Zastanawiasz się, kiedy koszt w działalności może zostać ujęty w Podatkowej Książce Przychodów i Rozchodów?

Zapraszam Cię do artykułu, w którym wyjaśniam ten temat.

Warunki zaliczenia wydatku do KUP

Zgodnie z art. 22 ust. 1 updof, aby wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodu, musi spełnić on następujące warunki: 

• pozostawać w związku przyczynowym z przychodem lub ze źródłem przychodu, 
• być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu, 
• nie znajdować się na liście wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, 
• być właściwie udokumentowany (to nie wynika wprost z przepisów updof, ale z rozporządzenia w sprawie KPIR). 

Celowość wydatku, czyli?

Kluczowym warunkiem zaliczenia wydatku do kosztu podatkowego jest wykazanie, że cel wydatku związany jest z osiąganymi przychodami, tj. ma lub będzie miał wpływ na prowadzoną działalność (czyli wykazanie związku pomiędzy przychodem a kosztem). 

Koszty mogą być również ponoszone w celu zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów (dużo trudniejsze do udowodnienia). 

Ta druga grupa wydatków to z reguły są wydatki ogólne na prowadzenie firmy i tych jej części, które w przyszłości będą generować przychody. Zaliczyć do nich możemy np. opłaty za biuro, telefon służbowy itp. 

Poniesienie wydatku

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 updof. 

Wydatek uznaje się za poniesiony, kiedy za np. wykonaną usługę czy dostarczone towary zapłacimy. 

Pamiętaj, że za koszty uzyskania przychodu nie uznaje się np. wydatków, które zostały sfinansowane z dotacji z UP na miejsce pracy. 
Innym przykładem kosztów niezaliczanych do KUP są umorzone składki ZUS, które nie zostały poniesione i w związku z tym nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów.

W jaki sposób udowodnić poniesienie wydatku? 

Najlepiej w ramach danego kosztu skompletować dokumenty potwierdzające płatność tj. potwierdzenie przelewu, inny dokument stwierdzający dokonanie opłaty. 

Za chwilkę wyjaśnię, czy takie dokumenty potwierdzające zapłatę za wydatek mogą stanowić podstawę do ujęcia wydatku w kosztach uzyskania przychodu w KPIR. 

Wyłączenia z katalogu – NKUP

Jeśli chcesz ująć dany wydatek w KUP, to powinieneś zweryfikować czy nie znajduje się on na liście wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów w ramach art. 23 updof. Odsyłam Cię zatem do tej listy, a poniżej znajdziesz krótki wypis z niej dotyczący specyficznie wydatków na samochody osobowe:

• 25% poniesionych wydatków, z zastrzeżeniem pkt 36, z tytułu kosztów używania samochodu osobowego, innego niż określony w pkt 46, na potrzeby prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej – jeżeli samochód osobowy jest wykorzystywany również do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika, 
• składek na ubezpieczenie samochodu osobowego, innego niż określony w pkt 46, w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej kwota 150 000 zł pozostaje do wartości samochodu przyjętej dla celów ubezpieczenia, 
• dotyczących samochodu osobowego opłat wynikających z umowy leasingu, o której mowa w art. 23a pkt 1, umowy najmu, dzierżawy lub innej umowy o podobnym charakterze, z wyjątkiem opłat z tytułu składek na ubezpieczenie samochodu osobowego, w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej kwota 150 000 zł pozostaje do wartości samochodu osobowego będącego przedmiotem tej umowy, 
• pozostałe wymienione w art. 23 ust 1 updof (w sumie ponad 60 pozycji). 

Jak widzisz wydatkiem, do którego stanowczo trzeba podejść z dużą dozą ostrożności, są wydatki na samochody wykorzystywane w działalności gospodarczej. Powiem o nich nieco więcej w kolejnych wpisach. 

Na ten moment proszę, zapamiętaj, żeby ZAWSZE sprawdzać, czy dany wydatek nie jest na liście wykluczeń w ramach art. 23 updof.

Właściwe udokumentowanie wydatku

Największym problemem, jaki ma większość osób prowadzących Podatkową Książkę Przychodów i Rozchodów dla siebie czy dla klientów jest zrozumienie, co oznacza właściwe udokumentowanie wydatku. 

I nie jest to niczym nietypowym, dziwnym czy zaskakującym — polskie przepisy nie są w tym względzie jednoznaczne. 

Musimy bowiem pamiętać, że właściwe udokumentowanie wydatku nie wynika wprost w ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, a konkretnie nie wynika z art. 22 updof. A o samym udokumentowaniu wydatków przeczytasz już kolejnym artykule na blogu Mentoris.

Dołącz do expres kursu KPiR.