Prowadzenie działalności gospodarczej nieodłącznie wiąże się z ponoszeniem różnego rodzaju wydatków. Jednak nie każdy wydatek można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów (KUP).

A dlaczego to ważne? Jeśli dany wydatek nie stanowi KUP, to nie może nam pomniejszyć zaliczki na podatek dochodowy.

W tym artykule szczegółowo przeanalizujemy, jakie warunki muszą zostać spełnione, aby dany wydatek mógł zostać uznany za koszt podatkowy.

Zapraszam Cię dzisiaj do wpisu przygotowanego przez Anię Małecką, wieloletniego praktyka rachunkowości, z którego dowiesz się, co to są koszty uzyskania przychodów oraz jak oceniać wydatki pod kątem ujęcia ich w kalkulacji zaliczki na podatek dochodowy.

Zacznijmy od podstaw, czyli…

---

Kiedy mamy do czynienia z kosztami uzyskania przychodów (KUP)

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Ta ogólna definicja wymaga jednak głębszej analizy, ponieważ sama intencja podatnika nie jest wystarczająca do uznania wydatku za KUP.

Kluczowe znaczenie ma związek przyczynowo-skutkowy między poniesionym wydatkiem a osiąganym przychodem. Związek ten może mieć charakter bezpośredni (jak w przypadku zakupu towarów handlowych) lub pośredni (jak wydatki na szkolenia pracowników czy reklamę).

Co istotne, nie jest konieczne, aby wydatek przyniósł natychmiastowy przychód – wystarczy, że racjonalnie można oczekiwać, że w przyszłości przyczyni się do generowania przychodów lub zabezpieczenia ich źródła.

Wykluczenia z KUP

Ustawa o CIT zawiera również obszerny katalog wydatków, które nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów, nawet jeśli spełniają wcześniej wymienione warunki. Art. 16 ustawy wymienia kilkadziesiąt pozycji, które ustawodawca wykluczył z KUP.

Do najpopularniejszych należą: wydatki na nabycie gruntów lub prawa wieczystego użytkowania (mogą być kosztem dopiero w momencie odpłatnego zbycia), kary umowne i odszkodowania z tytułu wad dostarczonych towarów, niewykonanych robót i usług oraz zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad, odsetki od zaległości podatkowych, wydatki na reprezentację (w szczególności na usługi gastronomiczne[MT1] [AM2], zakup żywności oraz napojów) czy też część wydatków związanych z zakupem i eksploatacją samochodów osobowych.

Warunki formalne uznania wydatku za KUP

Sama celowość wydatku nie jest jednak wystarczająca. Wydatek musi również spełniać szereg warunków formalnych. Przede wszystkim musi być właściwie udokumentowany. Oznacza to konieczność posiadania dowodów księgowych spełniających wymogi ustawy o rachunkowości oraz przepisów podatkowych. W praktyce najczęściej są to faktury VAT, rachunki, umowy czy inne dokumenty potwierdzające dokonanie operacji gospodarczej.

Kolejnym istotnym aspektem jest definitywność wydatku oraz właściwe określenie momentu jego poniesienia. Zgodnie z art. 15 ust. 4e ustawy o CIT, za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku). Wyjątkiem są sytuacje, gdy należałoby ujęć dany koszt w okresie późniejszym niż wynika to z otrzymanego dowodu księgowego.

Jest to istotne rozróżnienie, ponieważ moment faktycznej płatności za wydatek może być inny niż moment podatkowego rozpoznania kosztu. Na przykład: spółka otrzymuje w grudniu 2024 fakturę za usługi doradcze wykonane w tym samym miesiącu, z terminem płatności przypadającym na styczeń 2025. Koszt podatkowy powstanie w grudniu 2024 (moment księgowania), mimo że płatność nastąpi w kolejnym roku.

Z kolei definitywność wydatku oznacza, że:

1.    Koszt został faktycznie poniesiony, czyli spółka w sposób nieodwracalny została obciążona określonym wydatkiem.

2.    Wartość wydatku jest znana i określona (nawet jeśli płatność nastąpi w przyszłości).

3.    Zdarzenie powodujące powstanie zobowiązania rzeczywiście nastąpiło (np. usługa została wykonana, towar dostarczony).

Na przykład:

·       Samo zawarcie umowy o świadczenie usług nie jest kosztem definitywnym.

·       Zapisanie w budżecie kwoty na przyszłe wydatki nie jest kosztem definitywnym.

·       Utworzenie rezerwy na przewidywane wydatki nie jest kosztem definitywnym.

Koszt staje się definitywny dopiero, gdy powstanie zobowiązanie do jego zapłaty, a więc w momencie, gdy towar został wydany, a usługa wykonana.

Praktyczny przykład

Przeanalizujmy krok po kroku rzeczywistą sytuację biznesową. Spółka ABC sp. z o.o. otrzymała fakturę z restauracji “Pod Złotym Karpiem” na kwotę 10.000 zł netto (plus 8% VAT, czyli łącznie 10.800 zł brutto) za organizację lunchu biznesowego z kontrahentami. Na pierwszy rzut oka mogłoby się wydawać, że skoro jest to wydatek związany ze spotkaniem biznesowym, to kwalifikacja podatkowa powinna być prosta. Jednak rzeczywistość jest bardziej złożona i wymaga od nas dokładniejszej analizy.

Rozpoczynając ocenę takiego wydatku, musimy najpierw spojrzeć na jego związek z prowadzoną działalnością gospodarczą. Istotne jest zrozumienie rzeczywistego celu spotkania – czy były to konkretne negocjacje handlowe, czy może bardziej nieformalne spotkanie? Sama obecność kontrahentów nie przesądza jeszcze o biznesowym charakterze wydatku. Kluczowe jest to, czy spotkanie miało realny wymiar gospodarczy, na przykład dyskutowano warunki przyszłej współpracy czy omawiano konkretne projekty.

Oczywiście, nie możemy zapominać o aspektach formalnych. W naszym przypadku mamy fakturę, ale warto się zastanowić nad jej poprawnością od strony podatkowej i rachunkowej. Sam fakt posiadania dokumentu księgowego nie zawsze jest wystarczający – musi on spełniać wszystkie wymogi prawa podatkowego, a wydatek powinien mieć charakter definitywny.

Dokumentacja i ewidencja KUP

Prawidłowe dokumentowanie i ewidencjonowanie kosztów uzyskania przychodów ma kluczowe znaczenie w przypadku kontroli podatkowej. Spółka powinna przechowywać nie tylko podstawowe dokumenty księgowe, ale również wszelkie dokumenty uzupełniające, które mogą potwierdzać zasadność zaliczenia danego wydatku do KUP. Mogą to być:

• Umowy i kontrakty handlowe
• Dokumentacja przetargowa
• Korespondencja handlowa
• Protokoły odbioru
• Raporty i analizy biznesowe
• Dokumentacja techniczna
• Ewidencja przebiegu pojazdu
• Listy obecności na szkoleniach

Czy to są koszty reprezentacji?

Szczególnie istotna w tej sytuacji jest ocena charakteru wydatku pod kątem reprezentacji (mamy do czynienia z wydatkami na posiłek w restauracji, tj. na usługi gastronomiczne).

Tu właśnie potrzebujemy znacznie więcej informacji kontekstowych. Powinniśmy wiedzieć, w jakich okolicznościach odbyło się spotkanie. Różnica między lunchem w głównej sali restauracji, a spotkaniem w sali konferencyjnej przy okazji prezentacji biznesowej może być kluczowa dla oceny podatkowej. Standard serwowanych posiłków również ma znaczenie – czy było to standardowe danie dnia, czy może wyszukane menu z dodatkiem drogich alkoholi?

Istotne są również materialne efekty spotkania. Jeśli powstały konkretne ustalenia biznesowe, notatki ze spotkania czy nawet wstępne wersje umów, łatwiej będzie obronić biznesowy charakter wydatku. Aktualne orzecznictwo sądów administracyjnych wskazuje, że nie każdy wydatek na posiłek w restauracji automatycznie staje się reprezentacją wyłączoną z kosztów podatkowych. Jeśli spotkanie miało merytoryczny charakter, odbyło się w standardowych warunkach, bez elementów wystawności, a przy tym było uzasadnione z perspektywy prowadzonego biznesu, poniesione wydatki mogą zostać uznane za koszt uzyskania przychodu.

Ten przykład świetnie pokazuje, że prawidłowa kwalifikacja podatkowa wydatku to proces wymagający analizy wielu czynników i okoliczności. Nie wystarczy samo spojrzenie na treść faktury czy ogólny cel wydatku. To suma wszystkich okoliczności, szczegółów i kontekstu sytuacji pozwala na właściwą ocenę podatkową. Czasem pozornie identyczne wydatki mogą być różnie traktowane na gruncie podatkowym właśnie ze względu na towarzyszące im okoliczności.

Praktyczne wskazówki

Przy kwalifikowaniu wydatków jako KUP warto kierować się następującymi wskazówkami:

📌 Zawsze należy analizować rzeczywisty cel poniesienia wydatku i jego związek z prowadzoną działalnością gospodarczą. Sam fakt, że wydatek został poniesiony w ramach działalności gospodarczej, nie jest wystarczający do uznania go za KUP.

📌 W przypadku wydatków o charakterze mieszanym (częściowo służących działalności gospodarczej, a częściowo celom prywatnym) należy dokonać odpowiedniego podziału i do KUP zaliczyć tylko tę część, która jest związana z działalnością gospodarczą.

📌 Warto na bieżąco monitorować zmiany w przepisach podatkowych i orzecznictwie, gdyż interpretacja przepisów dotyczących KUP często ewoluuje.

Podsumowanie

Prawidłowe rozpoznanie kosztów uzyskania przychodów wymaga szczegółowej analizy każdego wydatku pod kątem spełnienia wszystkich warunków ustawowych. W przypadku wątpliwości warto rozważyć wystąpienie o interpretację indywidualną do Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej. Pomoże to uniknąć sporów z organami podatkowymi i zabezpieczy spółkę przed ewentualnymi negatywnymi konsekwencjami nieprawidłowej kwalifikacji wydatków.

Nie można także zapominać, że analiza na gruncie CIT jest tylko jednym z elementów ujęcia wydatków w księgach. To samo musimy zrobić na gruncie podatku VAT.