Kwestia traktowania egzemplarza książki jako próbki w kontekście przepisów o VAT wymaga szczegółowej analizy zarówno definicji ustawowej, jak i stanowiska organów podatkowych. Problem ten nabiera szczególnego znaczenia w działalności wydawniczej, gdzie przekazywanie bezpłatnych egzemplarzy stanowi istotny element strategii marketingowej.
Zapraszam Cię dzisiaj do wpisu na blogu w tym temacie przygotowanego przez Anię Małecką, wieloletniego praktyka rachunkowości.
Zacznijmy od podstaw prawnych zwolnienia
Ustawodawca przewidział w art. 7 ust. 3 ustawy o VAT wyłączenie z opodatkowania VAT dla przekazywania prezentów o małej wartości oraz próbek, pod warunkiem że działania te następują w celach związanych z działalnością gospodarczą podatnika. Regulacja ta ma na celu wspieranie aktywności promocyjnej przedsiębiorców bez obciążania ich dodatkowymi kosztami podatkowymi.
Kluczowe znaczenie ma jednak właściwe rozumienie pojęcia “próbki”. Zgodnie z art. 7 ust. 7 ustawy o VAT, próbką jest identyfikowalny jako taki egzemplarz towaru lub jego niewielka ilość, które umożliwiają ocenę cech i właściwości towaru w jego końcowej postaci. Jednakże samo spełnienie tego kryterium nie wystarcza – niezbędne jest również spełnienie dwóch dodatkowych warunków: przekazanie musi mieć na celu promocję danego towaru oraz zasadniczo nie może służyć zaspokojeniu potrzeb odbiorcy końcowego, chyba że zaspokojenie tych potrzeb stanowi nieodłączny element promocji mającej skłonić odbiorcę do zakupu promowanego towaru.
Dylemat interpretacyjny w przypadku książek
Specyfika książek jako produktów kulturalnych sprawia, że ich kwalifikacja jako próbek budzi szczególne wątpliwości. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z 22 sierpnia 2019 roku (nr 0111-KDIB3-1.4012.317.2019.1.KO) wyjaśnił istotę tego problemu, podkreślając, że próbka powinna reprezentować cechy produktu gotowego, zachowując przy tym wszystkie istotne charakterystyczne właściwości towaru. Organ zwrócił jednak uwagę na fundamentalną trudność: przedmioty zdolne do całkowitego zaspokojenia potrzeb konsumenta związanych z danym produktem, co do zasady nie mogą być uznane za próbki. W przypadku książki czy płyty muzycznej otrzymanej jako próbka, zakup nowego egzemplarza tego samego produktu staje się zazwyczaj zbędny.
Niemniej jednak, jak wyjaśnił Dyrektor KIS, istnieją sytuacje, w których nawet kompletny produkt może służyć celom promocyjnym. Dzieje się tak szczególnie wtedy, gdy przekazanie ma na celu stworzenie nowego zwyczaju wśród nabywców lub gdy pojedynczy produkt, taki jak książka czy czasopismo, promuje szerszą ofertę – serię wydawniczą, kolekcję lub subskrypcję. W takich przypadkach kluczowe staje się zbadanie rzeczywistej intencji podatnika: czy przekazanie ma charakter wyłącznie promocyjny, mający przekonać odbiorcę do szerszego korzystania z oferty, czy też stanowi działanie o charakterze handlowym.
Praktyczne zastosowanie w branży wydawniczej
Szczególnie interesujący przykład zastosowania tych zasad przedstawia sytuacja spółki wydawniczej prowadzącej działania marketingowe skierowane do dyrektorów szkół i nauczycieli. Osoby te, jako upoważnione przez organy prowadzące placówki oświatowe, podejmują kluczowe decyzje dotyczące wyboru podręczników wykorzystywanych w procesie nauczania. Spółka realizowała swoje cele promocyjne poprzez przekazywanie pakietów składających się z kilku podręczników oraz pomocy naukowych z regularnej sprzedaży, przeznaczonych do realizacji podstawy programowej w danej klasie.
Dyrektor KIS uznał, że gdy pojedyncze egzemplarze takich pakietów są przekazywane w celach promocyjnych i reklamowych, a ich podstawowym celem nie jest zaspokojenie potrzeb konsumenta końcowego, lecz doprowadzenie do wzrostu liczby transakcji, nieodpłatne przekazanie tych towarów spełnia definicję próbek i nie podlega opodatkowaniu VAT. Kluczowe było ustalenie, że pakiety miały charakter promocyjny, umożliwiając decydentom zapoznanie się z zawartością merytoryczną i walorami użytkowymi podręczników, przy czym składowe pakietu stanowiły część szerszej serii wydawniczej.
Potwierdzenie w orzecznictwie
Stanowisko to znalazło potwierdzenie również we wcześniejszym orzecznictwie. Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji z 23 grudnia 2011 roku (nr IBPP1/443-1385/11/BM) stwierdził jednoznacznie, że egzemplarze publikacji książek i nut o charakterze promocyjnym i reklamowym spełniają definicję próbki określoną w ustawie o VAT, a zatem ich nieodpłatne przekazanie kontrahentom, potencjalnym kontrahentom oraz podmiotom mogącym promować produkty wydawcy nie podlega opodatkowaniu VAT.
Wnioski dla praktyki gospodarczej
Analiza przepisów i stanowiska organów podatkowych prowadzi do wniosku, że egzemplarz książki może zostać uznany za próbkę w rozumieniu ustawy o VAT, jednak wymaga to spełnienia ścisłych kryteriów. Decydujące znaczenie ma nie tyle forma przekazywanego towaru, ile rzeczywisty cel i kontekst tego przekazania. Przedsiębiorca musi wykazać, że działanie ma charakter wyłącznie promocyjny, służy prezentacji szerszej oferty produktowej i nie stanowi ukrytej formy sprzedaży. Tylko wówczas może skorzystać ze zwolnienia z VAT przewidzianego dla próbek, co ma istotne znaczenie dla optymalizacji kosztów działalności marketingowej w branży wydawniczej.
