W jaki sposób ująć wydatki na samochód osobowy firmowy w księgach? Prawo bilansowe nie sprawia nam tutaj problemów, to, na co należy zwrócić uwagę, to przepisy o VAT i przepisy o CIT. Zapraszam Cię dzisiaj do tematu, w którym omówimy sobie ujęcie konkretnego wydatku na samochody firmowe – na monitoring GPS w księgach handlowych.

Zacznijmy ponownie od przykładu

Spółka z o.o. posiadająca flotę pojazdów otrzymuje faktury za usługę monitoringu GPS tej floty. Flota składa się w całości z samochodów osobowych wykorzystywanych w działalności gospodarczej w sposób mieszany (50% odliczenie VAT). W jaki sposób spółka powinna ująć tę fakturę na gruncie podatku VAT oraz pod kątem CIT i UOR?

Zacznijmy od przepisów o VAT

Zgodnie z ustawą o VAT, w przypadku wydatków związanych z samochodami osobowymi, podatnik użytkujący taki pojazd wykorzystywany do celów mieszanych, może odliczyć 50% kwoty podatku naliczonego wynikającego z faktury zakupu. 

Wydatki na monitoring GPS samochodów osobowych również należy zaliczyć do wydatków związanych z samochodami osobowymi, a w związku z tym, że samochody te są użytkowane zarówno do prowadzenia działalności gospodarczej, jak i prywatnie, to spółka będzie mogła odliczyć 50% podatku VAT. To było proste, prawda?

Czas na CIT

Ustawa o CIT również przewiduje ograniczenia, jeżeli chodzi o zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z samochodami osobowymi wykorzystywanymi w sposób mieszany. Podatnik ponoszący takie wydatki może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów 75% takich wydatków, pozostałe 25% będzie stanowić koszt niepodatkowy. 

Czy to na pewno wydatek na cele eksploatacyjne?

Zarówno w przypadku VAT, jak i CIT, zwykle problematyczne jest ustalenie, czy wydatek jest wydatkiem eksploatacyjnym. W związku z tymi problemami zostały wydane przez Ministra Finansów objaśnienia podatkowe w tym zakresie. Do wydatków eksploatacyjnych należy zaliczyć m.in wydatki na:

• nabycie paliw silnikowych,
• serwis samochodu,
• wymianę opon,
• myjnię,
• naprawy i części zamienne,
• wymianę płynu hamulcowego oraz płynu do spryskiwaczy,
• opłaty za przejazd autostradą,
• badania diagnostyczne,
• abonament radiowy wyłącznie za radio wykorzystywane w samochodzie,
• czynsz najmu/dzierżawy garażu/miejsca postojowego/parkingu,
• remont powypadkowy samochodu.

Co prawda wydatki na monitoring GPS nie są wymienione na tej liście, jednak ich związek z pojazdem jest mocny i powinny zostać zaliczone do wydatków eksploatacyjnych. 

Czas na ujęcie w księgach

No to na koniec zostało ujęcie tych wydatków w księgach. Wydatki na monitoring GPS będą to wydatki, które należy zakwalifikować do działalności operacyjnej, zatem w księgach handlowych, w których posługujemy się rodzajowym układem kosztów, powinny być one ujęte na koncie służącym do ewidencji usług obcych z dodatkową analityką pozwalającą na wyodrębnienie kosztów podatkowych i niepodatkowych. 

Żeby lepiej to zobrazować, zadekretujmy przykładową fakturę za monitoring. Załóżmy, że jej wartość to 1000 zł netto (1230 zł brutto). 

Od tej faktury odliczymy 50% podatku VAT, czyli 230 zł x 50% = 115 zł

Do kosztów uzyskania przychodów możemy zaliczyć tylko 75%, ale trzeba mieć na uwadze, że nieodliczony podatek VAT również jest kosztem. Do kosztów trafi zatem kwota:

75% x (1000 zł + (230 zł x 50%)) = 836,25 zł

Pozostała część 278,75 zł nie może stanowić kosztów uzyskania przychodów. 

A na koniec dekretacja 🙂

Podsumowanie

Ujmując wydatek na samochód osobowy wykorzystywany w działalności gospodarczej, musimy przede wszystkim:

• określić, czy mamy do czynienia z wydatkiem eksploatacyjnym,
• określić, jakie mamy prawo do odliczenia VAT,
• określić wysokość wydatku, która może stanowić KUP,
• ująć ww. wydatek w księgach na odpowiednich kontach z uwzględnieniem rozróżnienia na KUP oraz NKUP.

Spodobał Ci się ten artykuł? Chciałbyś opanować lub uporządkować wiedzę z zakresu księgowości wydatków na samochody?

Sprawdź szkolenie Samochody w księgowości pełnej bez tajemnic.