Zawieszenie działalności gospodarczej to sytuacja, z którą księgowi spotykają się regularnie, ale która często rodzi wątpliwości. Czy przedsiębiorca może w tym okresie wystawiać faktury? Kiedy musi użyć kasy fiskalnej? Co zrobić ze sprzedażą środków trwałych? Odpowiedzi na te pytania wymagają zrozumienia zarówno przepisów VAT, jak i regulacji dotyczących prowadzenia działalności gospodarczej.

Zapraszam Cię dzisiaj to wpisu na bloga przygotowanego przez Anię Małecką, wieloletniego praktyka księgowości, właśnie w tym temacie

Czym właściwie jest zawieszenie działalności?

Zanim przejdziemy do kwestii dokumentowania transakcji, warto dokładnie zrozumieć, czym jest zawieszenie działalności gospodarczej. Ustawa o VAT nie definiuje tego pojęcia – musimy sięgnąć do Prawa przedsiębiorców, które szczegółowo reguluje tę instytucję.

Zawieszenie działalności to przerwanie aktywnego prowadzenia biznesu na określony czas, minimum 30 dni. Kluczowe jest zrozumienie, że przedsiębiorca nadal pozostaje przedsiębiorcą – nie kończy działalności, tylko ją czasowo wstrzymuje. To rozróżnienie ma fundamentalne znaczenie dla obowiązków podatkowych.

Co można, a czego nie można robić w okresie zawieszenia?

Prawo przedsiębiorców jasno określa granice tego, co jest dozwolone podczas zawieszenia. Przedsiębiorca nie może prowadzić bieżącej działalności gospodarczej ani osiągać z niej przychodów. Jednocześnie może wykonywać szereg czynności związanych z wcześniej prowadzoną działalnością.

Szczególnie istotne dla naszych rozważań jest uprawnienie do zbywania własnych środków trwałych i wyposażenia. To oznacza, że przedsiębiorca może sprzedać swój samochód służbowy, komputer, maszyny czy inne aktywa, które wcześniej służyły działalności. Może też regulować zobowiązania powstałe przed zawieszeniem i przyjmować należności z tego okresu.

Obowiązki dokumentacyjne – faktury

Gdy przedsiębiorca w okresie zawieszenia sprzedaje środki trwałe lub wyposażenie, musi zastosować standardowe reguły dotyczące fakturowania. Sposób dokumentowania zależy od tego, komu sprzedaje.

Jeśli nabywcą jest inny podatnik VAT lub osoba prawna niebędąca podatnikiem, przedsiębiorca ma obowiązek wystawić fakturę. To wynika wprost z artykułu 106b ustawy o VAT i nie ma tu żadnych wyjątków związanych z zawieszeniem działalności.

W przypadku sprzedaży osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej, obowiązek wystawienia faktury powstaje na żądanie nabywcy. Nabywca ma na zgłoszenie takiego żądania trzy miesiące od końca miesiąca, w którym otrzymał towar.

Obowiązki dokumentacyjne – kasy fiskalne

Równie ważne są obowiązki związane z kasami rejestrującymi. Gdy przedsiębiorca sprzedaje środki trwałe osobom fizycznym nieprowadzącym działalności lub rolnikom ryczałtowym, musi udokumentować sprzedaż za pomocą kasy fiskalnej i wystawić paragon fiskalny.

Warto podkreślić, że obowiązek ewidencjonowania sprzedaży w kasie powstaje niezależnie od tego, czy dodatkowo wystawiana jest faktura na żądanie nabywcy. Kasa musi być użyta w każdym przypadku sprzedaży do tej grupy odbiorców.

Paragon fiskalny może być wystawiony w formie papierowej lub elektronicznej. W przypadku formy elektronicznej wymagana jest zgoda nabywcy na taką formę otrzymania dokumentu.

Praktyczne konsekwencje dla rozliczeń VAT

Sprzedaż środków trwałych podczas zawieszenia działalności ma konkretne konsekwencje dla rozliczeń podatkowych jeżeli przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem VAT. Jeśli w danym okresie rozliczeniowym przedsiębiorca dokonał sprzedaży nie może skorzystać ze zwolnienia z obowiązku składania deklaracji VAT.

Ustawa przewiduje, że zwolnienie z JPK-V7M nie dotyczy okresów, za które podatnik musi rozliczyć podatek z tytułu wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu. Sprzedaż środków trwałych to właśnie taka czynność.

Najczęstsze błędy w praktyce

W praktyce księgowej często spotykamy się z błędnym przekonaniem, że zawieszenie działalności oznacza całkowite zwolnienie z obowiązków VAT. To nieprawda. Przedsiębiorca nadal pozostaje podatnikiem i musi przestrzegać przepisów w zakresie dokumentowania transakcji.

Innym częstym błędem jest traktowanie sprzedaży środków trwałych podczas zawieszenia jako sprzedaży prywatnej. Jeśli środki te służyły wcześniej działalności gospodarczej, ich sprzedaż podczas zawieszenia nadal ma charakter gospodarczy i wymaga odpowiedniego udokumentowania.

Praktyczne zalecenia

Gdy przedsiębiorca planuje sprzedaż majątku podczas zawieszenia działalności, warto wcześniej przeanalizować charakter transakcji i przygotować się na wywiązanie z obowiązków dokumentacyjnych. Należy sprawdzić, czy kasa fiskalna jest sprawna i czy mamy możliwość wystawienia faktury w razie potrzeby.

Warto też pamiętać o prowadzeniu ewidencji takich transakcji, ponieważ mogą one wpłynąć na rozliczenia podatkowe. Każda sprzedaż środków trwałych powinna być odpowiednio udokumentowana i uwzględniona w deklaracjach VAT.

Podsumowanie

Zawieszenie działalności gospodarczej nie oznacza zawieszenia wszystkich obowiązków podatkowych. Przedsiębiorca, który w tym okresie sprzedaje środki trwałe lub wyposażenie, nadal działa jako podatnik VAT i musi przestrzegać standardowych reguł dokumentowania transakcji. Zrozumienie tej zasady jest kluczowe dla prawidłowego wywiązywania się z obowiązków podatkowych i unikania problemów z organami kontroli.