Rozrachunki na Comarch Optima to ciężki temat, ponieważ z jakiegoś nieznanego nikomu powodu w programie są dwa miejsca, w których można prowadzić rozrachunki całkowicie od siebie niezależnie, co powoduje trochę zamieszania dla początkującego użytkownika. Te miejsca to zakładka kasa/bank oraz zakładka księgowość. Czym się charakteryzują te 2 różne miejsca i czy trzeba prowadzić rozrachunki w tych 2 modułach?
Zapraszam Cię dzisiaj do wpisu przygotowanego przez Anię Małecką, wieloletniego praktyka rachunkowości, z którego dowiesz się, na co należy zwrócić uwagę, prowadząc rozrachunki w Comarch Optima.
Rozrachunki w zakładce kasa/bank – podstawowe informacje
Rozrachunki w zakładce kasa/bank tworzymy już na etapie obróbki wyciągu bankowego bądź kasy, a więc jeszcze zanim zostaną utworzone zapisy księgowe do tych dokumentów. Wprowadzając operacje z wyciągu bankowego, zawsze sprawdzamy, czy wszystkie dane wczytały się poprawnie. A jak już jesteśmy w takim KW/KP, kliknięcie w zakładkę rozliczenia i powiązanie płatności z fakturą to dosłownie kilka sekund. Na tym etapie nie musimy mieć dekretu do faktury, wystarczy ją wprowadzić do rejestru VAT, a następnie z poziomu płatności możemy skojarzyć ze sobą dokumenty plusikiem, dodając nowe rozliczenie.
Jest to bardzo prosta operacja zarówno dla płatności w PLN, jak i w walutach obcych. Dla tych drugich automatycznie tworzą się różnice kursowe, które następnie trzeba zadekretować i oczywiście można w tym celu użyć schematów księgowych. Trochę bardziej skomplikowane jest rozliczanie dokumentów w dwóch różnych walutach, ale możliwe do wykonania 😉
Rozliczanie rozrachunków w tej zakładce pozwala na ich bieżące prowadzenie, co jest bardzo ważne dla wewnętrznych działów księgowości ze względu na to, że rozrachunki w zakładce kasa/bank są ściśle powiązane z preliminarzem płatności, a tym samym można je wykorzystać w procesach płatności.
Preliminarz płatności jako podstawowe narzędzie pracy
Preliminarz to takie miejsce, w którym możemy zobaczyć wszystkie wprowadzone dokumenty i wszystkie płatności, a jednocześnie właśnie z niego, po odpowiednim wysortowaniu dokumentów nierozliczonych, jesteśmy w stanie wygenerować paczki przelewów, które następnie możemy importować do banku, oczywiście wcześniej seryjnie sprawdzając rachunki bankowe przypisane do płatności, czy są na białej liście podatników VAT, lub wyszukując przelewy, które muszą zostać zrobione w procedurze MPP.
Posiada on jeszcze jedną bardzo ważną funkcję, która nie jest dostępna z żadnego innego miejsca, jeżeli nie posiadamy modułów „z plusem” albo modułu analiz – z preliminarza można wyczytać opóźnienia w płatnościach i na ich podstawie przygotować wiekowanie należności i zobowiązań, które często jest potrzebne, zwłaszcza do banków. Wystarczy wyeksportować dokumenty nierozliczone z preliminarza do pliku xls, obrobić go za pomocą kilku krótkich formuł i dane do wiekowania są gotowe.
Tak więc nawet jeżeli nie generujemy przelewów do banku z preliminarza, to warto mieć w nim porządek, ponieważ może się on przydać do innych celów.
Poza tym zakładka kasa/bank ma także inne funkcjonalności:
· Można podejrzeć rozrachunki tylko dla jednego kontrahenta
· Można wygenerować potwierdzenie sald
· Można wygenerować notę odsetkową i ponaglenie zapłaty
Wydawać mogłoby się, że jest to po prostu ideał, wystarczy pilnować numerów rachunków bankowych i terminów płatności na fakturze, a nic nie może pójść źle. Niestety tak nie jest.
Rozrachunki w zakładce kasa/bank – wady
Podstawową wadą rozrachunków w zakładce kasa/bank jest ich całkowite oderwanie od ksiąg handlowych. Nieumiejętne prowadzenie rozrachunków może spowodować, że potwierdzenia salda wygenerowane na koniec roku nie będą się zgadzały z saldami, które widnieją na koncie analitycznym danego kontrahenta. Jak to w ogóle jest możliwe?
Najprostszym przykładem są kompensaty. W przypadku sprzedaży i zakupu od tego samego kontrahenta te faktury zostaną powiązane z kartoteką kontrahenta, ale zaksięgowane na dwóch różnych kontach księgowych, należności na koncie 201, zobowiązanie na koncie 202. Potrącając wzajemne wierzytelności w zakładce kasa/bank, nie trzeba już wprowadzać dodatkowych zapisów, wystarczy połączenie tych dwóch dokumentów. Niestety, nie idzie to w parze z zapisami na kontach księgowych – połączenie dwóch dokumentów na kartotece kontrahenta nie powoduje wygenerowania zapisu księgowego, który skompensował wierzytelności także w księgach handlowych. O tym musi pamiętać księgowy i oprócz rozliczenia na kartotece kontrahenta należy wprowadzić odpowiednie zapisy, które skompensują należność/zobowiązanie pomiędzy kontami 201/202. Jeżeli tak się nie stanie, to saldo w zakładce kasa/bank będzie uwzględniało dokonaną kompensatę, a saldo na ZOIS już nie. I rozjazd pomiędzy rozrachunkami a księgami gotowy.
No to teraz pewnie zaproponujesz prowadzenie rozrachunków w zakładce księgowość, problem będzie z głowy. Też nie do końca.
Rozrachunki w zakładce księgowość
Rozrachunki w tym miejscu są ściśle powiązane z księgami handlowymi. W związku z tym dokumenty z płatnościami mogą być powiązane dopiero po zadekretowaniu faktur lub też wyciągów bankowych/kasy. Bez dekretu nie jesteśmy w stanie utworzyć rozrachunku dla danego dokumentu faktury. Tak więc najpierw musimy wprowadzić i zadekretować faktury, wprowadzić i zadekretować wyciągi bankowe i kasę (które już zostały rozliczone w zakładce kasa/bank), a na końcu jesteśmy w stanie rozliczyć dokumenty.
Samo okno do rozliczania rozrachunków jest bardzo proste i wygląda tak:
Aby rozliczyć rozrachunki, musimy wybrać kontrahenta, zaznaczyć dokumenty, które chcemy ze sobą powiązać i wówczas poniżej, w prawym dolnym rogu uaktywni się taki piorunek, który należy kliknąć, a program powiąże te dokumenty ze sobą i znikną one z zakładki „nierozrachowane”, a pojawią się w zakładce „rozrachowane”. Proste, prawda? To, dlaczego nie lubię z niej korzystać i najczęściej nie rozliczałam tutaj rozrachunków? Ponieważ moim zdaniem to była niepotrzebna praca. Już na etapie wprowadzania wyciągów bankowych powiązałam ze sobą faktury i płatności w zakładce kasa/bank. W module księga handlowa (bez +) jest to jedyna opcja, aby dla dokumentów walutowych wygenerowały się różnice kursowe. Ponieważ te rozliczenia z zakładki kasa/bank się nie przenosiły do zakładki księgowość automatycznie, powtarzanie ich ręcznie wydawało się zbędne. Rozliczenie rozrachunków w zakładce księgowość nie dawało mi żadnych ekstra bonusów ponad to, co miałam w zakładce kasa/bank. Ba, pokusiłabym się nawet o stwierdzenie, że rozrachunki w zakładce kasa/bank mają więcej możliwości (chociażby wiekowanie rozrachunków i generowanie paczek przelewów).
Rozliczanie rozrachunków w zakładce księgowość ma też swoje wady – w momencie, gdy rozliczymy rozrachunki, to nie możemy już usunąć zapisu księgowego dla danego dokumentu. I ja nie mówię tutaj o usuwaniu zapisów w zamkniętych okresach obrachunkowych, ale o takich poprawkach, które dokonuje się jeszcze przed zamknięciem miesiąca, sprawdzając poprawność wszystkich zaksięgowanych operacji. Aby usunąć i poprawić dekret, to w pierwszej kolejności trzeba odszukać i usunąć rozrachunek, a następnie dopiero będzie można usunąć i poprawić dekret dla danego dokumentu. Jak się pewnie domyślasz, zajmuje to trochę czasu 😕
Podsumowanie
Dwa miejsca do prowadzenia rozrachunków w Comarch Optima bywają mylące i początkujący użytkownicy, którzy nie do końca jeszcze wiedzą, w jaki sposób działa program, co jest z czym powiązane (albo nie jest) i na co trzeba zwracać uwagę, mogą mieć problemy z poprawnym prowadzeniem rozrachunków. Przede wszystkim trzeba pamiętać o tym, że te rozrachunki z zakładki kasa/bank i rozrachunki z zakładki księgowość to dwie niezależne ewidencje, które nie są ze sobą w żaden sposób powiązane. Nie ma konieczności prowadzenia obydwóch, ponieważ ich funkcjonalności się pokrywają. To od Ciebie zależy, czy będziesz prowadził obie, czy tylko jedną z nich.
Wolałbyś zobaczyć, jak rozliczam rozrachunki, zamiast czytać o tym?
Koniecznie dołącz do tego bezpłatnego szkolenia, w którym omówię top funkcjonalności Comarch, w tym m.in. jak rozliczać rozrachunki.
