Czasem (a pewnie nawet całkiem często i systematycznie) zdarza się, że faktury kosztowe nie docierają do nas na czas, czyli przed zamknięciem danego miesiąca księgowego. Co wtedy możemy zrobić? Wiesz?
Zapraszam Cię do wpisu przygotowanego przez wieloletniego praktyka rachunkowości, Anię Małecką.
Zacznijmy od przykładu
Wyobraź sobie taką sytuację:
Beta sp. z o.o. współpracuje z wieloma kontrahentami na zasadzie umów długoterminowych rozliczanych ryczałtowo, miesięcznie. Kontrahenci są zobowiązani do wystawienia faktur po zakończeniu miesiąca rozliczeniowego. Beta sp. z o.o. zamyka miesiąc już do 10 dnia kolejnego miesiąca i notorycznie zdarza się, że faktury za te usługi rozliczane ryczałtowo nie zdążą spłynąć do spółki w celu ich ujęcia w księgach w miesiącu, którego dotyczą.
Czy w takich przypadkach można zaksięgować koszty na podstawie innego dowodu, nie czekając na fakturę? Czy takie koszty będą wówczas kosztami podatkowymi?
Wróćmy do podstaw, czyli co mówi na ten temat ustawa o rachunkowości?
Jedną z podstawowych zasad rachunkowości jest zasada memoriału, która mówi o tym, że w księgach należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami, dotyczące danego roku podatkowego, niezależnie od terminu jej zapłaty.
Co prawda zasada to dotyczy roku podatkowego, ale nie ma przeciwwskazań, aby stosować ją w krótszych okresach rozliczeniowych, np. miesięcznych.
Dodatkowo, w ustawie wskazano, że do ksiąg rachunkowych danego okresu sprawozdawczego należy wprowadzić każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.
Co do zasady, zapisów w księgach dokonuje się na podstawie dowodów źródłowych, które możemy podzielić na:
- zewnętrzne obce – otrzymane od kontrahentów,
- zewnętrzne własne – przekazywane w oryginale kontrahentom,
- wewnętrzne – dotyczące operacji wewnątrz jednostki.
Inne kryterium podziału dzieli dowody na:
- zbiorcze – służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione,
- korygujące poprzednie zapisy,
- zastępcze – wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego,
- rozliczeniowe – ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.
W wyjątkowych sytuacjach, w razie uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych dowodów źródłowych (najczęściej faktur), kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą dowodu zastępczego.
Niestety nie wszystkie operacje można udokumentować w taki sposób – nie wystawimy dowodu zastępczego dla transakcji opodatkowanych podatkiem VAT i skupu metali nieżelaznych od ludności.
Jakie informacje powinny się znaleźć na dowodzie zastępczym?
Na dowodzie zastępczym powinniśmy umieścić przede wszystkim:
- określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
- określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;
- opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;
- datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu;
- podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;
- stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
Co to oznacza w naszym przykładzie?
Wróćmy do naszego case’a. Beta sp. z o.o. ma wątpliwości, czy do czasu otrzymania faktury, będącej dowodem zewnętrznym, może wartość zakupionych usług ująć w księgach rachunkowych na podstawie innego dowodu i czy taki wydatek będzie kosztem podatkowym.
Na początek pierwsza część pytania – czy można go ująć w księgach dowodem zastępczym?
I tutaj nie potrafimy jednoznacznie na to pytanie odpowiedzieć z dwóch powodów – nie wiemy, czy brak możliwości uzyskania tych dowodów zewnętrznych jest uzasadniony, czy jest to po prostu opieszałość kontrahenta, a po drugie nie wiemy, czy kontrahenci są podatnikami VAT, czy nie. Jeżeli są, to takiej transakcji nie wolno udokumentować dowodem zastępczym.
Dodatkowo w polityce rachunkowości spółki powinna być informacja o dowodach księgowych stosowanych w spółce, zasady ich sporządzania i obiegu.
Czy takie koszty będą wówczas kosztami podatkowymi?
Co do odpowiedzi na drugą część pytania, to będzie ona dotyczyć tylko sytuacji, w której można było wystawić dowód zastępczy. I tutaj warto sobie najpierw przypomnieć, co to są koszty uzyskania przychodów.
Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. ustawy o CIT. Katalog ten jest otwarty i każdorazowo należy badać ten związek.
Jak widzisz, nie ma tutaj żadnego ograniczenia w stosunku do rodzaju dowodu księgowego, na podstawie jakiego koszt został ujęty w księgach, a więc nie ma znaczenia, czy wydatek został udokumentowany fakturą, czy dowodem zastępczym, ważne, żeby był prawidłowo udokumentowany. Ważny jest związek wydatku z przychodami lub zachowaniem źródła przychodów.
Jeżeli więc transakcja została ujęta na podstawie dowodu zastępczego, a spełnia przesłanki do uznania jej za koszt podatkowy, to takim kosztem podatkowym będzie.
Chciałabyś powtórzyć lub uzupełnić wiedzę z dowodów księgowych?
Zapraszamy do kursu podstaw rachunkowości, gdzie znajdziesz aż dwa tematy w tym zakresie.
