{"id":5452,"date":"2026-05-06T05:00:00","date_gmt":"2026-05-06T03:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/kursy-rachunkowosci.pl\/blog\/?p=5452"},"modified":"2026-04-13T20:41:21","modified_gmt":"2026-04-13T18:41:21","slug":"brak-faktury-a-koszt-podatkowy-jak-ujac-wydatek-w-kup","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/kursy-rachunkowosci.pl\/blog\/brak-faktury-a-koszt-podatkowy-jak-ujac-wydatek-w-kup\/","title":{"rendered":"Brak faktury a koszt podatkowy \u2013 czy mo\u017cna uj\u0105\u0107 wydatek w KUP i jak go udokumentowa\u0107?"},"content":{"rendered":"\n<p>Masz koszt, kt\u00f3ry biznesowo ma sens, jest zwi\u0105zany z dzia\u0142alno\u015bci\u0105, ale nie masz faktury. I pojawia si\u0119 w\u0105tpliwo\u015b\u0107: czy taki wydatek w og\u00f3le mo\u017ce by\u0107 kosztem uzyskania przychod\u00f3w?<\/p>\n\n\n\n<p>To jest sytuacja, z kt\u00f3r\u0105 pr\u0119dzej czy p\u00f3\u017aniej spotyka si\u0119 ka\u017cdy ksi\u0119gowy. Szczeg\u00f3lnie przy transakcjach zagranicznych albo wsp\u00f3\u0142pracy z freelancerami.<\/p>\n\n\n\n<p>Zapraszam Ci\u0119 do wpisu na bloga, w kt\u00f3rym omawiamy ten temat.<\/p>\n\n\n\n<div style=\"height:20px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Gdzie tak naprawd\u0119 jest problem?<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>Najcz\u0119\u015bciej problem nie wynika z przepis\u00f3w, tylko z przyzwyczajenia.<\/p>\n\n\n\n<p>Przyjmujemy uproszczenie: nie ma faktury = nie ma kosztu.<\/p>\n\n\n\n<p>Tymczasem przepisy podatkowe w og\u00f3le nie stawiaj\u0105 takiego warunku.<\/p>\n\n\n\n<p>Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od os\u00f3b prawnych, kosztami uzyskania przychod\u00f3w s\u0105 wydatki poniesione w celu:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list lista\">\n<li>osi\u0105gni\u0119cia przychod\u00f3w lub<\/li>\n\n\n\n<li>zachowania albo zabezpieczenia \u017ar\u00f3d\u0142a przychod\u00f3w<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>z wyj\u0105tkiem tych wskazanych w art. 16 ust. 1 tej ustawy. I to jest punkt wyj\u015bcia. Ustawa m\u00f3wi o celu i zwi\u0105zku z dzia\u0142alno\u015bci\u0105. Nie m\u00f3wi o fakturze.<\/p>\n\n\n\n<div style=\"height:20px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>A co z dokumentacj\u0105?<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>Tu pojawia si\u0119 drugi wa\u017cny element.<\/p>\n\n\n\n<p>Ustawy o podatkach dochodowych nie reguluj\u0105 szczeg\u00f3\u0142owo sposobu dokumentowania koszt\u00f3w. To oznacza, \u017ce ci\u0119\u017car dowodu spoczywa na podatniku.<\/p>\n\n\n\n<p>Masz udowodni\u0107, \u017ce wydatek zosta\u0142 poniesiony i \u017ce ma zwi\u0105zek z dzia\u0142alno\u015bci\u0105.<\/p>\n\n\n\n<p>I w\u0142a\u015bnie w tym miejscu przychodz\u0105 z pomoc\u0105 przepisy rachunkowo\u015bci.<\/p>\n\n\n\n<p>Zgodnie z ustaw\u0105 o rachunkowo\u015bci podstaw\u0105 zapis\u00f3w s\u0105 dowody ksi\u0119gowe, kt\u00f3rymi mog\u0105 by\u0107:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list lista\">\n<li>dowody zewn\u0119trzne obce (np. faktury)<\/li>\n\n\n\n<li>dowody zewn\u0119trzne w\u0142asne<\/li>\n\n\n\n<li>dowody wewn\u0119trzne<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Co istotne, organy podatkowe potwierdzaj\u0105 takie podej\u015bcie.<\/p>\n\n\n\n<p>W interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 7 listopada 2024 r. (nr 0111-KDIB1-3.4010.511.2024.4.DW) wskazano, \u017ce dokument w\u0142a\u015bciwy dla uj\u0119cia kosztu w ksi\u0119gach rachunkowych mo\u017ce stanowi\u0107 r\u00f3wnie\u017c dow\u00f3d dla cel\u00f3w podatkowych.<\/p>\n\n\n\n<p>To jest bardzo wa\u017cny wniosek praktyczny.<\/p>\n\n\n\n<div style=\"height:20px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Przyk\u0142ad z \u017cycia<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>Sp\u00f3\u0142ka zamawia us\u0142ug\u0119 programistyczn\u0105 od freelancera z Tajlandii.<\/p>\n\n\n\n<p>Warto\u015b\u0107 us\u0142ugi: 2 500 USD, czyli oko\u0142o 10 000 z\u0142.<br>Us\u0142uga zosta\u0142a wykonana i jest wykorzystywana w dzia\u0142alno\u015bci.<\/p>\n\n\n\n<p>Problem pojawia si\u0119 w momencie rozliczenia: kontrahent nie wystawia faktury, bo w jego kraju nie ma takiego obowi\u0105zku. I teraz kluczowe pytanie czy taki wydatek mo\u017ce stanowi\u0107 KUP?<\/p>\n\n\n\n<div style=\"height:20px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><strong>Jak podej\u015b\u0107 do tego krok po kroku<\/strong><\/h3>\n\n\n\n<p>W tej sytuacji nie szukamy faktury na si\u0142\u0119. Zaczynasz od zebrania dowod\u00f3w.<\/p>\n\n\n\n<p>Zgromadzona dokumentacja obejmuje:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list lista\">\n<li>korespondencj\u0119 mailow\u0105 okre\u015blaj\u0105c\u0105 zakres i cen\u0119<\/li>\n\n\n\n<li>potwierdzenie przelewu<\/li>\n\n\n\n<li>opis wykonanej us\u0142ugi<\/li>\n\n\n\n<li>protok\u00f3\u0142 odbioru podpisany przez dzia\u0142 IT<\/li>\n\n\n\n<li>zrzuty ekranu dzia\u0142ania oprogramowania<\/li>\n\n\n\n<li>o\u015bwiadczenie kontrahenta o braku mo\u017cliwo\u015bci wystawienia faktury<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Do tego sporz\u0105dzony zostaje dow\u00f3d wewn\u0119trzny.<\/p>\n\n\n\n<div style=\"height:20px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><strong>Co powinien zawiera\u0107 dow\u00f3d wewn\u0119trzny<\/strong><\/h3>\n\n\n\n<p>To nie jest dowolny dokument.<\/p>\n\n\n\n<p>Powinien zawiera\u0107:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list lista\">\n<li>nazw\u0119 i numer dokumentu<\/li>\n\n\n\n<li>dane stron transakcji<\/li>\n\n\n\n<li>szczeg\u00f3\u0142owy opis operacji<\/li>\n\n\n\n<li>warto\u015b\u0107 w walucie i w PLN<\/li>\n\n\n\n<li>dat\u0119 wykonania us\u0142ugi<\/li>\n\n\n\n<li>podpis osoby odpowiedzialnej<\/li>\n\n\n\n<li>dekretacj\u0119<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Dodatkowo przygotowana zostaje notatka wyja\u015bniaj\u0105ca:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list lista\">\n<li>dlaczego nie ma faktury<\/li>\n\n\n\n<li>jaki jest cel biznesowy wydatku<\/li>\n\n\n\n<li>jaki jest jego zwi\u0105zek z przychodami<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<div style=\"height:20px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Co m\u00f3wi praktyka organ\u00f3w podatkowych<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>Podczas kontroli taki koszt mo\u017ce zosta\u0107 zakwestionowany na pocz\u0105tku. To normalne \u2013 brak faktury zawsze zwraca uwag\u0119. Ale kluczowe jest to, co dzieje si\u0119 dalej.<\/p>\n\n\n\n<p>Je\u017celi jeste\u015b w stanie przedstawi\u0107 sp\u00f3jn\u0105 dokumentacj\u0119 i logicznie uzasadni\u0107 transakcj\u0119, koszt mo\u017ce zosta\u0107 uznany.<\/p>\n\n\n\n<p>Dodatkowo warto pami\u0119ta\u0107 o art. 180 \u00a7 1 Ordynacji podatkowej, kt\u00f3ry m\u00f3wi, \u017ce jako dow\u00f3d nale\u017cy dopu\u015bci\u0107 wszystko, co mo\u017ce przyczyni\u0107 si\u0119 do wyja\u015bnienia sprawy i nie jest sprzeczne z prawem. <strong>To oznacza, \u017ce katalog dowod\u00f3w jest otwarty.<\/strong><\/p>\n\n\n\n<div style=\"height:20px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Kiedy mo\u017cna zastosowa\u0107 takie podej\u015bcie<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>Faktura zawsze powinna by\u0107 podstawowym dokumentem. Zast\u0119pcze dowody stosujesz tylko wtedy, gdy:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list lista\">\n<li>nie masz realnej mo\u017cliwo\u015bci jej uzyskania<\/li>\n\n\n\n<li>jeste\u015b w stanie rzetelnie udokumentowa\u0107 transakcj\u0119 inaczej<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>To nie jest standardowa praktyka, tylko rozwi\u0105zanie wyj\u0105tkowe.<\/p>\n\n\n\n<div style=\"height:20px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Podsumowanie<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>Je\u017celi nie masz faktury to nie przekre\u015bla to automatycznie kosztu, ale zwi\u0119ksza Twoj\u0105 odpowiedzialno\u015b\u0107 za jego udokumentowanie<\/p>\n\n\n\n<p>Musisz:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list lista\">\n<li>wykaza\u0107 zwi\u0105zek z dzia\u0142alno\u015bci\u0105<\/li>\n\n\n\n<li>zgromadzi\u0107 dowody<\/li>\n\n\n\n<li>uporz\u0105dkowa\u0107 dokumentacj\u0119<\/li>\n\n\n\n<li>przygotowa\u0107 si\u0119 na ewentualne pytania przy kontroli<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>W praktyce to oznacza zmian\u0119 podej\u015bcia: mniej schemat\u00f3w, wi\u0119cej rozumienia.<\/p>\n\n\n\n<p>I w\u0142a\u015bnie to robi najwi\u0119ksz\u0105 r\u00f3\u017cnic\u0119 w pracy ksi\u0119gowego.<\/p>\n\n\n\n<div style=\"height:40px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<p>Je\u017celi chcesz uporz\u0105dkowa\u0107 swoj\u0105 wiedz\u0119 z zakresu CIT koniecznie <a href=\"https:\/\/lp.kursy-rachunkowosci.pl\/kurs-cit-od-podstaw\/\" title=\"\">sprawd\u017a nasz kurs CIT od podstaw<\/a>.<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-large\"><a href=\"https:\/\/lp.kursy-rachunkowosci.pl\/kurs-cit-od-podstaw\/\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"1024\" height=\"404\" src=\"https:\/\/kursy-rachunkowosci.pl\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/04\/Blog_CIT_kurs-1024x404.png\" alt=\"\" class=\"wp-image-4389\" srcset=\"https:\/\/kursy-rachunkowosci.pl\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/04\/Blog_CIT_kurs-1024x404.png 1024w, https:\/\/kursy-rachunkowosci.pl\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/04\/Blog_CIT_kurs-300x118.png 300w, https:\/\/kursy-rachunkowosci.pl\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/04\/Blog_CIT_kurs-768x303.png 768w, https:\/\/kursy-rachunkowosci.pl\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/04\/Blog_CIT_kurs-1536x605.png 1536w, https:\/\/kursy-rachunkowosci.pl\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/04\/Blog_CIT_kurs-2048x807.png 2048w, https:\/\/kursy-rachunkowosci.pl\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/04\/Blog_CIT_kurs-610x240.png 610w\" sizes=\"auto, (max-width: 1024px) 100vw, 1024px\" \/><\/a><\/figure>\n\n\n<div class=\"kk-star-ratings kksr-auto kksr-align-left kksr-valign-bottom\"\n    data-payload='{&quot;align&quot;:&quot;left&quot;,&quot;id&quot;:&quot;5452&quot;,&quot;slug&quot;:&quot;default&quot;,&quot;valign&quot;:&quot;bottom&quot;,&quot;ignore&quot;:&quot;&quot;,&quot;reference&quot;:&quot;auto&quot;,&quot;class&quot;:&quot;&quot;,&quot;count&quot;:&quot;2&quot;,&quot;legendonly&quot;:&quot;&quot;,&quot;readonly&quot;:&quot;&quot;,&quot;score&quot;:&quot;1&quot;,&quot;starsonly&quot;:&quot;&quot;,&quot;best&quot;:&quot;5&quot;,&quot;gap&quot;:&quot;5&quot;,&quot;greet&quot;:&quot;Rate this post&quot;,&quot;legend&quot;:&quot;1\\\/5 - (2 votes)&quot;,&quot;size&quot;:&quot;24&quot;,&quot;title&quot;:&quot;Brak faktury a koszt podatkowy \u2013 czy mo\u017cna uj\u0105\u0107 wydatek w KUP i jak go udokumentowa\u0107?&quot;,&quot;width&quot;:&quot;26.5&quot;,&quot;_legend&quot;:&quot;{score}\\\/{best} - ({count} {votes})&quot;,&quot;font_factor&quot;:&quot;1.25&quot;}'>\n            \n<div class=\"kksr-stars\">\n    \n<div class=\"kksr-stars-inactive\">\n            <div class=\"kksr-star\" data-star=\"1\" style=\"padding-right: 5px\">\n            \n\n<div class=\"kksr-icon\" style=\"width: 24px; height: 24px;\"><\/div>\n        <\/div>\n            <div class=\"kksr-star\" data-star=\"2\" style=\"padding-right: 5px\">\n            \n\n<div class=\"kksr-icon\" style=\"width: 24px; height: 24px;\"><\/div>\n        <\/div>\n            <div class=\"kksr-star\" data-star=\"3\" style=\"padding-right: 5px\">\n            \n\n<div class=\"kksr-icon\" style=\"width: 24px; height: 24px;\"><\/div>\n        <\/div>\n            <div class=\"kksr-star\" data-star=\"4\" style=\"padding-right: 5px\">\n            \n\n<div class=\"kksr-icon\" style=\"width: 24px; height: 24px;\"><\/div>\n        <\/div>\n            <div class=\"kksr-star\" data-star=\"5\" style=\"padding-right: 5px\">\n            \n\n<div class=\"kksr-icon\" style=\"width: 24px; height: 24px;\"><\/div>\n        <\/div>\n    <\/div>\n    \n<div class=\"kksr-stars-active\" style=\"width: 26.5px;\">\n            <div class=\"kksr-star\" style=\"padding-right: 5px\">\n            \n\n<div class=\"kksr-icon\" style=\"width: 24px; height: 24px;\"><\/div>\n        <\/div>\n            <div class=\"kksr-star\" style=\"padding-right: 5px\">\n            \n\n<div class=\"kksr-icon\" style=\"width: 24px; height: 24px;\"><\/div>\n        <\/div>\n            <div class=\"kksr-star\" style=\"padding-right: 5px\">\n            \n\n<div class=\"kksr-icon\" style=\"width: 24px; height: 24px;\"><\/div>\n        <\/div>\n            <div class=\"kksr-star\" style=\"padding-right: 5px\">\n            \n\n<div class=\"kksr-icon\" style=\"width: 24px; height: 24px;\"><\/div>\n        <\/div>\n            <div class=\"kksr-star\" style=\"padding-right: 5px\">\n            \n\n<div class=\"kksr-icon\" style=\"width: 24px; height: 24px;\"><\/div>\n        <\/div>\n    <\/div>\n<\/div>\n                \n\n<div class=\"kksr-legend\" style=\"font-size: 19.2px;\">\n            1\/5 - (2 votes)    <\/div>\n    <\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Brak faktury nie zawsze wyklucza wydatek z KUP. Sprawd\u017a, jak dokumentowa\u0107 koszty dowodami wewn\u0119trznymi i co na to fiskus. Dowiedz si\u0119, jak uj\u0105\u0107 wydatek w ksi\u0119gach!<\/p>\n","protected":false},"author":4,"featured_media":5453,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[222],"tags":[110,176,60,14],"class_list":["post-5452","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-samodzielny-ksiegowy","tag-cit","tag-faktury","tag-koszty","tag-praca-ksiegowego"],"aioseo_notices":[],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/kursy-rachunkowosci.pl\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/5452","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/kursy-rachunkowosci.pl\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/kursy-rachunkowosci.pl\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/kursy-rachunkowosci.pl\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/users\/4"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/kursy-rachunkowosci.pl\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=5452"}],"version-history":[{"count":5,"href":"https:\/\/kursy-rachunkowosci.pl\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/5452\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":5483,"href":"https:\/\/kursy-rachunkowosci.pl\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/5452\/revisions\/5483"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/kursy-rachunkowosci.pl\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/media\/5453"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/kursy-rachunkowosci.pl\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=5452"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/kursy-rachunkowosci.pl\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=5452"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/kursy-rachunkowosci.pl\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=5452"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}