Czym jest dekretacja i dlaczego jest ważna? Z tym pytaniem zmagają się w szczególności początkujący księgowi. Zapraszam Cię dzisiaj do wpisu na blogu w tym temacie przygotowanego wspólnie z Anią Małecką.

Czym jest dekretacja?

Dekretacja to proces oznaczania dowodów księgowych (np. faktur) informacją o sposobie ich ujęcia w księgach rachunkowych. Prawidłowa dekretacja zapewnia rzetelność ksiąg i umożliwia powiązanie zapisów w dzienniku z dowodami źródłowymi, co jest kluczowe dla sprawdzalności ksiąg rachunkowych.

Dlaczego to ważne?

Wyobraź sobie, że prowadzisz biuro rachunkowe i obsługujesz firmę “Złoty Grosik”. Klient przysyła Ci stos faktur, które musisz wprowadzić do systemu księgowego. Bez właściwego systemu dekretacji i numeracji, odnalezienie później konkretnej faktury i sprawdzenie, jak została zaksięgowana, byłoby jak szukanie igły w stogu siana! 

Choć ustawa o rachunkowości nie nakazuje wprost umieszczania numeru dziennika na dokumencie, jest to bardzo wskazane. Gdy wprowadzasz fakturę do systemu, program księgowy automatycznie nadaje jej numer pozycji w dzienniku. Ten numer warto nanieść na dokument papierowy.

Dlaczego? Ponieważ zgodnie z art. 14 ustawy o rachunkowości, zapisy w dzienniku muszą umożliwiać ich jednoznaczne powiązanie ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi. Gdy na fakturze widnieje numer z dziennika, można szybko odnaleźć ją w systemie i na odwrót – mając wydruk z systemu, można łatwo odnaleźć oryginalny dokument.

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości, każdy dowód księgowy powinien zawierać stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania do ujęcia w księgach wraz ze wskazaniem miesiąca oraz sposobu ujęcia (czyli właśnie dekretację) oraz podpis osoby odpowiedzialnej.

Czas na przykład:

Anna pracuje w biurze rachunkowym i otrzymała fakturę za zakup materiałów biurowych dla firmy “Złoty Grosik”. Tradycyjnie dekretacja wyglądałaby tak:

Data operacji: 15.02.2025

Dekret: Wn 401 “Zużycie materiałów” – 1000 zł

         Ma 201 “Rozrachunki z dostawcami” – 1000 zł

Zaksięgowano: 15 luty 2025

Podpis: Anna Kowalska

Numer w dzienniku: FK/2025/02/156

Taka dekretacja zostałaby umieszczona bezpośrednio na fakturze (najczęściej przy użyciu pieczątki lub odręcznie). Na szczęście ustawa o rachunkowości (art. 21 ust. 1a pkt 2) przewiduje możliwość zaniechania ręcznego dekretowania każdego dokumentu, jeśli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych.

 Oznacza to, że przy prowadzeniu ksiąg w systemie komputerowym możesz:

• Zrezygnować z ręcznej dekretacji, jeśli system umożliwia uzyskanie w dowolnym momencie informacji o sposobie ewidencji dokumentu.
• Oznaczyć dokument papierowy numerem nadanym przez system księgowy.
• Wydrukować listę dekretacyjną dla grupy jednorodnych dokumentów (np. rejestr sprzedaży za dany miesiąc).

W praktyce, gdy otrzymujesz fakturę od klienta “Złoty Grosik”, wystarczy, że:

• Wprowadzisz ją do systemu księgowego.
• Oznaczysz dokument papierowy numerem nadanym przez system (np. “FK/2025/02/156”).
• Dołączysz dokument do odpowiedniego zbioru.
• Po zakończeniu miesiąca wydrukujesz listę dekretacyjną dla wszystkich dokumentów.

Pamiętaj jednak, że przyjęte rozwiązania dotyczące dekretacji muszą być opisane w polityce rachunkowości firmy!

A co, jeśli faktura jest elektroniczna, a nie papierowa?

Coraz więcej firm korzysta z elektronicznego obiegu dokumentów. W takim przypadku dekretacja wygląda jeszcze inaczej:

• Dokumenty są skanowane lub otrzymywane w formie elektronicznej.
• System przepływu dokumentów identyfikuje osobę wprowadzającą i akceptującą dokument.
• Dekretacja następuje w systemie księgowym.
• Tworzona jest elektroniczna lub papierowa lista dekretacyjna dla zbioru dokumentów.

Co istotne, nawet przy elektronicznym obiegu ważna jest możliwość identyfikacji dekretu z dowodem źródłowym, np. fakturą, poprzez oznaczenie dokumentu numerem z systemu księgowego.

Podsumowanie

Niezależnie od tego, czy pracujesz w tradycyjnym, czy nowoczesnym systemie księgowym, kluczowe jest, aby zapewnić powiązanie między dokumentem źródłowym a zapisem księgowym. Numery z systemu księgowego i odpowiednia dekretacja (lub jej nowoczesne odpowiedniki) to Twoje najlepsze narzędzia w tym zakresie. Pamiętaj, że dobra księgowa to taka, która potrafi szybko odnaleźć każdy dokument i wyjaśnić, jak został zaksięgowany 🙂 Prawidłowa dekretacja jest krokiem milowym w tym kierunku!

Chcesz opanowany podstawy księgowości pełnej?

Skorzystaj z naszego kursu podstaw rachunkowości.