Marzec w Mentoris był miesiącem poświęconym podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Przypomnieliśmy albo omówiłyśmy podstawowe zasady prowadzenia księgi przychodów i rozchodów, a także pokazałyśmy na przykładach, jak to wygląda od praktycznej strony. 

W ramach przypomnienia dzisiaj Ania Małecka, wieloletni praktyk rachunkowości, przedstawi ogólne obowiązki  dotyczące prowadzenia KPiR. Dla niektórych sprawy tak oczywiste, że często o nich zapominamy. A szykują się zmiany w tym zakresie, więc warto sobie je przypomnieć.

Forma prowadzenia

Obecnie, tj. w 2023 roku Rozporządzenie w sprawie prowadzenia KPiR dopuszcza prowadzenie ewidencji w dwóch formach. Pierwsza z nich, coraz rzadziej stosowana, to forma papierowa, druga to prowadzenie KPiR za pomocą systemu teleinformatycznego. 

Niezależnie od wybranej formy prowadzenia KPiR przedsiębiorca jest zobowiązany do założenia księgi na dzień rozpoczęcia prowadzenia działalności gospodarczej. 

Księga musi być prowadzona w sposób rzetelny i niewadliwy, oczywiście w języku polskim i w PLN. W obecnym stanie prawnym nie ma obowiązku przekazywania ewidencji fiskusowi, chyba że na jego żądanie.

Zasady przechowywania dokumentacji księgowej

Dokumenty powinny być wprowadzane do księgi chronologicznie. Po zaksięgowaniu każdego miesiąca księgę należy wydrukować a dokumenty źródłowe, będące podstawą zapisów w KPiR ułożyć zgodnie z kolejnością ujęcia w KPiR i nadać im numery, odpowiadające numerowi z kolumny 1 „liczba porządkowa” z księgi. 

Należy pamiętać, że numery powinny być wpisane w sposób trwały, tj. używając niezmywalnego długopisu lub mazaka. 

Pozostałe ewidencje, np. rejestry VAT sprzedaży i zakupu również muszą być wydrukowane i przechowywane wraz z KPiR i dokumentacją źródłową.  

Co prawda rozporządzenie nie mówi wprost, czy wydruki poszczególnych ewidencji, wraz z dokumentami źródłowymi mogą być przechowywane tylko w formie elektronicznej, jednak ukształtowała się właśnie taka linia interpretacyjna. Na pewno należy to uznać za proekologiczne podejście.

Dodatkowe obowiązki przy prowadzeniu KPiR za pomocą programu księgowego

Rozporządzenie wprowadza kilka dodatkowych obowiązków, które muszą być spełnione w przypadku prowadzenia księgi za pomocą systemu teleinformatycznego, aby uznać księgę za prowadzoną prawidłowo. Pierwszy z nich wydaje się być trochę zapomniany 😉  Chodzi tutaj o obowiązek określenia na piśmie szczegółowej instrukcji obsługi programu komputerowego, wykorzystywanego do prowadzenia księgi.

Drugi warunek jest ściśle związany z programem księgowym – musi on zapewnić natychmiastowy dostęp do zapisów i umożliwić wydruk księgi zgodnie z opublikowanym w rozporządzeniu wzorze. 

Trzeci warunek dotyczy bezpieczeństwa i przechowywania zapisanych danych – muszą być przechowywane w sposób chroniący przed zniszczeniem, zniekształceniem, naruszeniem ustalonych zasad ich przetwarzania lub ich modyfikacją w sposób nieuprawniony. Nic nadzwyczajnego, biorąc pod uwagę obecne standardy.

Zmiany, zmiany…

Ciągła teleinformatyzacja i chęć zmniejszenia szarej strefy przez rząd wprowadziły kolejne obowiązki dla przedsiębiorców. Tym razem Polski Ład zajął się podatnikami prowadzącymi uproszczone formy księgowości, między innymi KPiR. 

W niedalekiej przyszłości zniknie możliwość prowadzenia KPiR w formie papierowej, zostanie tylko możliwość prowadzenia jej za pomocą systemów teleinformatycznych. 

Co więcej, zostanie wprowadzony nowy obowiązek, przesyłania KPiR w ustrukturyzowanej formie tak jak obecnie pliki JPK. 

Obecnie, KPiR jest przekazywane w taki sposób tylko na żądanie fiskusa. 

Po raz pierwszy podatnicy prześlą KPiR za okresy zaczynające się od:

• 01.01.2025 roku – w przypadku podmiotów, które zobowiązane są do prowadzenia ewidencji VAT, 
• 01.01.2026 roku – w przypadku pozostałych podmiotów.

Tak więc od 2026 roku nie będzie już w ogóle możliwości prowadzenia KPiR w formie papierowej.

Dobry pomysł czy zły?

Cyfryzacja postępuje i jest to naturalny efekt, zmieniających się czasów. Ma to swoje plusy jak i minusy. 

Przekazywanie KPiR elektronicznie do fiskusa ma na pewno swoje plusy, patrząc na ten obowiązek od strony Państwa, niestety przez obywateli jest odbierane jako kolejny przykry obowiązek. Co więcej, traktowany jako kolejna próba kontroli i weryfikacji każdego aspektu prowadzenia działalności gospodarczej. 

Spotkałam się nawet z określeniem „spowiedź on-line” co wydaje się być trafne, patrząc na zakres raportowanych informacji i możliwość ich rozszerzenia w drodze rozporządzenia 😉

Patrząc na zmiany z perspektywy społecznej, nowy obowiązek może zmusić najmniejszych przedsiębiorców, zwłaszcza osoby starsze, które nie posługują się komputerami na co dzień, do zamknięcia prowadzonych biznesów. 

Czy faktycznie taki efekt chce osiągnąć rząd w obecnej, już dość ciężkiej sytuacji najmniejszych przedsiębiorców?

Do wejścia w życie zmian zostało jeszcze trochę czasu – oceńcie sami.  

A jeśli chcecie zobaczyć, jak można prowadzić KPiR elektronicznie na programie Comarch Optima to zapraszam do nagrania webinaru “Zasady ewidencji KPiR, przykłady na Comarch Optima”.