Kiedy wypada 7 dzień dla zawiadomienia ZAW-NR, do kiedy mamy otrzymać zwrot nadpłaty? Do kiedy mamy czas na złożenie ORD_U?

Prawidłowe obliczanie terminów podatkowych stanowi fundament skutecznego wypełniania obowiązków podatkowych. Błędy w tym zakresie mogą prowadzić do nałożenia sankcji, naliczenia odsetek za zwłokę oraz innych negatywnych konsekwencji prawnych. 

Niniejszy przewodnik, przygotowany przez Anię Małecką, wieloletniego praktyka rachunkowości, przedstawia kompleksowe zasady obliczania terminów wraz z praktycznymi przykładami ułatwiającymi zrozumienie przepisów.

Podstawowe typy terminów podatkowych

Terminy podatkowe formułuje się na dwa sposoby. Pierwsza grupa to terminy kalendarzowe, które wskazują konkretny dzień w roku, przed upływem którego należy wykonać określoną czynność podatkową. Są to terminy sztywne, które nie wymagają dodatkowych obliczeń. Przykładami takich terminów są JPK_V7M przesyłane do 25 dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym miesiącu, PIT-36 składane od 15 lutego do 30 kwietnia roku następującego po roku podatkowym, czy PIT-11 przekazywane do urzędu skarbowego do 31 stycznia następującego po roku podatkowym.

Druga grupa to terminy okresowe, które kończą się z upływem pewnego okresu czasu. Terminy te oblicza się zgodnie z przepisami art. 12 § 1-4 Ordynacji podatkowej i wymagają precyzyjnego przeliczania na podstawie określonych zasad. Termin określony w dniach upływa o północy ostatniego dnia z wyznaczonej liczby dni, uwzględniając wszystkie dni kalendarzowe, w tym weekendy i święta. Jeżeli początkiem terminu jest określone zdarzenie, dzień wystąpienia tego zdarzenia nie wlicza się do terminu.

Praktycznym przykładem zastosowania tej zasady jest sytuacja spółki z o.o., która zleciła przelew na rachunek kontrahenta niewidniejący w wykazie podatników VAT w dniu 23 czerwca 2025 r. Zawiadomienie ZAW-NR musi zostać złożone w terminie 7 dni od dnia zlecenia przelewu. Ponieważ dzień zlecenia przelewu nie wlicza się do terminu, 7-dniowy termin liczy się od 24 czerwca 2025 r., a ostatni dzień terminu upływa 30 czerwca 2025 r.

Termin ustalony w miesiącach kończy się z upływem tego dnia w ostatnim miesiącu, który odpowiada początkowemu dniowi terminu. Jeżeli takiego dnia w ostatnim miesiącu nie ma, termin upływa w ostatnim dniu tego miesiąca. Ilustruje to przykład podatnika, który złożył zeznanie podatkowe PIT-37 za 2024 r. w formie papierowej 15 kwietnia 2025 r. i wykazał nadpłatę podatku dochodowego. Termin zwrotu nadpłaty wynosi 3 miesiące od dnia złożenia zeznania, co oznacza, że zwrot nadpłaty musi nastąpić do 15 lipca 2025 r.

Szczególnie interesujący jest przypadek, gdy w ostatnim miesiącu nie ma dnia odpowiadającego początkowemu dniowi terminu. Podatnik składający informację ORD-U za 2024 r. ma na to 11 miesięcy od zakończenia roku podatkowego (31 grudnia 2024 r.). Ponieważ listopad nie ma 31 dnia, termin upływa 30 listopada 2025 r.

Wpływ dni wolnych od pracy na obliczanie terminów

Zgodnie z art. 12 § 5 Ordynacji podatkowej, gdy ostatni dzień terminu wypada w sobotę, niedzielę lub święto będące dniem ustawowo wolnym od pracy, za ostatni dzień terminu uznaje się następny dzień po dniu lub dniach wolnych. Zasada ta może zapewnić podatnikowi nawet kilka dodatkowych dni na wykonanie obowiązku podatkowego. Świętami ustawowo wolnymi od pracy są między innymi Nowy Rok, Święto Trzech Króli, pierwszy i drugi dzień Wielkiej Nocy, Święto Pracy, Święto Narodowe Trzeciego Maja, pierwszy dzień Zielonych Świątek, dzień Bożego Ciała, Wniebowzięcie Najświętszej Maryi Panny, Wszystkich Świętych, Narodowe Święto Niepodległości oraz Wigilia i Święta Bożego Narodzenia.

Praktyczne zastosowanie tej zasady można zobrazować na przykładzie podatnika, który ma obowiązek złożyć informację ORD-U za 2024 r. do 30 listopada 2025 r. Ponieważ ten dzień wypada w niedzielę, ostateczny termin składania informacji przesuwa się na poniedziałek 1 grudnia 2025 r.

Istnieją jednak wyjątki od zasady przesunięcia terminu. Przesunięcie jest wykluczone, gdy ustawy podatkowe stanowią inaczej. Dotyczy to między innymi składania informacji kwartalnej przez polskiego podatnika VAT korzystającego ze zwolnienia SME, składania deklaracji VAT przez podatników zidentyfikowanych na potrzeby procedury unijnej oraz podmiotów zagranicznych zidentyfikowanych na potrzeby procedury nieunijnej. W tych przypadkach terminy upływają również w sobotę, niedzielę lub święto.

Planowane zmiany legislacyjne

Ministerstwo Finansów przygotowało projekt zmiany Ordynacji podatkowej, który precyzuje stosowanie przepisów dotyczących przesunięcia terminów. Zgodnie z proponowanymi zmianami, przesunięcie terminu upływającego w dzień wolny od pracy będzie dotyczyć wyłącznie terminów do wykonania czynności takich jak składanie deklaracji, zapłata podatku czy wnoszenie odwołania. Terminy przedawnienia zobowiązań podatkowych nie będą podlegać takiemu wydłużeniu, co ma na celu doprecyzowanie obecnie budzących wątpliwości regulacji dotyczących obliczania końca terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Mechanizmy korygowania terminów

Podatnicy nie zawsze są w stanie dotrzymać ustawowych terminów. Sposobami na uniknięcie negatywnych skutków spóźnienia są odroczenie lub przywrócenie terminu. Odroczenie dotyczy terminów materialnoprawnych, które jeszcze nie upłynęły. Podatnik może wystąpić z wnioskiem o odroczenie terminu do urzędu skarbowego, powołując się na ważny interes podatnika lub interes publiczny. Urząd skarbowy może odroczyć termin wyłącznie na wniosek podatnika, nie może tego zrobić z własnej inicjatywy.

Praktycznym przykładem sytuacji uzasadniającej odroczenie terminu jest przypadek przedsiębiorcy prowadzącego restaurację, który doświadczył znacznych strat finansowych z powodu powodzi uszkadzającej lokal. Może on wystąpić o odroczenie terminu płatności podatku VAT, przedstawiając dokumentację potwierdzającą szkody oraz wpływ sytuacji na kondycję finansową firmy.

Odroczenie terminu płatności podatku lub zaległości podatkowych następuje na podstawie art. 67a i art. 67b Ordynacji podatkowej. Osoby i podmioty prowadzące działalność gospodarczą muszą spełnić dodatkowe wymogi związane z regulacjami dotyczącymi pomocy publicznej. Przedsiębiorcy mogą otrzymać ulgę niestanowiącą pomocy publicznej, stanowiącą pomoc de minimis lub stanowiącą pomoc publiczną na cele wskazane w przepisach. Podatnik musi określić we wniosku, o jaką ulgę się ubiega, a także przedłożyć wymagane dokumenty.

Przywrócenie dotyczy terminów procesowych, które już upłynęły. Można wystąpić o przywrócenie terminu procesowego, jeżeli podatnik uprawdopodobni brak swojej winy za opóźnienie. Przykładem takiej sytuacji jest przypadek podatnika, który nie wniósł odwołania od decyzji urzędu skarbowego w terminie z powodu hospitalizacji w stanie zagrożenia życia. Po wypisaniu ze szpitala może wystąpić o przywrócenie terminu, dołączając zaświadczenie lekarskie potwierdzające niemożność wykonania czynności w wymaganym czasie.

Warunkami przywrócenia terminu są wykazanie braku winy za opóźnienie, złożenie wniosku w ciągu 7 dni od ustania przyczyny uchybienia oraz jednoczesne dopełnienie czynności, która nie została wykonana na czas. Termin 7-dniowy na złożenie wniosku nie podlega przywróceniu.

Terminy niepodlegające odroczeniu ani przywróceniu

Niektóre terminy ze względu na swoją naturę nie mogą być ani odroczone, ani przywrócone. Należą do nich terminy przedawnienia prawa do wydania decyzji ustalającej zobowiązanie podatkowe, terminy przedawnienia zobowiązania podatkowego, terminy związane z nadpłatami podatku, terminy wystawiania i przechowywania rachunków oraz terminy wydania decyzji o odpowiedzialności osoby trzeciej za cudze zaległości podatkowe.

Szczególnym przypadkiem jest termin 14-dniowy na zgłoszenie zastrzeżeń lub wyjaśnień do protokołu kontroli podatkowej. Termin ten nie jest jednoznacznie kwalifikowany w orzecznictwie sądów administracyjnych – jedne składy orzekające uznają go za termin procesowy, inne za termin materialny. Niezależnie jednak od przyjętej kwalifikacji, termin wniesienia zastrzeżeń lub wyjaśnień do protokołu kontroli podatkowej nie podlega ani odroczeniu, ani przywróceniu.

Zalecenia praktyczne

Prawidłowe obliczanie terminów podatkowych wymaga systematycznego podejścia i uwzględnienia wszystkich istotnych czynników. Kluczowe znaczenie ma rozróżnienie między terminami kalendarzowymi a okresowymi, właściwe zastosowanie zasad obliczania terminów wyrażonych w dniach, miesiącach i latach, oraz uwzględnienie wpływu dni wolnych od pracy. W przypadku wątpliwości, co do obliczenia terminu, zaleca się skonsultowanie z doradcą podatkowym lub bezpośrednie zwrócenie się do urzędu skarbowego o wyjaśnienie. Proaktywne działanie w sytuacjach mogących prowadzić do opóźnień pozwala na wykorzystanie dostępnych mechanizmów odroczenia lub przywrócenia terminów, co może zapobiec negatywnym konsekwencjom prawnym i finansowym.

Chcesz otrzymywać więcej takich opracowań? Koniecznie zapisz się do naszego Newslettera 🙂