Brakuje Ci informacji o tym, jak naprawdę wygląda księgowość w korporacji? Wspólnie z Gościem – Agnieszką Starzyk, która jest obecnie Specjalistą w centrum insourcingowym, przedstawię Ci przykład jednego z działów. Mamy nadzieję, że dzięki temu, będziesz przygotowany na to, czego się spodziewać idąc do Korporacji.

Na wstępie warto zaznaczyć, że charakterystyka pracy może różnić się w centrum insourcingowym oraz w centrum outsourcingowym.

• Centrum insourcingowe to miejsce, gdzie wszyscy pracują dla tej samej firmy, ale dla różnych jej filii. Przykładowo firma X posiadająca oddziały na całym świecie, przenosi księgowość do Polski. Tutaj prowadzona jest księgowość wszystkich oddziałów.

• Natomiast centrum outsourcingowe jest odpowiednikiem biura rachunkowego dla innych korporacji. Oznacza to, że centrum outsourcingowe w Polsce prowadzi księgowość różnych zagranicznych firm.

Jak konkretnie wygląda praca w księgowości korporacyjnej?

Ze względu na ogrom transakcji i tym samym koniecznych księgowań w korporacji, nigdy nie będziesz odpowiedzialny za wszystko. Masz dokładnie przypisaną rolę i zadania. Towarzyszą temu procedury opisujące krok po kroku, co do Ciebie należy, a zakres odpowiedzialności jest ściśle określony w danym dziale. Skąd ten wymóg? 

Korporacje zatrudniające tysiące pracowników muszą w każdy możliwy sposób ograniczyć kreatywną księgowość i przestępstwa finansowe. Dlatego tworzy się dział odpowiedzialny za obsługę klienta, osobno dział związany z obsługą księgową dostawców, dział wyspecjalizowany w podatkach, ale także np. dział odpowiedzialny za rozliczenia z klientami, czyli tzw. dział AR (Accounts Receivables, czyli Dział Należności). I temu działowi przyjrzymy się bliżej.

Rozpatrzmy to na przykładzie. Załóżmy, że jesteś klientem i kupujesz online lampę do salonu. Zobaczmy, jak wygląda to z twojej perspektywy oraz perspektywy korporacji, w której pracujesz:

1. Zanim jeszcze zdecydowałeś się na zakup, zapewne porównywałeś oferty różnych sklepów. W tym czasie osoba na stanowisku Pricing & Discount musiała przypisać ceny do produktów oraz wprowadzić do systemu uzgodnione wcześniej możliwe opusty. Gdybyś kupił jednorazowo 100 takich lamp, mógłbyś liczyć na rabat, ale im większy rabat, tym mniejszy przychód dla korporacji. P&D ma za zadanie skontrolować kompletność danych oraz określić maksymalne możliwe obniżki cen.
2. Płacisz od razu czy przy odbiorze? A może dopiero za miesiąc? Odroczone terminy płatności w przypadku zamówień pomiędzy dwiema firmami to codzienność. Credit specialist musi określić, jaki maksymalny termin płatności możesz uzyskać. W przypadku zamówienia jednej lampy nie jest to istotne, ale gdybyś zamówił 1000 lamp, z pewnością byłbyś wzięty pod lupę, zwłaszcza jeśli byłbyś nowym klientem.
3. Opłaciłeś zamówienie z góry, ale przelew nie dotarł jeszcze na konto firmy. W księgach firmy widoczna jest należność od ciebie za zakupioną lampę.
4. Do Twojej lampy musi być dołączona faktura. Wyznaczona do tego osoba przygotuje dla Ciebie dokument potwierdzający zakup. Billing specialist zadba, aby znalazły się tam wszystkie dane.
5. Minęło kilka dni, a przelew wciąż nie dotarł na konto firmy, pomimo że Twoje zamówienie pokazuje status “Opłacone”. Dzwoni do Ciebie Collection Specialist, który chce zweryfikować sytuację. Jego zadaniem jest kontakt z klientem w celu jak najszybszej spłaty należności. Po kilku pytaniach okazuje się, że Twoje połączenie z bankiem zostało zerwane w trakcie opłacania zamówienia. Zobowiązujesz się wykonać przelew jeszcze tego samego dnia.
6. Przelew szczęśliwie dotarł! Osoba na stanowisku Cash Application zaksięguje Twoją wpłatę i tym samym należność została uregulowana.
7. Twoja lampa już do Ciebie jedzie.

To dość uproszczony przykład, który pokazuje jedynie powiązania pomiędzy stanowiskami w tym samym dziale. Ujęłam to w skrócie na poniższym schemacie:

Jak widzisz, proces jest złożony i wymaga zaangażowania wielu osób. Każda z nich będzie wyspecjalizowana w swoim zakresie. Wystawiający fakturę nie będzie miał wiedzy z zakresu kalkulacji limitów kredytowych, a księgujący płatności może mieć problem z kontaktem z klientem. Pracownicy są odpowiedzialni tylko za swój fragment procesu. 

Co oznacza ograniczona odpowiedzialność w dziale księgowości korporacyjnej?

Kilka istotnych rzeczy. Po pierwsze, żeby rozpocząć przygodę z księgowością w korporacji nie trzeba wcale mieć obszernej wiedzy księgowej. Pracując w centrum insourcingowym czy outsourcingowym, specjalizujesz się w bardzo wąskiej działce. Jeśli jesteś np. w dziale AR cashierem, to będziesz odpowiedzialny tylko za ewidencję operacji zapłaty.

Dla porównania, gdybyś pracował w mniejszej firmie, byłbyś zapewne zaangażowany w księgowanie wszystkich operacji. Od operacji sprzedaży potwierdzonej fakturą po zapłatę. A w najmniejszych firmach nawet za kontakt z klientem w celu „ściągnięcia” należności.

Po drugie, taka wąska specjalizacja ma swoje plusy i minusy.  Zaletą jest fakt, że praca jest przewidywalna i nie jest przytłaczająca dla początkującego księgowego. Jednak powtarzalność operacji w dłuższym czasie powoduje znużenie i stąd tak częste rotacje pracowników, które mają miejsce po ok. 1-1,5 roku pracy na danym stanowisku. 

Jeśli otrzymasz pozytywną ocenę od Twojego szefa w ramach rocznej ewaluacji pracowników, masz szansę na awans. Jeśli nie, zawsze możesz spróbować swoich sił, przenosząc się do innej korporacji, zyskując na lepszych warunkach zatrudnienia.

A co Ty myślisz o takiej pracy? Byłbyś zainteresowany? Pracowałeś już w korpo? Podziel się opinią.  Zapraszam do dyskusji!

Sprawdź nasze poprzednie wpisy o pracy w Księgowości.

Marzysz o pracy w Korporacji? Chcesz podnieść swoje kwalifikacje? Zobacz Kursy Rachunkowości MENTORIS i podnieś swoje kwalifikacje.