Dzisiaj zapraszam Cię do wpisu na bloga, w którym wrócimy do tematu białej listy podatników i w związku z tym do omówienia, kiedy wydatek na kwotę powyżej 15 000 zł nie stanowi kosztu uzyskania przychodu.

Biała lista podatników – o co chodzi?

Biała lista podatników VAT to rejestr czynnych podatników VAT prowadzony przez szefa KAS. Rejestr ten jest jednym z narzędzi służących do uszczelniania luki w podatku VAT. 

Na białej liście znajdziesz informacje, czy podatnik jest czynnym podatnikiem VAT, czy też na przykład odmówiono mu rejestracji z jakiegoś powodu, a także otrzymasz informację o numerach rachunków bankowych tego podatnika. 

Dlaczego biała lista podatników VAT jest ważna?

Z dwóch powodów. Po pierwsze – podatek VAT od dokonanych zakupów służących działalności gospodarczej możesz odliczyć tylko, jeżeli sprzedawca, od którego nabyłeś te zakupy, jest czynnym podatnikiem VAT.

Po drugie, jeżeli wartość tego wydatku przekracza 15 000 zł, to zaliczysz go do kosztów uzyskania przychodów tylko, jeżeli płatność zostanie dokonana przelewem na rachunek bankowy kontrahenta, który znajduje się na białej liście. Właśnie z tych dwóch powodów sprawdzanie białej listy podatników powinno się znaleźć na Twojej checkliście czynności związanych z zamknięciem miesiąca.

A co możemy zrobić w przypadku, gdy omyłkowo zapłacimy na rachunek spoza białej listy?

No właśnie, czy taka faktura jest już „stracona”? Przeanalizujmy taki przypadek:

Alfa sp. z o.o. zapłaciła fakturę na rzecz zagranicznego podatnika zarejestrowanego do podatku VAT w Polsce. Wartość faktury przekraczała 15 000 zł (faktura jest wystawiona w euro), a rachunek bankowy, na który została wpłacona, nie znajduje się na białej liście podatników. Co można zrobić, aby móc zaliczyć tę fakturę do kosztów uzyskania przychodów?

Ustawodawca przewidział ratunek dla takich sytuacji, ale trzeba działać szybko, ponieważ masz na to tylko 7 dni od momentu zapłaty – w ciągu 7 dni od momentu zapłaty na rachunek bankowy spoza białej listy podatników trzeba złożyć do właściwego dla nas urzędu skarbowego zawiadomienie ZAW-NR i wskazać, na jaki rachunek bankowy dokonaliśmy płatności, a także podać wartość tej płatności. Wartość płatności wskazana na zawiadomieniu powinna być wyrażona w PLN, a do jej przeliczenia powinien zostać użyty kurs średni NBP z dnia poprzedzającego dzień dokonania płatności.

Można też MPP

Proces złożenia ZAW-NR nie jest niczym skomplikowanym, ale termin złożenia zawiadomienia jest dość krótki, co może okazać się problematyczne dla firm, które outsourcują usługi księgowe, albo gdy działy księgowości nie zajmują się płatnościami, a te zadania są wydzielone do innego działu.

Na szczęście z takiej sytuacji też jest wyjście – ustawodawca przewidział przypadek, gdy dokonanie płatności na rachunek bankowy spoza białej listy będzie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Warunek jest jeden – płatność musi zostać dokonana metodą podzielonej płatności, a więc stosując specjalny komunikat przelewu, dzięki któremu wartość netto faktury trafi na bieżący rachunek kontrahenta, a podatek VAT na rachunek VAT, z którego ten podatnik może dokonywać tylko określone płatności. Tak więc jeżeli masz w firmie problem z przepływem informacji, do działu księgowości spływają one z opóźnieniem, to dopilnuj, żeby wszystkie płatności powyżej 15 000 zł były wykonywane z użyciem metody podzielonej płatności – zabezpieczysz się przed negatywnymi konsekwencjami niesprawdzenia rachunku bankowego na białej liście 😊

To jeszcze jeden przykład

Alfa sp. z o.o. dokonała w dniu 09.05.2024 roku płatności w kwocie 22 000 zł na rzecz czynnego podatnika VAT. Niestety, ale przelew nie został dokonany z zastosowaniem MPP, a co więcej, Alfa nie sprawdziła, czy rachunek bankowy, na który została dokonana płatność, znajduje się na białej liście podatników. Dopiero 20.05.2024 roku Alfa zorientowała się, że przelew został dokonany na rachunek bankowy spoza białej listy. Czy może jeszcze złożyć zawiadomienie ZAW-NR, aby uchronić się przed negatywnymi konsekwencjami i zaliczyć do kosztów ten wydatek?  

Zgodnie z przepisami, zawiadomienie ZAW-NR w przypadku dokonania płatności na rachunek spoza białej listy należy złożyć w ciągu 7 dni od daty dokonania przelewu. Alfa musiała zatem to zawiadomienie złożyć do dnia 16.05.2024 roku, aby uchronić się przed sankcjami. Ponieważ tego nie zrobiła w tym terminie, wydatek nie może zostać zaliczony do KUP.

I kolejny…

Alfa sp. z o.o. dokonała w dniu 09.05.2024 roku płatności w kwocie 22 000 zł na rzecz czynnego podatnika VAT. Przelew został dokonany z zastosowaniem MPP, ale Alfa nie sprawdziła, czy rachunek bankowy, na który została dokonana płatność, znajduje się na białej liście podatników. Dopiero 20.05.2024 roku Alfa zorientowała się, że przelew został dokonany na rachunek bankowy spoza białej listy. Czy Alfa sp. z o.o. może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów ten wydatek?

Zgodnie z przepisami, wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodów podlegają wydatki o wartości powyżej 15 000 zł, jeżeli zostaną zapłacone na rachunek bankowy, który nie znajduje się na białej liście podatników. Przepisy te nie mają jednak zastosowania, jeżeli przelew zostanie dokonany z zastosowaniem metody podzielonej płatności. To, że Alfa zapłaciła na rachunek bankowy spoza białej listy, nie ma w tym przypadku znaczenia, ponieważ do płatności użyła metody podzielonej płatności, która powoduje, że sankcje nie obowiązują. Nie ma w takim przypadku konieczności składania zawiadomienia ZAW-NR w ciągu 7 dni od daty dokonania płatności. 

Chcesz wiedzieć więcej na ten temat i poszerzyć swoją wiedzę z zakresu księgowości i podatków? Koniecznie sprawdź nasze kursy.