Koszty są istotnym elementem prowadzenia każdej działalności gospodarczej, a w szczególności dla przedsiębiorców opodatkowanych na zasadach ogólnych bądź liniowo – bez kosztów należny podatek będzie wyższy. Co to są koszty? Jaki jest moment ich poniesienia? Jak ująć je w księdze przychodów i rozchodów?

Jeżeli chcesz znać odpowiedzi na te pytania, zapraszam do lektury wpisu poniżej 😊

Wpis przygotowała Ania Małecka, wieloletni praktyk rachunkowości.

---

Zaczniemy od definicji 😉

Co to są koszty?

Tutaj przychodzi nam z pomocą ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych, a dokładniej art. 22 ust. 1, który brzmi: “Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o PIT.”

Definicja jest szeroka, co pozwala na ujęcie w kosztach działalności wielu różnorodnych wydatków, o ile udowodnimy ich związek z osiąganymi przychodami. Oczywiście należy zbadać, czy wydatek nie znajduje się w katalogu kosztów z art. 23 ustawy o PIT – wówczas nawet związek z przychodem nie pozwala na jego ujęcie w kosztach prowadzonej działalności. Najpopularniejsze koszty niestanowiące kosztów uzyskania przychodów to:

• kary umowne i odszkodowania z tytułu wad dostarczonych towarów, wykonanych robót i usług oraz zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad lub zwłoki w usunięciu wad towarów albo wykonanych robót i usług,
• grzywny i kary pieniężne orzeczone w postępowaniu karnym, karnym skarbowym, administracyjnym i w sprawach o wykroczenia oraz odsetek od tych grzywien i kar,
• koszty reprezentacji, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych,
• naliczone, lecz niezapłacone albo umorzone odsetki od zobowiązań, w tym również od pożyczek (kredytów).

W ustawie jest wymienionych ponad 60 pozycji 😱 – jeżeli jesteś zainteresowany wszystkimi, zapraszam do lektury ustawy.

Dokumenty poproszę 😊

Koszty uzyskania przychodów należy właściwie udokumentować. Rozporządzenie w sprawie prowadzenia KPiR, a dokładniej § 11 ust.3 mówi, że podstawą zapisów dokonywanych w księdze są dowody księgowe, którymi są: faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne. Za dowody księgowe uważa się również (§ 12 Rozporządzenia) dzienne zestawienia dowodów, noty księgowe, dowody przesunięć, dowody opłat pocztowych i bankowych, a także inne dowody opłat. 

W wyjątkowych sytuacjach opisanych w §13  koszty można ujmować na podstawie dowodów wewnętrznych i paragonów, jednak w takich przypadkach warto dokładnie zapoznać się z treścią Rozporządzenia.

Kiedy dokonamy zapisu w KPiR?

Zapisów w księdze dokonujemy w momencie osiągnięcia przychodu bądź poniesienia kosztu podatkowego – jest to ewidencja podatkowa służąca właśnie ustalaniu dochodu podatkowego. 

Dokładny moment ponownie pomaga nam ustalić ustawa o PIT. Informację na ten temat znajdziemy w art. 22 ust. 6b – moment poniesienia kosztu uzyskania przychodu to dzień wystawienia faktury lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu. 

Dodatkowo uznaje się, że koszty można potrącić wyłącznie w roku, w którym zostały poniesione. Jest to tak zwana uproszczona metoda ewidencji kosztów.

Szczególną sytuację stanowi zakup towarów i materiałów – ujęcie ich w KPiR jest uregulowane trochę inaczej. 

Zgodnie z rozporządzeniem zakup materiałów podstawowych i towarów handlowych musi być wpisany do księgi, niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży. 

Podatnik może jednak zastosować zasadę przewidzianą dla biur rachunkowych, to jest w kolejności chronologicznej w czasie pozwalającym na prawidłowe i terminowe rozliczenie zaliczki na podatek dochodowy. Ta druga metoda jest zdecydowanie bardziej popularna 😊

Co ważne zakup towarów i materiałów w trakcie roku podatkowego jest traktowany jako koszt podatkowy, dopiero na koniec roku przedsiębiorca ma obowiązek sporządzić spis z natury i dochód w KPiR jest korygowany o stany magazynowe.

Jak ująć wydatki w KPiR?

W KPiR są 4 kolumny służące ewidencji kosztów. Kolumna 10 „Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu”, kolumna 11 „Koszty uboczne zakupu”, kolumna 12 „Wynagrodzenia” i kolumna 13 „Pozostałe wydatki”.

Kolumny 10 i 11 służą do ewidencji gospodarki magazynowej/produkcyjnej. Tutaj ujmiemy wszystkie wydatki dotyczące towarów, a także materiałów, półproduktów i produktów. W kosztach ubocznych zakupów zaewidencjonujemy natomiast koszty transportu bądź opakowań towarów.

Jeżeli chodzi o koszty ogólne prowadzenia działalności takie jak wynajem biura, usługi telekomunikacyjne, księgowe, materiały biurowe, wyposażenie, to będą one ewidencjonowane w kolumnie 13 – pozostałe wydatki.

Uwaga! Podatnicy VAT ewidencjonują dokumenty w KPiR w wartości netto (chyba, że od danego zakupu nie przysługiwało odliczenie podatku VAT).

A teraz przykłady 😊

Przykład 1

Przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem VAT. W dniu 07.05. otrzymał fakturę za czynsz z tytułu najmu biura za maj o wartości netto 6 000 zł, wystawioną w dniu 02.05. Fakturę opłacił w dniu 10.05. W jaki sposób należy ująć ten wydatek w KPiR?

Po pierwsze należy zbadać, czy wydatek ten ma związek z prowadzoną działalnością gospodarczą. W tym przypadku jest on oczywisty – faktura dotyczy najmu biura. 

Następnie należy zbadać, w którym momencie można ująć fakturę w KPiR. Zgodnie z zasadą uproszczoną koszty są ponoszone już w momencie wystawienia faktury, a więc wydatek będzie można ująć w KPiR już 02.05. 

Ostatnią rzeczą jaką należy zrobić, to ująć wydatek w prawidłowej kolumnie KPiR. W tym przypadku mamy do czynienia z kosztami ogólnymi prowadzonej działalności gospodarczej, a więc wydatek w kwocie 6 000 zł ujmiemy w kolumnie 13 „pozostałe wydatki”.

Przykład 2

Przedsiębiorca, będący czynnym podatnikiem VAT, zakupił towary handlowe o wartości 1 000 zł netto. Kontrahent doliczył do faktury koszty transportu w wysokości 50 zł netto. Faktura wraz z towarem została dostarczona do przedsiębiorcy w dniu 18.05. W jaki sposób należy ująć zakupione towary w KPiR?

Przedsiębiorca, będący czynnym podatnikiem VAT, zakupił towary handlowe o wartości 1 000 zł netto. Kontrahent doliczył do faktury koszty transportu w wysokości 50 zł netto. Faktura wraz z towarem została dostarczona do przedsiębiorcy w dniu 18.05. W jaki sposób należy ująć zakupione towary w KPiR?

Zaczynamy od związku zakupu z prowadzoną działalnością gospodarczą – zakupione zostały  towary handlowe, które w późniejszym czasie zostaną odsprzedane do klientów, więc wydatek uznamy za koszt uzyskania przychodu. 

Co do daty ujęcia – tutaj data faktury jak i data otrzymania towaru są takie same, więc również w tej dacie (18.05.) możemy ująć wydatek w KPiR. 

A na koniec kolumny, w których należy ująć transakcję. Wartość netto zakupionego towaru, tj. 1 000 zł ujmiemy w kolumnie 10 „towary”, a koszty transportu, tj. 50 zł w kolumnie 11 „koszty uboczne zakupu”.

Podsumowanie

Księga przychodów i rozchodów jest ewidencją podatkową i właśnie z właściwym zastosowaniem przepisów podatkowych jest największy problem. Jednak jak już transakcja zostanie „zdiagnozowana” z podatkowego punktu widzenia, to ujęcie transakcji w KPiR nie będzie sprawiało Ci większych trudności.

Dlatego też polecam zaczynać naukę właśnie od uproszczonych ewidencji, pozwalają się one bowiem skupić na tym, co jest nierozerwalną częścią księgowości – prawie podatkowym. Nawet w przypadku księgowości pełnej.

Więcej artykułów związanych z KPiR znajdziesz na naszym blogu tutaj.