Wyobraź sobie sytuację księgowej Basi, która po miesiącu ciężkiej pracy z fakturami sprzedażowymi odkrywa, że popełniła błąd. Wszędzie tam, gdzie powinna zastosować niższą stawkę VAT, wpisała standardowe 23 procent. Pierwszy impuls? “Wystawię jedną zbiorczą korektę z numerami wszystkich błędnych faktur i sprawa załatwiona!”.

Czy Basia faktycznie może tak zrobić?

Zapraszam Cię dzisiaj do wpisu na blogu przygotowanego przez Anię Małecką, wieloletniego praktyka rachunkowości, w którym odpowiadamy na to pytanie.

Skąd pomysł na jedną korektę?

Basia myślała, że skorzysta z tego samego uproszczenia, które stosowała wcześniej przy korektach dotyczących rabatów dla stałych klientów (jedna faktura korygująca). W końcu przepisy pozwalają na wystawienie zbiorczej faktury korygującej, w której wystarczy podać numery pierwotnych dokumentów, prawda? Niestety, jak się okazało, nie zawsze.

Lekcja, której Basia się nauczyła

Kiedy Basia skontaktowała się z Krajową Informacją Skarbową w sprawie swojej korekty, usłyszała zaskakującą odpowiedź. Szef Krajowej Administracji Skarbowej właśnie zmienił wcześniejszą interpretację, która pozwalała na takie uproszczenie przy błędach w stawce VAT (Interpretacja zmieniająca wydana przez szefa KAS 19 maja 2025 r., sygn. DOP7.8101.54.2023.APMU). Basia nie sprawdziła wcześniej, czy pracuje z aktualnym orzecznictwem.

Prawda jest taka: uproszczona korekta działa tylko w bardzo konkretnych sytuacjach. Gdy udzielasz rabatu stałemu klientowi lub obniżasz mu cenę za usługi wykonane w danym okresie, wtedy rzeczywiście możesz się ograniczyć do podania numerów faktur pierwotnych. Nie musisz wtedy szczegółowo opisywać, jakie towary czy usługi obejmuje korekta.

Ale gdy popełniasz błąd w stawce VAT, sytuacja wygląda zupełnie inaczej. Taka korekta musi zawierać wszystkie elementy wymagane przez artykuł 106j ust. 2 ustawy o VAT. To oznacza pełny opis korygowanych pozycji, nazwy towarów lub usług, wszystkie szczegóły, które pozwolą jednoznacznie zidentyfikować, co i w jaki sposób się zmienia.

Dlaczego prawo rozróżnia te sytuacje?

To rozróżnienie ma sens ekonomiczny i administracyjny. Gdy firma udziela rabatu, istota transakcji pozostaje taka sama – zmienia się tylko cena. Organ podatkowy może łatwo prześledzić, o co chodzi, nawet mając jedynie numery faktur pierwotnych.

Błąd w stawce VAT to jednak zupełnie inna historia. Tutaj nie chodzi o decyzję firmy w sprawie udzielenia rabatu lub nie, ale o nieprawidłowe zastosowanie przepisów podatkowych, tj. zastosowanie nieprawidłowej stawki podatku VAT. Organ skarbowy musi móc precyzyjnie sprawdzić, czy korekta została wykonana prawidłowo, czy rzeczywiście zastosowano właściwą stawkę i czy nie ma innych ukrytych błędów.

Basia zrozumiała, że jej pierwotny plan był nie tylko niewłaściwy, ale też ryzykowny. Gdyby wystawiła uproszczoną korektę, naraziłaby się na zarzut nieprawidłowego wystawienia faktury.

Praktyczna nauka na przyszłość

Historia Basi pokazuje, jak ważne jest bycie na bieżąco ze wszystkimi przepisami, a także orzecznictwem ich dotyczącym. Przed każdą korektą warto zadać sobie pytanie: dlaczego ją wystawiam? Jeśli odpowiedź brzmi “bo zmieniłam cenę lub udzieliłam rabatu”, uproszczenie może być właściwe. Jeśli jednak odpowiedź brzmi “bo popełniłam błąd w rozliczeniu podatku”, trzeba przygotować się na pełną, szczegółową korektę.

Ta zmiana interpretacji, wydana przez szefa KAS 19 maja 2025 roku, przypomina wszystkim księgowym o podstawowej zasadzie: ostrożności nigdy nie wiele – lepiej coś sprawdzić, nawet jeżeli wydaje nam się, że dobrze pamiętamy przepisy.