Przygotowujesz deklarację, popijając kawę na tarasie. Brzmi kusząco?

Marzy Ci się opracowanie raportu za pomocą kilku kliknięć? Tak właśnie może wyglądać nowoczesna księgowość! 

Segregowanie papierowych dokumentów to już powoli historia. W dobie postępującej cyfryzacji księgowy musi coraz częściej posługiwać się różnorodnymi narzędziami IT, przez co jest to praca nie tylko z klientem, ale w dużej mierze przed komputerem. I rodzi to niemałe korzyści dla obu stron!

Goni nas technologia

W zależności od wielkości przedsiębiorstwa możesz spotkać szereg różnorakich rozwiązań. Od aplikacji mobilnych, pozwalających przedsiębiorcy na przesłanie zdjęcia paragonu/ faktury do chmury, po zaawansowane programy obsługujące kompleksowo księgowość wielooddziałowej firmy. 

Dzięki programom wykorzystującym funkcję OCR (Optical Character Recognition) nie ma potrzeby ręcznego wprowadzania faktury do systemu. Program pobiera za nas informacje z e-faktury w formacie PDF, a praca księgowego jest ograniczona do weryfikacji i ewentualnych korekt. Programy takie mogą dzięki wprowadzonym ustawieniom odpowiednio klasyfikować koszty i procesować ich ogromne ilości.

Brzmi to, jak rozwiązanie tylko dla świata korpo? Niekoniecznie. Producenci oprogramowania do obsługi nawet księgowości uproszczonej tj. np. w oparciu o KPIR wprowadzają możliwość skanowania faktur i automatycznego ich odczytywania. 

Przyspieszenie przepływu dokumentów pozwala uniknąć sytuacji “zawieruszenia” faktury, podczas gdy termin jej płatności już minął. Raczej mało przyjemna sytuacja, nie sądzisz? 

Archiwizacja staje się prostsza, a wyszukiwanie konkretnych informacji efektywniejsze. Nie musimy się martwić, że zalejemy fakturę kawą. Kopie zapasowe są tworzone systematycznie:) Ograniczenie dostępu niektórym pracownikom może wspomóc firmę w ochronie przetwarzanych danych, a my nie musimy się bać, że ktoś nam coś namiesza w księgach. W razie niezgodności lub wykrycia błędu, system sam nas o tym poinformuje.

To nie ja, to… robot!

Tak tak, księgowego coraz częściej zastępuje robot. Ale nie taki prawdziwy!

Chodzi o programy wykorzystujące specjalne algorytmy, pozwalające na procesowanie ogromnej ilości informacji w krótkim czasie. Mogą one wpisywać dane do formularzy, kopiować je z jednej lokalizacji do innej czy przeliczać wartości bez potrzeby dodatkowej ingerencji. 

Są na tyle sprytne, że potrafią także pobierać informacje z różnych systemów (VAT, ZUS, PIT, CIT). Dzięki daleko idącej automatyzacji (możliwej przy ujednoliconych, powtarzających się czynnościach), możesz wykorzystać język VBA do tworzenia specjalnych makr w arkuszu Excel do wyszukiwania, sortowania i opracowywania danych za Ciebie. Nowoczesne programy dają ponadto funkcje wykonywania zestawień, rozliczeń i deklaracji. Przykładem może być automatyczne księgowanie transakcji bankowych, pobieranie kursów walut i ich aktualizacja bezpośrednio w systemie, czy ustawienie powtarzających się księgowań planowanych, np. zaliczenie w koszty miesiąca czynszu zapłaconego z góry za cały rok. 

W przypadku pracy w biurze rachunkowym masz kontakt nie z jednym, a wieloma klientami. Informowanie każdego o wysokości zaliczki na podatek dochodowy, czy wyniku deklaracji VAT może zająć więcej, lub mniej czasu. Tutaj z pomocą przychodzą m.in. automatycznie wysyłanie wiadomości. 

Jaki z tego wniosek?

Być może rozwiązania wymienione powyżej brzmią dla Ciebie jak science fiction, ale one naprawdę istnieją. Oczywiście, nie ma nic za darmo, a księgowi wiedzą to najlepiej:) 

Oprogramowanie, używane zwłaszcza w dużych firmach nie należy do najtańszych, ale korzyści z jego korzystania znacznie przewyższają koszty utrzymania.

Jeżeli myślisz, więc o założeni biura rachunkowego czy samodzielnym rozliczaniu własnej firmy i nie chcesz zarywać nocy w pracy, zwróć uwagę na oprogramowanie księgowe, które planujesz używać. Wybierz takie, które ma dobry stosunek jakości do ceny. Choć zwróć uwagę na to, że przede wszystkim ma ono ułatwić Twoje życie. Czasami nie warto zaoszczędzić kilku złotych kosztem własnego czasu.

Dodatkowo niezależnie, czy będziesz księgowym w małej firmie czy w wielkim korpo, zaprzyjaźnij się z pakietem MS Office – w szczególności z excelem, a najlepiej z VBA. Wbrew pozorom to nie takie trudne, a automatyzacja pozwala znacznie przyspieszyć pracę księgowego. 

U mnie w kursach podstaw rachunkowości oraz rachunkowości średnio zaawansowanej znajdziesz też przydatne narzędzie oparte o Excela – Asystenta Księgowego.

Czy to nie brzmi jak wprowadzenie księgowości na jej wyższy poziom?. Zetknąłeś się już z taką automatyzacją pracy?  Jak wyobrażasz sobie księgowość za 20-30 lat? 

To pytania, z którymi Cię zostawiam. Liczę na to, że podzielisz się ze mną swoimi przemyśleniami w komentarzu 😉