Home / Rachunkowość ludzkim okiem

Rachunkowość ludzkim okiem

Feature Image

Jak przeprowadzić inwentaryzację? 

, 21 listopada 2022

Jeszcze nie odpocząłeś porządnie po zamknięciu poprzedniego roku, a już nadszedł listopad i przygotowania do kolejnego zamknięcia przed Tobą? Tym razem samodzielnie?

Nie martw się, nie jesteś sam! Na szczęście na prace związane z zamknięciem roku jest jeszcze trochę czasu. 

Jak zapewne wiesz, warto zacząć od wstępnego sprawdzenia obrotów i sald w księgach, wychwycenia oczywistych błędów i przygotowania się do inwentaryzacji.

Zapraszam Cię do artykułu, który przygotowała Anna Małecka, wieloletni Praktyk rachunkowości. 


A czym jest inwentaryzacja?

Inwentaryzacja aktywów i pasywów jednostki ma na celu ustalenie ich stanu ilościowego i jakościowego (pod kątem ewentualnej utraty wartości). Pozwala potwierdzić i urealnić stany wykazywane w księgach rachunkowych.

Co to oznacza w praktyce? 

To fizyczne sprawdzenie m.in.: 

  • stanów magazynowych, 
  • ewidencji środków trwałych, 
  • ale także np. potwierdzenie sald z kontrahentami. 

Czyli liczymy, mierzymy i spisujemy.

W tym artykule przypomnę najważniejsze informacje na temat inwentaryzacji, gdzie możemy szukać informacji na jej temat i jakie są zasady jej przeprowadzania.

Regulacje dotyczące inwentaryzacji

Inwentaryzacja jest wynikiem stosowania nadrzędnej zasady rachunkowości tj. zasady ostrożności. 

Główne wytyczne dotyczące inwentaryzacji wymienione są w art. 26 i 27 ustawy o rachunkowości.

Przydatne wskazówki znajdziesz też w Krajowych Standardach Rachunkowości i Krajowych Standardach Sprawozdawczości finansowej a w szczególności w:

  • stanowisku Komitetu Standardów Rachunkowości z 20.07.2016 r. w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów, oraz
  • stanowisku Komitetu Standardów Rachunkowości z 1.08.2019 r. w sprawie rozrachunków z kontrahentami (pkt 8).

Dodatkowo Komitet Standardów Rachunkowości opublikował rekomendacje „Sprawozdanie finansowe w czasie pandemii Covid-19”, których celem była pomoc przy sporządzeniu sprawozdania finansowego za 2020 r. Rok później komitet potwierdził, że rekomendacje są nadal aktualne i do dzisiaj nie zaktualizował swojego stanowiska, pomimo że stan pandemii został zniesiony już w maju 2022.

Kto sporządza inwentaryzację?

Przeprowadzenie inwentaryzacji w jednostce, jest obowiązkowe i przeprowadza się ją co do zasady na ostatni dzień roku obrotowego. 

Inwentaryzację niektórych składników majątku można rozpocząć już na 3 miesiące przed końcem roku obrotowego i zakończyć do 15. dnia roku następnego.

Cały proces inwentaryzacji można podzielić na 4 etapy:

  1. ustalenie stanu faktycznego objętych inwentaryzacją składników majątku, które może nastąpić w drodze spisu z natury, uzyskania pisemnego potwierdzenia sald lub w drodze porównania ksiąg z odpowiednią dokumentacją,
  2. porównanie danych wynikających z inwentaryzacji z księgami rachunkowymi i ustalenie różnic – niedoborów bądź nadwyżek,
  3. ustalenie przyczyn wystąpienia różnic, także pod kątem odpowiedzialności osób, którym powierzono mienie,
  4. podjęcie decyzji przez kierownika jednostki w sprawie rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych.

Metody przeprowadzenia inwentaryzacji

Inwentaryzację można przeprowadzić trzema metodami:

  1. Spis z natury – dokonywany jest przez powołaną w tym celu komisję inwentaryzacyjną. Polega na mierzeniu, liczeniu i ważeniu poszczególnych składników spisu, a jego wyniki zostają udokumentowane arkuszem spisu z natury. Arkusz spisu z natury jest podstawą wyceny danego składnika majątku i ustalenia jego ewentualnych nadwyżek/niedoborów w drodze porównania wyników spisu z danymi z ksiąg. 
  2. Uzyskanie od banków i kontrahentów potwierdzeń sald i porównanie ich z danymi z ksiąg rachunkowych. Jednostka uzgadnia stan należności, również z tytułu pożyczek przekazując do potwierdzenia kontrahentom odpowiednie pisma, najczęściej pisemnie. Chociaż droga mailowa jest również dopuszczalna. W przypadku niezgodności, różnice należy wyjaśnić z kontrahentem, a jeżeli nie odpowiedział on na przesłane potwierdzenie, to saldo podlega weryfikacji metodą porównania danych z ksiąg z dokumentami źródłowymi, o której informacje znajdziesz w następnym punkcie 😉
  3. Metoda porównania danych z ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacja ich realnej wartości – ma zastosowanie do tych składników majątku, do których nie zostały zastosowane dwie powyższe metody. Metoda ta polega na sprawdzeniu, czy dokonane w księgach zapisy są realne, odpowiednio udokumentowane, nie uległy przedawnieniu, umorzeniu lub nie utraciły wartości w inny sposób.  

Wybór metody inwentaryzacji nie jest dowolny – o tym jaką metodę stosować, do których składników majątku mówi art. 26 ustawy o rachunkowości.

Terminy, częstotliwość i metoda inwentaryzacji poszczególnych składników majątku

Terminy, częstotliwość i metoda inwentaryzacji poszczególnych składników majątku przedstawia tabela na końcu artykułu.

Za przeprowadzenie inwentaryzacji odpowiedzialny jest kierownik jednostki.

Podsumowanie

Inwentaryzacja roczna, a w szczególności jej cześć przeprowadzana w drodze spisu z natury, to dla wielu jednostek ogromne wyzwanie przede wszystkim organizacyjne. 

Trwa długo, wymaga zaangażowania wielu osób i koniec końców dezorganizuje pracę jednostki. 

Kierownik jednostki powinien zadbać o zaktualizowanie dokumentów inwentaryzacyjnych, przygotowanie planu inwentaryzacji bądź wydać zarządzenie o inwentaryzacji. 

Jej szczegółowe zaplanowanie może pomóc w uniknięciu chaosu, stresu i przyśpieszeniu całego procesu.

Postępująca cyfryzacja, pandemia Covid-19 i wybuch wojny na Ukrainie powodują, że kierownikom jednostek stawiane są coraz to nowe wyzwania w zakresie dostosowywania wewnętrznych regulacji, takich jak polityka rachunkowości oraz instrukcja inwentaryzacyjna, do zmian, jakie zaszyły w jednostce.

 Niestety, ale ustawodawca nie dostosował przepisów ustawy o rachunkowości do postępującej cyfryzacji. Nie wprowadzono żadnych korekt odnośnie do metod i technik przeprowadzania inwentaryzacji. Ostatnia, kosmetyczna zmiana została wprowadzona w 1995 roku.

W ostatnich dwóch latach standardem stał się zdalny udział w inwentaryzacji członków zespołów spisowych, a także biegłych rewidentów. 

Wiele jednostek skorzystało z rekomendacji Komitetu Standardów Rachunkowości, które polegało na pozyskiwaniu od pracowników odpowiedzialnych za składniki majątkowe potwierdzenia ich posiadania w drodze korespondencji mailowej i dokumentacji fotograficznej. 

Ze względu na odwołanie stanu epidemii w maju 2022 roku można sądzić, że w tym roku takiej możliwości już nie będzie. Jednak nadal nie ma potwierdzenia Komitetu Standardów Rachunkowości w tym zakresie.

Inwentaryzacja, a zwłaszcza spis z natury to czynności wykonywane dodatkowo, najczęściej raz w roku, poza bieżącą rutynową pracą przedsiębiorstwa. Często generuje dodatkowe koszty. 

Należy jednak pamiętać, że prawidłowo i rzetelnie wykonana inwentaryzacja przyniesie dodatkowe korzyści – przyśpieszy badanie sprawozdania finansowego i zwiększy jego wiarygodność.

Metody inwetaryzacji – Mentoris

Jeśli chciałbyś się dowiedzieć więcej na temat sprawozdań finansowych, to zapraszam Cię do odebrania dostępu do nagrania szkolenia “Sprawozdania finansowe bez tajemnic“, które znajdziesz TUTAJ.

ZAPROSZENIE NA WEBINAR
Rate this post

Napisz komentarz: