Każda osoba, która uczy się księgować i rozpoczyna pracę na programie księgowym, przeżywa niemały szok. Teoria od praktyki bardzo się różni, ponieważ nie wszystko widać na pierwszy rzut oka. Na szczęście wystarczy trochę czasu i regularności w działaniu, a wszystko staje się jasne.

No właśnie, jak zacząć księgować na Comarch Optima i zaksięgować pierwszą fakturę? Zapraszam do artykułu przygotowanego przez Anię Małecką, wieloletniego praktyka rachunkowości.

Najpierw rejestry VAT

Księgując faktury w praktyce, w pierwszej kolejności zastanawiamy się nad podatkami. Najpierw VAT, ponieważ w przypadku faktur zakupowych, gdy nie możemy go odliczyć, ma on wpływ na wysokość kosztów uzyskania przychodów. W drugiej kolejności zajmujemy się podatkiem CIT, a dopiero, jak już ustalimy, jak daną fakturę ująć pod kątem podatkowym, to możemy przejść do właściwego księgowania i tworzenia zapisów na kontach.  

Tak też dzieje się w przypadku Comarch Optima. Faktury wprowadzamy przez rejestry VAT, uzupełniając formularz faktury o wszystkie potrzebne informacje. Wygląda on w taki sposób:

Pierwsza część okna to w dużej mierze dane ewidencyjne, dane kontrahenta, numer faktury, daty, forma płatności. Wszystkie te pola należy uzupełnić zgodnie z informacjami zawartymi na fakturze. Poniżej, takim zielonym plusikiem możemy dodać pozycje na fakturze, wybrać dla nich właściwą stawkę VAT, określić rodzaj transakcji, czy jest to towar, czy usługa, oraz określić, czy możemy odliczyć podatek VAT od tej transakcji czy nie. Pewnie nie muszę mówić, że wszystkie te dane powinny zostać uzupełnione poprawnie, a w szczególności trzeba zwrócić uwagę na daty, ponieważ one determinują moment ujęcia faktury w VAT oraz księgach rachunkowych, a także na odliczenia VAT. Ważnym polem są także „płatności” – poprawne uzupełnienie formy płatności, jej terminu oraz obowiązkowego MPP, pozwala na szybszą i sprawniejszą realizację przelewów.

Comarch Optima umożliwia także weryfikację podatnika w VAT oraz VIES, wystarczy skorzystać z guzików po prawej stronie okna. Co ważne, te dane o sprawdzeniu statusu kontrahenta „odkładają się” na jego kartotece, a więc pozostają nam dowody w systemie, że na dany dzień kontrahent był albo nie był czynnym podatnikiem VAT.

Po uzupełnieniu formularza możemy go zapisać, ale to jeszcze nie koniec naszej pracy, na razie dokument został wprowadzony tylko do ewidencji VAT i nadal nie posiada dekretów.

Predekretacja

Tak jak sama nazwa mówi, predekretacja jest to coś, co wykonujemy przed dekretacją. Predekretacja polega na naniesieniu na dokument kont księgowych, na których później zostaną utworzone zapisy księgowe.

Po zapisaniu faktury w rejestrze VAT i otworzeniu jej ponownie, pojawi nam się nowa zakładka na formularzu faktury o nazwie predekretacja i tam będziemy mogli wprowadzić konta księgowe w linijkowej formie, na których później zostaną utworzone zapisy księgowe. Wygląda to tak:

Predekretacja nie jest najlepszym sposobem na księgowanie dokumentów z dwóch powodów. Po pierwsze jest bardzo czasochłonna – dodanie każdej linijki zapisu księgowego po prostu trochę trwa, nawet w przypadku osób, które sprawnie poruszają się po programie. Drugim powodem jest duże prawdopodobieństwo [MT4] popełnienia błędu, jak by nie patrzeć w przypadku predekretacji każde konto księgowe dodajemy ręcznie. I pewnie w przypadku kont rozrachunkowych zawsze będziemy wybierać właściwe konto z planu kont, ale w przypadku kont kosztowych po jakimś czasie pokusimy się o wpisywanie numerów kont z pamięci i to już może spowodować, że koszty nie zawsze będą zaksięgowane na właściwych kontach.

Skoro predekretacja nie jest najlepszym sposobem na tworzenie zapisów księgowych, to jaki jest lepszy?

Schematy księgowe

I tutaj już widzę przerażenie w Twoich oczach. Schematy księgowe nie są wcale takie straszne i trudne. Fakt, przy bardzo specyficznych transakcjach albo przy bardzo specyficznym raportowaniu może nam się przydać pomoc wdrożeniowca przy ułożeniu dobrze działającego schematu księgowego, ale nie oszukujmy się, większość księgowanych transakcji jest w miarę prosta i standardowa, i bez problemu można je zadekretować za pomocą prostego schematu.

Wystarczy programowi wskazać konta, na których ma księgować. W przypadku transakcji zakupu będzie to konto rozrachunkowe po stronie Ma, oraz konta kosztowe i VAT po stronie Wn.

Samo okno tworzenia schematu księgowego wygląda bardzo podobnie do okna predekretacji. Nadal musimy wprowadzić zapis linijkowy, który będzie służył za wzór do dekretacji wszystkich dokumentów. Wygląda to w taki sposób:

Na obrazku możesz zobaczyć bardzo prosty schemat księgowy do księgowania kosztów. Nie jest on idealny, ale zawsze stanowi on bazę, którą możemy modyfikować.

Jak możesz zauważyć, schemat ten jest zbudowany w taki sam sposób, jak dekret, tyle że bardziej ogólnie. Mamy konto rozrachunkowe po stronie Ma i wskazaną kwotę brutto, którą program będzie „zaciągał” z faktury. Po stronie Wn z kolei mamy konto podatku VAT i kwotę VAT z faktury oraz taki śmieszny zapis @KatElemKontoWn, a jest to nic innego, jak kategoria kosztu, którą możemy nadać już na formularzu faktury. Tę kategorię możemy powiązać z kontem księgowym i właśnie dzięki temu program wie, na jakim koncie utworzyć dekret dla danego dokumentu. Kategorie najczęściej dopasowujemy do specyfiki danej firmy i zakładamy je opisowo, np. najem, usługi telekomunikacyjne lub materiały biurowe. Pozwala to uniknąć błędów wynikających z ręcznego wpisywania kont.

Dlaczego schematy księgowe są lepsze od predekretacji? Tak jak w przypadku predekretacji, powodem są czas i błędy, a w sumie ich brak. Używając schematów księgowych przyspieszamy pracę, nie musimy tworzyć zapisu księgowego do każdego dokumentu po kolei i ręcznie dekretować dokumentów. Pozwala to na zadekretowanie dużej ilości dokumentów w naprawdę krótkim czasie. Używanie schematów księgowych wpływa też na ilość błędów i pomyłek – program sam dobiera konta księgowe na podstawie danych, które mu wskazaliśmy w schemacie, a więc nie jest tutaj możliwe utworzenie dekretu na nieprawidłowym koncie kontrahenta, wybranie złego konta kosztowego albo zaksięgowanie podatku VAT na koncie podatku należnego zamiast naliczonego. Stosowanie schematów księgowych, choćby tych najprostszych, pomaga uniknąć błędów takich typowo ludzkich, jak na przykład czeski błąd. [MT8] [AM9] [MT10] 

Podsumowanie

Z doświadczenia wiem, że użytkownicy programu Comarch Optima mają wiele problemów z tworzeniem schematów księgowych. Sama niejednokrotnie bałam się coś zmieniać, żeby nie zepsuć schematu, który działał. Księgując wiele podmiotów nie wszędzie mogłam jednak zastosować te same schematy, nieraz wymagały one dopasowania do specyfiki firmy, więc nie miałam innego wyjścia, jak próbować i testować. Z czasem jednak nabrałam pewności siebie, nauczyłam się, skąd program „pobiera” dane i testowałam. A jeżeli boisz się samodzielnie rozpocząć pracę na Comarch, zapraszam do kursu Księgowość pełna w praktyce na Comarch Optima, gdzie uczę, jak poruszać się po programie, poprawnie ujmować poszczególne rodzaje transakcji i tworzyć schematy księgowe.