KSeF zmienia nie tylko spos\u00f3b wystawiania faktur, ale tak\u017ce zasady ich rozliczania. Dotyczy to r\u00f3wnie\u017c faktur koryguj\u0105cych.<\/p>\n\n\n\n
Pojawia si\u0119 wi\u0119c kilka wa\u017cnych pyta\u0144: kiedy sprzedawca powinien skorygowa\u0107 VAT, kiedy nabywca powinien zmniejszy\u0107 lub zwi\u0119kszy\u0107 podatek naliczony, a tak\u017ce jak tak\u0105 korekt\u0119 uj\u0105\u0107 w kosztach podatkowych i ksi\u0119gach rachunkowych.<\/p>\n\n\n\n Zapraszam Ci\u0119 do wpisu na bloga w tym temacie przygotowanego przez Ani\u0119 Ma\u0142eck\u0105 \u2013 wieloletniego praktyka rachunkowo\u015bci.<\/p>\n\n\n\n Zanim przejdziemy do rozliczenia faktury koryguj\u0105cej przez nabywc\u0119, warto w skr\u00f3cie przypomnie\u0107 zasady obowi\u0105zuj\u0105ce po stronie sprzedawcy.<\/p>\n\n\n\n Wraz z wprowadzeniem obowi\u0105zkowego KSeF od 1 lutego 2026 r. zmieni\u0142y si\u0119 zasady rozliczania faktur koryguj\u0105cych \u201ein minus\u201d wystawianych w postaci faktur ustrukturyzowanych<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n W przypadku faktur koryguj\u0105cych \u201ein minus\u201d<\/strong>, czyli takich kt\u00f3re zmniejszaj\u0105 podstaw\u0119 opodatkowania (np. rabat, zwrot towaru, obni\u017cka ceny), spos\u00f3b rozliczenia zale\u017cy od trybu wystawienia faktury.<\/p>\n\n\n\n Je\u017celi faktura koryguj\u0105ca ustrukturyzowana zosta\u0142a wystawiona w trybie online<\/strong>, sprzedawca dokonuje obni\u017cenia podstawy opodatkowania i VAT nale\u017cnego w rozliczeniu za okres, w kt\u00f3rym wystawi\u0142 faktur\u0119 koryguj\u0105c\u0105 w KSeF<\/strong>. Wynika to z art. 29a ust. 13 i 14 ustawy o VAT<\/strong>. W tym przypadku podatnik nie musi ju\u017c posiada\u0107 dodatkowej dokumentacji potwierdzaj\u0105cej uzgodnienie warunk\u00f3w korekty z nabywc\u0105.<\/p>\n\n\n\n Inaczej wygl\u0105da sytuacja, gdy faktura koryguj\u0105ca zosta\u0142a wystawiona w jednym z tryb\u00f3w szczeg\u00f3lnych \u2013 Offline24, Offline \u2013 niedost\u0119pno\u015b\u0107 KSeF lub w trybie awarii<\/strong>. Je\u017celi taka faktura zosta\u0142a nast\u0119pnie przekazana nabywcy za po\u015brednictwem KSeF, sprzedawca obni\u017ca podstaw\u0119 opodatkowania w rozliczeniu za okres, w kt\u00f3rym przes\u0142a\u0142 faktur\u0119 koryguj\u0105c\u0105 do KSeF<\/strong> (art. 29a ust. 13c ustawy o VAT<\/strong>).<\/p>\n\n\n\n W przypadku faktury wystawionej w trybie awarii i przekazanej nabywcy poza KSeF<\/strong>, korekta mo\u017ce zosta\u0107 rozliczona w okresie, w kt\u00f3rym sprzedawca przes\u0142a\u0142 faktur\u0119 do KSeF. Je\u017celi jednak wcze\u015bniej uzyska potwierdzenie otrzymania korekty przez nabywc\u0119 poza systemem, mo\u017cliwe jest rozliczenie korekty ju\u017c w okresie otrzymania tego potwierdzenia<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n Zmianie nie uleg\u0142y natomiast zasady rozliczania faktur koryguj\u0105cych \u201ein plus\u201d<\/strong>. W takich przypadkach podstaw\u0119 opodatkowania zwi\u0119ksza si\u0119 w okresie, w kt\u00f3rym powsta\u0142a przyczyna korekty<\/strong> (art. 29a ust. 17 ustawy o VAT<\/strong>). Je\u017celi przyczyna korekty istnia\u0142a ju\u017c w momencie wystawienia faktury pierwotnej, korekta powinna zosta\u0107 przypisana do okresu rozliczeniowego tej faktury. Je\u017celi natomiast wynika z nowych okoliczno\u015bci, powinna zosta\u0107 rozliczona na bie\u017c\u0105co.<\/p>\n\n\n\n Zacznijmy jednak od kwestii VAT-u<\/strong>, bo to w\u0142a\u015bnie tutaj moment otrzymania dokumentu ma najwi\u0119ksze znaczenie. W przypadku faktur koryguj\u0105cych \u201ein minus\u201d spos\u00f3b ich uj\u0119cia w rozliczeniu VAT zale\u017cy bowiem od daty otrzymania faktury koryguj\u0105cej przez nabywc\u0119<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n W tradycyjnym modelu sprawa by\u0142a do\u015b\u0107 prosta \u2013 faktura by\u0142a uznawana za otrzyman\u0105 w chwili, gdy faktycznie trafi\u0142a do podatnika, na przyk\u0142ad e-mailem lub poczt\u0105.<\/p>\n\n\n\n W przypadku faktur ustrukturyzowanych dzia\u0142a to jednak inaczej ni\u017c dotychczas. Co do zasady faktura jest uznawana za otrzyman\u0105 w dniu nadania jej numeru identyfikuj\u0105cego w KSeF<\/strong>. To w\u0142a\u015bnie ta data \u2013 a nie moment pobrania dokumentu z systemu \u2013 decyduje o skutkach podatkowych.<\/p>\n\n\n\n W praktyce oznacza to, \u017ce faktura mo\u017ce zosta\u0107 uznana za otrzyman\u0105 nawet wtedy, gdy ksi\u0119gowy jeszcze jej nie pobra\u0142 z systemu finansowo-ksi\u0119gowego.<\/p>\n\n\n\n Sprawa komplikuje si\u0119 wtedy, gdy faktura zosta\u0142a wystawiona w jednym z tryb\u00f3w szczeg\u00f3lnych. W KSeF faktury mog\u0105 bowiem powstawa\u0107 nie tylko w standardowym trybie online, ale tak\u017ce w trybie offline24, w trybie niedost\u0119pno\u015bci systemu, w trybie awaryjnym lub w sytuacji ca\u0142kowitej awarii KSeF.<\/p>\n\n\n\n W przypadku faktur koryguj\u0105cych \u201ein minus\u201d wystawionych w trybie online moment otrzymania jest jednoznaczny \u2013 jest to dzie\u0144 przydzielenia numeru identyfikuj\u0105cego w KSeF<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n Taka sama zasada dotyczy faktur wystawionych w trybie offline24<\/strong> oraz w trybie offline zwi\u0105zanym z niedost\u0119pno\u015bci\u0105 systemu<\/strong>. Oznacza to, \u017ce nawet je\u015bli faktura zosta\u0142a pierwotnie sporz\u0105dzona poza systemem, dla cel\u00f3w podatkowych moment jej otrzymania jest zwi\u0105zany z chwil\u0105 nadania jej numeru w KSeF.<\/p>\n\n\n\n Inaczej jest w trybie awaryjnym<\/strong>. W takim przypadku momentem otrzymania faktury koryguj\u0105cej jest data faktycznego otrzymania jej przez nabywc\u0119 albo data przydzielenia numeru KSeF \u2013 je\u017celi data faktycznego otrzymania b\u0119dzie p\u00f3\u017aniejsza ni\u017c data przydzielenia tego numeru<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n Z kolei w przypadku ca\u0142kowitej awarii KSeF<\/strong> momentem otrzymania faktury koryguj\u0105cej jest data faktycznego otrzymania jej przez nabywc\u0119 poza systemem<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n Dla porz\u0105dku zasady te mo\u017cna podsumowa\u0107 w tabeli:<\/p>\n\n\n\n Kiedy ju\u017c ustalimy moment otrzymania dokumentu, kolejnym krokiem jest sprawdzenie, czy mamy do czynienia z korekt\u0105 \u201ein minus\u201d czy \u201ein plus\u201d<\/strong>. To rozr\u00f3\u017cnienie jest kluczowe dla prawid\u0142owego rozliczenia VAT.<\/p>\n\n\n\n Korekta \u201ein minus\u201d pojawia si\u0119 najcz\u0119\u015bciej wtedy, gdy sprzedawca udziela rabatu, nast\u0119puje zwrot towaru albo na fakturze pierwotnej wykazano zbyt wysoki VAT. Od 1 lutego 2026 r. przepisy wskazuj\u0105, \u017ce w takich sytuacjach nabywca powinien zmniejszy\u0107 VAT naliczony w okresie otrzymania faktury koryguj\u0105cej<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n Wyobra\u017amy sobie prosty przyk\u0142ad. Sp\u00f3\u0142ka odliczy\u0142a VAT z faktury zakupowej w lutym. Nast\u0119pnie 4 marca sprzedawca wystawi\u0142 w KSeF faktur\u0119 koryguj\u0105c\u0105 \u201ein minus\u201d, udzielaj\u0105c rabatu. Je\u017celi tego dnia dokument otrzyma\u0142 numer identyfikuj\u0105cy w systemie, sp\u00f3\u0142ka powinna zmniejszy\u0107 VAT w rozliczeniu za marzec<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n W przypadku korekt zwi\u0119kszaj\u0105cych VAT, czyli tzw. korekt \u201ein plus\u201d, przepisy nie wprowadzaj\u0105 szczeg\u00f3lnych regulacji. Oznacza to, \u017ce stosuje si\u0119 og\u00f3lne zasady odliczania VAT. Nabywca mo\u017ce wi\u0119c zwi\u0119kszy\u0107 VAT naliczony w okresie, w kt\u00f3rym otrzyma\u0142 faktur\u0119 koryguj\u0105c\u0105, pod warunkiem, \u017ce u sprzedawcy powsta\u0142 ju\u017c obowi\u0105zek podatkowy.<\/p>\n\n\n\n Je\u017celi podatnik nie skorzysta z tego prawa od razu, mo\u017ce odliczy\u0107 VAT jeszcze w jednym z trzech kolejnych okres\u00f3w rozliczeniowych<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n KSeF nie zmieni\u0142 natomiast zasad rozliczania faktur koryguj\u0105cych w podatkach dochodowych. W tym przypadku nadal kluczowa jest przyczyna wystawienia korekty<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n Je\u017celi korekta wynika z nowych okoliczno\u015bci, takich jak rabat, zwrot towaru czy reklamacja, koszty podatkowe nale\u017cy skorygowa\u0107 na bie\u017c\u0105co<\/strong>, czyli w okresie otrzymania faktury koryguj\u0105cej.<\/p>\n\n\n\n Je\u017celi natomiast faktura koryguj\u0105ca zosta\u0142a wystawiona z powodu b\u0142\u0119du rachunkowego lub oczywistej pomy\u0142ki, korekt\u0119 nale\u017cy przypisa\u0107 do okresu, w kt\u00f3rym koszt zosta\u0142 pierwotnie uj\u0119ty na <\/strong><\/p>\n\n\n\n podstawie faktury pierwotnej<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n Podobna logika obowi\u0105zuje w rachunkowo\u015bci. Zgodnie z zasad\u0105 memoria\u0142u koszty i przychody powinny by\u0107 przypisane do okresu, kt\u00f3rego dotycz\u0105, niezale\u017cnie od momentu zap\u0142aty.<\/p>\n\n\n\n W praktyce oznacza to, \u017ce faktura koryguj\u0105ca powinna co do zasady by\u0107 uj\u0119ta w roku, w kt\u00f3rym uj\u0119to pierwotny koszt.<\/p>\n\n\n\n Wprowadzenie KSeF nie zmieni\u0142o ca\u0142kowicie zasad rozliczania faktur koryguj\u0105cych, ale w wielu przypadkach wp\u0142yn\u0119\u0142o na moment ich rozliczenia.<\/p>\n\n\n\n Po stronie sprzedawcy nowe regulacje dotycz\u0105 przede wszystkim faktur koryguj\u0105cych \u201ein minus\u201d wystawianych w postaci faktur ustrukturyzowanych. W zale\u017cno\u015bci od sposobu wystawienia i przekazania faktury do systemu KSeF moment obni\u017cenia podstawy opodatkowania mo\u017ce by\u0107 powi\u0105zany z dat\u0105 wystawienia faktury koryguj\u0105cej lub z momentem jej przes\u0142ania do systemu.<\/p>\n\n\n\n Z kolei u nabywcy kluczowe znaczenie ma moment otrzymania faktury koryguj\u0105cej. W przypadku faktur ustrukturyzowanych co do zasady jest to dzie\u0144 nadania fakturze numeru identyfikuj\u0105cego w KSeF, cho\u0107 w niekt\u00f3rych trybach szczeg\u00f3lnych moment ten mo\u017ce by\u0107 ustalany w inny spos\u00f3b.<\/p>\n\n\n\n W praktyce oznacza to, \u017ce rozliczenie faktury koryguj\u0105cej w KSeF wymaga ka\u017cdorazowo przeanalizowania przyczyny korekty oraz zasad w\u0142a\u015bciwych dla sprzedawcy i nabywcy. Dopiero wtedy mo\u017cliwe jest prawid\u0142owe uj\u0119cie korekty zar\u00f3wno w rozliczeniu VAT, jak i w podatku dochodowym oraz ksi\u0119gach rachunkowych.<\/p>\n\n\n\n Koniecznie do\u0142\u0105cz do naszego bezp\u0142atnego newslettera – pras\u00f3wki ksi\u0119gowego<\/a>.<\/p>\n\n\nF<\/s>aktura koryguj\u0105ca wywo\u0142uje skutki podatkowe po obu stronach transakcji<\/strong>. Sprzedawca musi prawid\u0142owo rozliczy\u0107 korekt\u0119 podatku nale\u017cnego, a nabywca \u2013 odpowiednio skorygowa\u0107 VAT naliczony oraz rozliczenia podatkowe i ksi\u0119gowe.<\/p>\n\n\n\nKorekta VAT po stronie sprzedawcy<\/h2>\n\n\n\n
Moment otrzymania faktury w KSeF – czyli rozliczenie VAT po stronie nabywcy<\/h2>\n\n\n\n
Tryby wystawiania faktur a moment ich otrzymania<\/h2>\n\n\n\n
Tryb wystawienia faktury koryguj\u0105cej \u201ein minus\u201d<\/strong><\/td> Data otrzymania faktury koryguj\u0105cej<\/strong><\/td><\/tr> Tryb online<\/td> dzie\u0144 przydzielenia numeru KSeF<\/td><\/tr> Tryb offline24<\/td> dzie\u0144 przydzielenia numeru KSeF<\/td><\/tr> Tryb offline \u2013 niedost\u0119pno\u015b\u0107 KSeF<\/td> dzie\u0144 przydzielenia numeru KSeF<\/td><\/tr> Tryb awaryjny<\/td> data faktycznego otrzymania faktury przez nabywc\u0119 albo data przydzielenia numeru KSeF \u2013 je\u017celi faktyczne otrzymanie nast\u0105pi p\u00f3\u017aniej<\/td><\/tr> Awaria ca\u0142kowita<\/td> data faktycznego otrzymania faktury przez nabywc\u0119 poza KSeF<\/td><\/tr><\/tbody><\/table><\/figure>\n\n\n\n Korekta VAT \u2013 najpierw ustal czy to \u201ein minus\u201d czy \u201ein plus\u201d<\/h2>\n\n\n\n
Korekta koszt\u00f3w podatkowych<\/h2>\n\n\n\n
Uj\u0119cie faktury koryguj\u0105cej w ksi\u0119gach rachunkowych<\/h2>\n\n\n\n
Podsumowanie<\/h2>\n\n\n\n
Chcesz wi\u0119cej takich opracowa\u0144?<\/h2>\n\n\n\n