Założyłeś swoją pierwszą działalność gospodarczą, ale chcesz się skupić na jej rozwoju i pozyskiwaniu nowych klientów?
Nie masz czasu na śledzenie zmian w przepisach i zgłębianie zawiłości księgowości podatkowej?
Odpowiedzią na te pytania jest powierzenie swoich rozliczeń podatkowych do biura rachunkowego. Tylko jak je wybrać, żeby wybrać dobrze? I tutaj zaczynają się schody.
Jeśli wstępnie zacząłeś się rozglądać i badać temat to doskonale wiesz, że konkurencja na rynku usług księgowych jest duża. Wachlarz oferowanych usług i cen jest naprawdę szeroki. Na co tak naprawdę warto zwrócić uwagę?
Zapraszam Cię do przeczytania artykułu, który przygotowała Anna Małecka, wieloletni Praktyk rachunkowości.
Sprawdź ubezpieczenie
Po pierwsze — ubezpieczenie.
Tutaj przede wszystkim musisz wiedzieć, że obowiązkowe ubezpieczenie OC działalności biur rachunkowych obejmuje tylko usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych tzw. pełna księgowość. A w dodatku minimalna wymagana suma ubezpieczeniowa to tylko 10.000 euro, a więc bardzo niewiele.
Zakres obowiązkowego ubezpieczenia nie obejmuje prowadzenia uproszczonej księgowości, takiej jak podatkowa księga przychodów i rozchodów czy ewidencji ryczałtowej. Nie zabezpiecza także żadnych czynności związanych z obsługą i rozliczaniem składek ZUS za Ciebie jako właściciela firmy, a także usługowego prowadzenia kadr i płac dla Twoich pracowników.
Jeżeli wydaje Ci się, że biuro się ubezpiecza, ponieważ świadczy usługi słabej jakości, to musisz wiedzieć, że zazwyczaj jest zupełnie na odwrót.
Biuro, które posiada nie tylko ubezpieczenie obowiązkowe, ale także obejmujące dodatkowe obszary, prowadzonej przez nie działalności, a do tego podwyższa sumy ubezpieczenia, jest świadome ciążącego na nim ryzyka. Wie, jak trudną i nierzadko skomplikowaną pracę wykonuje.
Wszyscy jesteśmy tylko ludźmi – błędy się nam po prostu zdarzają. Ważne jednak, żeby z opresji wyjść z klasą, a w tym właśnie może pomóc dobre ubezpieczenie.
Zweryfikuj umowę
Po drugie, zwróć uwagę na umowę.
Musi ona jasno określać prawa i obowiązki Twoje oraz biura.
Tak, Ty również będziesz miał obowiązki wobec biura, na przykład dostarczenie kompletnych dokumentów księgowych do określonego dnia w miesiącu.
Musisz wiedzieć jakich dokumentów biuro od Ciebie oczekuje, ponieważ nie zawsze są to tylko faktury, a w umowie powinna się znaleźć ich dokładna lista.
Z kolei podstawowym obowiązkiem biura będzie prowadzenie Twoich rozliczeń podatkowych, ale w ramach podstawowej usługi mogą być jeszcze bonusy – na przykład przekazywanie raz na kwartał newslettera o zmianach w podatkach i krótkim podsumowaniu jak one wpłyną na Twoją działalność.
Umowę warto przeczytać dokładnie, nie może być ona za prosta, ale przede wszystkim musi być dla Ciebie zrozumiała. Zwłaszcza weź pod uwagę cenę oferowanych usług.
Nierzadko zdarza się, że cena w umowie jest skonstruowana w tak skomplikowany sposób, że nigdy nie wiesz, ile ostatecznie zapłacisz za świadczone usługi. Może to przeszkadzać przy planowaniu miesięcznego budżetu. Tak więc warto zwrócić uwagę na to, czy na pewno rozumiesz, w jaki sposób będzie naliczana opłata za wykonane usługi.
Drogo czy tanio?
A co do samej wysokości ceny – moim zdaniem warto zebrać kilka ofert, na których usługi potrzebujesz i je porównać.
Osobiście uważam, że bardzo tanie oferty, odstające od warunków rynkowych są podejrzane. Każde z biur musi ponieść stałe koszty prowadzenia działalności, najem biura, zakup sprzętu i oprogramowania, wynagrodzenia pracowników.
Skoro biuro jest w stanie zaoferować bardzo niską cenę za świadczone usługi w porównaniu do innych biur z tego samego regionu, to znaczy, że na jakimś elemencie funkcjonowania działalności oszczędzają. I może się to odbić negatywnie na jakości świadczonych usług.
Pamiętaj, że żaden przedsiębiorca nie świadczy usług nierentownych, każdy chce zarabiać. Podobnego zdania jestem, jeżeli chodzi o bardzo wysokie ceny – w tym przypadku możesz się spotkać z tak zwanym blokowaniem ceną. Z jakiegoś powodu biuro nie chce prowadzić rozliczeń w Twoim imieniu, ale nie chcą powiedzieć tego wprost, więc zaoferują Ci cenę, która będzie irracjonalnie wysoka.
Może się tak zdarzyć, w momencie, gdy prowadzisz bardzo specyficzną, niszową działalność, w której się nie specjalizują. Przyjęcie Ciebie jako klienta wiązałoby się z poniesieniem dodatkowych kosztów w postaci szkolenia pracownika bądź też skonsultowania kwestii podatkowych z doradcą podatkowym.
Co jeszcze?
Ostatnia rzecz, o jaką warto zapytać to sposób organizacji pracy w biurze.
Przede wszystkim to dni i godziny otwarcia biura, jeżeli zamierzasz dostarczać dokumenty osobiście.
Dodatkowo warto dowiedzieć się czegoś więcej o organizacji pracy biura.
Czy będziemy mieli jednego dedykowanego dla nas opiekuna – całość rozliczeń od podatków PIT, VAT poprzez ZUS będą prowadzone przez jedną osobę, czy może rozliczenia będą podzielone pomiędzy co najmniej dwie osoby.
Warto zapytać także, o to, w jaki sposób zorganizowane są zastępstwa w trakcie nieobecności pracownika i jaka jest preferowana przez biuro forma kontaktu.
Wszystkie te informacje pomogą Ci w wybraniu biura dopasowanego do Twoich potrzeb i stylu pracy.
Na koniec proponuję sprawdzić opinie o wybranym biurze – czy to w Internecie, czy też poprosić o referencje klientów. Na pewno biuro ma przygotowane jakieś portfolio.
Czas na decyzję
Jest wiele czynników, na które należy zwrócić uwagę przy wyborze biura rachunkowego.
Zastanów się dobrze, które są dla Ciebie najważniejsze. Zbierz kilka ofert, umów się na kilka spotkań i porozmawiaj na tematy, które Cię interesują. Jak już zbierzesz wszystkie informacje, podsumuj je, przeanalizuj, porównaj i wybierz biuro, które spełnia większość albo wszystkie Twoje oczekiwania.
Zastanów się dobrze, ponieważ zazwyczaj jest to współpraca długoterminowa.
