej wpisuje się tutaj po prostu numer faktury
- „Type” – typ dokumentu najlepiej zweryfikuj sobie za pomocą lupki, którą masz obok interesującego nas pola. Najczęściej w takim przypadku, kiedy księgujemy fakturę po stronie sprzedawcy będzie to KN;
- „Period” to po prostu okres/miesiąc, w którym księgujemy;
- „Company Code” to numer spółki w SAP;
- „Currency”, czyli waluta, w jakiej chcesz dokonać księgowania.
Na samym dole będziesz mieć jeszcze do uzupełniania „PstKy”, czyli kod księgowania, podpowiedź znajdziesz w lupce, która pojawi się obok pustego pola.
Po debecie, czy kredycie?
W zależności od tego, czy księgujesz po debecie (pstky=40), czy po kredycie (pstky=50), czy na konto sprzedawcy bądź klienta numery, te będą różne.
Pamiętaj, że w tym przypadku, kiedy chcesz zaksięgować zwykłą fakturę na konto sprzedawcy, będzie to księgowanie po kredycie (tylko uwaga, nie oznacza to, że będzie to „50”, strona kredytowa księgowana na konto sprzedawcy będzie miała inny numer, „50” użyjesz, księgując coś po kredycie na kontach księgi głównej).
No i na końcu „Account”, czyli po prostu konto dostawcy, na którym chcesz zaksięgować.
Wracając do naszego przykładu: Fakturę kosztową musisz zaksięgować po dwóch stronach. Po „40” (debecie) na koncie księgi głównej i po kredycie na koncie dostawcy.
Kliknij enter i przejdź dalej. Otwiera się przed Tobą kilka pól, których nie możesz pominąć podczas tego księgowania. Spójrz poniżej na podstawie gotowego przykładu (pamiętaj, że jest kilka wersji programu SAP i okna mogą się nieco różnić, nie powinny być to jednak znaczące różnice):
Masz już zatem uzupełnioną pierwszą stronę, kod księgowania oraz konto również:
Przeszliśmy enterem dalej i mamy poniższe dane:
Pola na samej górze uzupełnią się same na podstawie tego, co wpisałeś na pierwszej stronie.
Tutaj najważniejsze, żeby wpisać kwotę, w dwóch zaznaczonych powyżej miejscach („amount” oraz „disc. base”) oraz „text” – tutaj najlepiej wykorzystać opis z faktury.
Na samym dole musimy oczywiście przejść do drugiej strony księgowania, więc skoro już mamy zaksięgowane na koncie sprzedawcy po kredycie, to drugą stronę musimy zaksięgować po debecie na koncie księgi głównej (i tutaj zapewne użyjesz „40”).
Numer konta, na które zostanie to zaksięgowane to oczywiście dosyć indywidualna sprawa każdej firmy, warto o to dopytać na samym początku kogoś obeznanego z zasadami postrzeganymi w firmie.
Prawdopodobnie będziesz mieć jeszcze do wpisana „Tax Code”. Tutaj też będą różne zasady i różne nazewnictwo w zależności od firmy, podpowiedź znajdziesz, klikając lupkę obok wymaganego do uzupełnienia pola.
Po kliknięciu enter otrzymamy bardzo podobne pola, ponieważ teraz musimy jeszcze uzupełnić drugą stronę księgowania. Spójrz poniżej:
Uzupełniasz oczywiście kwotę, kod podatku i tekst.
Często jest także do wypełnienia „profit center” albo „cost center”, czyli analityka danego konta, która związana jest z przypisaniem kosztu/przychodu do konkretnego centrum generowania kosztu/przychodu.
W skrócie można powiedzieć, że poza tym, że księgujesz coś na koncie to jeszcze za pomocą „profit center” i „cost center” umieszczasz je w odpowiednim obszarze tego konta.
Kody „profit center” i „cost center” to już całkowicie indywidualne kody każdej firmy i mogę Ci też od razu powiedzieć, że nie każde konto wymaga podawania dodatkowych wymiarów.
Przed zaksięgowaniem możesz jeszcze przejrzeć wszystko, klikając tutaj:
Możesz wtedy podejrzeć czy obydwie strony księgowania schodzą się do zera:
Jeżeli tak jest to coś, co znaczy, że wszystko zrobiłeś dobrze i możesz zaksięgować dokument, używając u góry znaczka „dyskietki”.
Oczywiście, jeżeli takie księgowania są u Ciebie powtarzalne, to możesz szybko zaksięgować nowy dokument, korzystając ze starego już wzoru księgowania.
Do tego możesz użyć transakcji FBR2:
Przede wszystkim wpisać musisz tutaj numer dokumentu, na którym chcesz bazować, numer spółki w SAP i rok, z którego jest dokument, na którym będziesz bazować.
Później w zależności od tego, jakie dane będzie trzeba zmienić, wybierasz poniższe opcje. Proponuję wybrać „display line items” oraz „copy texts”:
Po kliknięciu enter pojawią nam się dokładnie takie pola, jak widziałeś w F-02, tylko już z góry wypełnione.
Jak możesz się domyślić, musisz zmienić daty, okres, numer faktury, a reszta prawdopodobnie zostanie ta sama.
Klikając enter, przejdziesz dalej i tutaj ponownie zauważysz to samo, zmienić musisz tylko te pola, które teraz są różne od poprzedniego księgowania. Jeszcze jeden enter, wnosisz kolejne zmiany i księgujesz, klikając dyskietkę, łatwe?
No pewnie, że łatwe 😊
