Twój klient zastanawia się  nad zmianą firmowego samochodu i atrakcyjną opcją finansowania wydaje się leasing, ale nie jesteś pewien jak przedstawić mu skutki podatkowo-rachunkowe po ostatnich zmianach przepisów?

Transakcje dotyczące samochodów, zwłaszcza osobowych wymagają szczególnej uwagi i ostrożności ze strony przedsiębiorców i księgowych, ze względu na ustawowo nałożone limity i ograniczenia.

Zapraszam Cię więc do artykułu poniżej, w którym Anna Małecka, wieloletni praktyk wyjaśni jak poprawnie ująć taki wydatek w księgach handlowych na gruncie UoR, CIT oraz VAT.

Leasing samochodu w świetle ustawy o VAT

W przypadku samochodów ciężarowych sprawa jest prosta – odliczeniu podlega 100% podatku VAT od opłaty wstępnej i późniejszych rat leasingowych. 

Wszystko się komplikuje, gdy leasingowane jest auto osobowe. I nie ma tutaj znaczenia rodzaj leasingu (finansowy lub operacyjny), ale sposób, w jaki auto jest wykorzystywane w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. 

Samochód na cele mieszane

Jeżeli podatnik leasingowany samochód wykorzystuje do celów prowadzonej działalności gospodarczej, jak i prywatnie, to ma prawo odliczyć 50% podatku VAT od poniesionych wydatków. 

Odliczenie 100% VAT

Jeżeli podatnik spełni dodatkowe warunki ma prawo odliczyć 100% podatku zawartego w opłatach leasingowych jak i dodatkowych wydatkach związanych z eksploatacją samochodu. 

Jakie to warunki? Po pierwsze samochód musi być wykorzystywany wyłącznie na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej, co będzie potwierdzała prowadzona ewidencja przebiegu pojazdu. Dobrze jest również ustalić w firmie regulamin użytkowania samochodów – jest to przydatne, gdy jest więcej niż jedno auto i jeden jego użytkownik. Ostatnim, jednak bardzo ważnym warunkiem jest zgłoszenie pojazdu na druku VAT-26 do urzędu skarbowego.

Tyle, jeżeli chodzi o przepisy – nie są one skomplikowane i moim zdaniem raczej nie sprawiają trudności podatnikom.

Leasing w świetle ustawy o CIT

Ponownie, wydatki związane z leasingiem samochodów ciężarowych nie są w żaden sposób limitowane ani ograniczone. Jedynym warunkiem do uznania ich za koszt podatkowy jest ich związek z uzyskiwanym przychodem, bądź zachowaniem źródła przychodów. 

Niestety wydatki związane z samochodami osobowymi są limitowane. Ustawa o CIT posiada dwa limity: 

• 150 000 zł dla samochodów spalinowych i hybrydowych
• 225 000 zł dla samochodów całkowicie elektrycznych

Zaznaczam, że są to limity, które obowiązują w przypadku nabycia/leasingu/najmu długoterminowego samochodu. Do wydatków eksploatacyjnych są stosowane inne przepisy. 

Co ciekawe, jeżeli jesteś podatnikiem VAT i będziesz użytkował auto zarówno w celach służbowych jak i prywatnych, to 50% nieodliczonego podatku VAT zwiększa wartość nabywanego samochodu i de facto zmienia limit w CIT, który pozwala ująć całą wartość leasingowanego samochodu w kosztach. 

Limity a odliczenie VAT

Jak te limity wyglądają, jeżeli nałożymy na nie przepisy ustawy o VAT? Kwoty kształtują się następująco:

• 150 000 zł brutto (121 951 zł netto) – dla przedsiębiorców niebędącymi płatnikami VAT
• 165 470 zł brutto (134 528 zł netto) – dla płatników VAT, którzy użytkują auto służbowo i prywatnie, czyli odliczają 50% VAT
•  184 500 zł brutto (150 000 zł netto) – dla płatników VAT, którzy wykorzystują auto wyłącznie służbowo i mają prawo do odliczenia 100% VAT.

Uwaga rata odsetkowa

Pamiętaj o jednej, bardzo ważnej rzeczy – limity dotyczą kapitału, a więc do tej części raty, która stanowi wartość samochodu. Część odsetkowa raty leasingowej będzie kosztem uzyskania przychodu w całości, niezależnie od wartości auta – tak więc do części odsetkowej raty leasingowej nie mają zastosowania limity, o których wspominam wyżej. Dodatkowo, jeżeli nic się nie zmieni w ciągu najbliższych 3 lat, to od 2026 limity te zostaną uzależnione od emisji CO2. 

A co jak wartość auta przekracza kwotę limitu?

Ustawa o CIT przewiduje zasadę proporcjonalności, którą należy zastosować do każdej płatności związanej z leasingiem, łącznie z opłatą wstępną (czynszem inicjalnym). 

Co na to wszystko ustawa o rachunkowości?

Ustawa o rachunkowości nie rozróżnia samochodów na osobowe i ciężarowe, nie ma limitów ujęcia takich wydatków w księgach, a sama dekretacja tych transakcji jest wynikiem ograniczeń nakładanych przepisami podatkowymi i koniecznością uzyskiwania informacji nie tylko na potrzeby kalkulacji podatków, ale także na potrzeby zarządzania jednostką.

Dlatego też w każdej jednostce może ona wyglądać trochę inaczej, a księgowy w pierwszej kolejności powinien sięgnąć do polityki rachunkowości stosowanej w firmie i zakładowego planu kont.

I przykład 😊

I już po raz ostatni wracamy do naszej spółki Alfa sp. z o.o. z przykładów w poprzednich artykułach. Przypominam, że spółka jest czynnym podatnikiem VAT i prowadzi opodatkowaną działalność gospodarczą, polegającą na handlu sprzętem AGD i RTV. Spółka zawarła umowę leasingu samochodu osobowego o wartości netto 180 000 zł netto (+41 400 zł podatku VAT). Samochód będzie wykorzystywany zarówno do celów służbowych jak i prywatnych. Faktura za czynsz inicjalny (czynsz zerowy/opłatę wstępną) została wystawiona zgodnie z umową na kwotę 30 000 zł netto (+ 6 900 zł VAT) w dniu 30.08.2022. Jak ująć taką transakcję w księgach rachunkowych?

Samochód ma być wykorzystywany zarówno do celów służbowych, jak i prywatnych dlatego Spółka będzie mogła odliczyć tylko 50% podatku VAT. Już wartość netto auta przekracza limit 150 000 zł, a do obliczenia proporcji, w jakiej wydatki związane z leasingiem będą mogły być ujęte jako KUP, musimy doliczyć jeszcze 50% nieodliczonego podatku VAT. Do kosztów uzyskania przychodów zaliczymy więc:

(150 000 / (180 000 + 50%*41 400))*100% = 74,74% wydatków związanych z leasingiem

Tak więc, z pierwszej faktury, za czynsz inicjalny będziemy mogli:

• odliczyć 50% podatku VAT, czyli 3 450,00 zł
• zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów 74,74% wydatku, a więc (30 000 + 50%*6900)*74,74% =  25000,53 zł. Pozostała część (8449,47 zł) będzie wydatkiem niestanowiącym kosztów uzyskania przychodów. 

Dekretacja jest wynikiem powyższych kalkulacji i wygląda następująco:

Mam nadzieję, że ewidencja wydatków związanych z leasingiem samochodu osobowego używanego w firmie jest już dla Ciebie bardziej zrozumiała.

Więcej na ten temat możesz dowiedzieć się w ramach webinaru “Samochody w księgowości pełnej bez tajemnic. Zakup, wydatki eksploatacyjne, raty leasingowe – ewidencja na przykładach w Comarch Optima.”