Wyobraźmy sobie sytuację, z którą zapewne niejedna księgowa się spotkała. W październiku 2024 roku do biura rachunkowego przychodzi klient prowadzący hotel. Opowiada, że jeden z gości wpłacił zadatek w wysokości 1080 złotych (w tym VAT 8% wynoszący 80 złotych) na poczet pobytu zaplanowanego na grudzień. Kwota została zgodnie z procedurami zaewidencjonowana w kasie fiskalnej. Problem w tym, że gość ostatecznie nie przyjechał, a umowa jasno stanowi, że zadatek nie podlega zwrotowi. Przedsiębiorca zatrzymuje więc pieniądze, a księgowa zastanawia się, czy powinna skorygować VAT, skoro faktycznie żadna usługa nie została świadczona, a zadatek ma w takim wypadku charakter odszkodowawczy i nie powinien podlegać pod VAT? 

To pytanie brzmi znajomo, prawda? Takie sytuacje zdarzają się nie tylko w branży hotelarskiej, ale wszędzie tam, gdzie pobiera się zadatki czy zaliczki. Warto więc zrozumieć, jak prawidłowo je rozliczyć.

Zapraszam Cię do wpisu na blogu w tym temacie przygotowanego przez Anię Małecką, wieloletniego praktyka rachunkowości.

Podstawy prawne, które każda księgowa powinna znać

Kiedy sięgamy do ustawy o VAT, podstawową zasadą jest to, że opodatkowaniu podlega odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług. Brzmi to prosto, ale diabeł tkwi w szczegółach. Obowiązek podatkowy, co do zasady, powstaje w momencie dokonania dostawy lub wykonania usługi. Jednak gdy otrzymujemy zapłatę wcześniej – na przykład w formie zaliczki czy zadatku – obowiązek podatkowy powstaje już w momencie otrzymania tej kwoty.

Ta zasada ma jednak swoje ograniczenia. Aby wpłatę można było uznać za zaliczkę podlegającą VAT, musi ona spełniać określone warunki. Po pierwsze, musi być dokonana na poczet konkretnej, określonej transakcji. Nie może to być jakaś ogólna wpłata “na przyszłe usługi”. Po drugie, przyszłe świadczenie musi być na tyle skonkretyzowane, żeby można było określić jego miejsce oraz właściwą stawkę VAT. I wreszcie, w momencie przyjmowania zaliczki strony nie mogą mieć zamiaru zmiany charakteru przyszłego świadczenia.

Co mówią organy podatkowe

Szczęśliwie dla nas, księgowych, Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wydał w tej kwestii bardzo jasną interpretację. W dokumencie z maja 2024 roku wyjaśnił, że zadatek to kwota służąca zabezpieczeniu zobowiązania. W normalnych okolicznościach, gdy umowa jest realizowana zgodnie z planem, zadatek zalicza się na poczet należności. Ale gdy dochodzi do naruszenia zobowiązania lub rezygnacji, druga strona może zatrzymać zadatek jako rekompensatę.

Kluczowe jest jednak to, co organ podatkowy napisał dalej. Stwierdził wprost, że gdy ostatecznie nie dochodzi do realizacji transakcji, na poczet której pobrano zadatek, to nie ma przedmiotu opodatkowania. Skoro nie ma świadczenia, nie ma też podstawy do naliczania VAT od zadatku. W takiej sytuacji podatnik ma prawo, a właściwie obowiązek, skorygowania podatku należnego.

Organ wyjaśnił też, że przekazanie kwoty pieniężnej samo w sobie nie podlega opodatkowaniu VAT. Żeby była podstawa do opodatkowania, musi istnieć bezpośredni związek pomiędzy otrzymaną kwotą a konkretnym świadczeniem. Jeśli takiego świadczenia nie ma, to nie ma też podstawy prawnej do naliczania podatku.

Praktyczne aspekty ewidencjonowania

Teraz dochodzimy do kwestii, która często sprawia księgowym największe problemy – jak technicznie rozliczyć taką sytuację, skoro kwota została już zaewidencjonowana na kasie fiskalnej.

Wszyscy wiemy, że kasy fiskalne są skonstruowane w taki sposób, że nie można ingerować w ich pamięć. Raz wydrukowany paragon nie podlega już modyfikacji. To podstawowa zasada bezpieczeństwa tych urządzeń. Czy oznacza to jednak, że jesteśmy skazani na pozostawienie błędnego rozliczenia VAT? Absolutnie nie.

Organy podatkowe wyjaśniają, że zakaz ingerencji w pamięć fiskalną dotyczy dokumentacji kasowej, a nie samej transakcji sprzedaży. Innymi słowy, nie możemy zmienić treści paragonu, ale możemy skorygować rozliczenie podatkowe w zakresie tej transakcji. Przepisy dotyczące kas rejestrujących przewidują przecież prowadzenie odrębnych ewidencji dla zwrotów, reklamacji czy oczywistych pomyłek.

W przypadku przekształcenia zadatku w odszkodowanie mamy do czynienia z sytuacją, która wprawdzie nie została wprost przewidziana w przepisach o kasach, ale jest analogiczna. Można więc prowadzić odrębną ewidencję korekt, która będzie podstawą do obniżenia kwoty podstawy opodatkowania oraz kwoty podatku należnego.

Ważne jest przy tym, żeby móc zidentyfikować wszystkich klientów, których dotyczy korekta, oraz prowadzić szczegółową ewidencję z podaniem przyczyn każdej korekty. Tylko wtedy organy kontrolne będą mogły zweryfikować prawidłowość naszych działań.

Rozwiązanie naszego przykładu

Wracając do sytuacji z początku – jak powinna postąpić księgowa prowadząca księgi hotelu? Przede wszystkim musi zrozumieć istotę prawną tej transakcji. Zatrzymany zadatek nie stanowi wynagrodzenia za świadczenie usług hotelowych, bo takie świadczenie w ogóle nie nastąpiło. Pełni on funkcję odszkodowawczą, co wykracza poza zakres opodatkowania VAT.

W praktyce oznacza to, że księgowa powinna skorygować rozliczenie VAT. Od pierwotnie naliczonego podatku w wysokości 80 złotych należy się rozliczyć, zmniejszając podatek należny w deklaracji VAT. Równocześnie trzeba skorygować podstawę opodatkowania o 1000 złotych.

Technicznie najlepiej będzie, jeśli księgowa utworzy odrębną ewidencję korekt specjalnie dla takich sytuacji. W ewidencji tej powinna odnotować datę pierwotnej transakcji, datę korekty, kwoty korekt oraz przyczynę. W naszym przypadku może to być wpis: “Zatrzymany zadatek – brak wykonania usługi hotelowej”.

Korekta powinna zostać uwzględniona w deklaracji VAT za okres, w którym definitywnie ustalono, że usługa nie będzie wykonana. Nie ma znaczenia, że zadatek został pobrany w październiku – ważne jest, kiedy stało się jasne, że świadczenie nie nastąpi.

Praktyczne wnioski dla codziennej pracy

Ta sytuacja pokazuje, jak ważne jest zrozumienie nie tylko literalnego brzmienia przepisów, ale także ich ducha. VAT to podatek od konsumpcji, więc jeśli nie ma rzeczywistej konsumpcji, nie powinno być też podatku. Zatrzymany zadatek, który nie został zaliczony na poczet jakiegokolwiek świadczenia, nie może być traktowany jako przychód podlegający VAT.

Dla księgowych oznacza to konieczność elastycznego podejścia i dokładnego analizowania każdej sytuacji. Nie wszystko, co zostało zaewidencjonowane w kasie fiskalnej, musi ostatecznie podlegać opodatkowaniu. Czasami trzeba odwagi, żeby skorygować wcześniejsze rozliczenia, ale przepisy na to pozwalają, a nawet tego wymagają.

Warto też pamiętać o prowadzeniu odpowiedniej dokumentacji. Im bardziej szczegółowo udokumentujemy przyczyny korekt, tym łatwiej będzie nam uzasadnić nasze działania w przypadku ewentualnej kontroli. A przede wszystkim – nie bójmy się korzystać z interpretacji podatkowych. To doskonałe narzędzie, które pomaga nam zrozumieć, jak organy podatkowe interpretują skomplikowane przepisy.

Chcesz więcej takich newsów? Dołącz do naszego newslettera.