Ka\u017cdy ksi\u0119gowy zna to uczucie niepewno\u015bci, gdy w firmie pojawiaj\u0105 si\u0119 problemy z p\u0142ynno\u015bci\u0105 finansow\u0105. Faktury przychodz\u0105 regularnie, ale \u015brodk\u00f3w na ich op\u0142acenie brakuje. Powstaje wtedy fundamentalne pytanie: czy mo\u017cemy zaliczy\u0107 takie nieop\u0142acone faktury do koszt\u00f3w uzyskania przychod\u00f3w, czy musimy czeka\u0107 na ich uregulowanie?<\/p>\n\n\n\n
Odpowied\u017a na to pytanie przynosi niedawna interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 21 listopada 2024 r. (nr 0114-KDIP2-2.4010.471.2024.4.SJ), kt\u00f3ra mo\u017ce zmieni\u0107 podej\u015bcie wielu ksi\u0119gowych do tego zagadnienia.<\/p>\n\n\n\n
Zapraszam Ci\u0119 do wpisu na bloga, w kt\u00f3rym Ania Ma\u0142ecka, wieloletni praktyk rachunkowo\u015bci i doradca podatkowy omawia ten temat.<\/p>\n\n\n\n
Sp\u00f3\u0142ka przez dwa lata \u2013 2021 i 2022 \u2013 zmaga\u0142a si\u0119 z trudn\u0105 sytuacj\u0105 finansow\u0105. Regularnie otrzymywa\u0142a faktury za najem lokalu, ale nie mia\u0142a mo\u017cliwo\u015bci ich terminowego op\u0142acenia. Ksi\u0119gowi, dzia\u0142aj\u0105c ostro\u017cnie, nie zaliczali tych nieop\u0142aconych zobowi\u0105za\u0144 do koszt\u00f3w uzyskania przychod\u00f3w. Sytuacja zmieni\u0142a si\u0119 w 2023 roku, gdy uda\u0142o si\u0119 wynegocjowa\u0107 z wynajmuj\u0105cym roz\u0142o\u017cenie d\u0142ugu na raty do 2028 roku.<\/p>\n\n\n\n
Dopiero wtedy sp\u00f3\u0142ka postawi\u0142a sobie pytanie: czy faktury z lat 2021-2022 mo\u017cna teraz zaliczy\u0107 do koszt\u00f3w uzyskania przychod\u00f3w? Czy moment poniesienia tych koszt\u00f3w to chwila otrzymania dokumentu, czy mo\u017ce dopiero moment zap\u0142aty?<\/p>\n\n\n\n
Art. 15 ustawy o podatku dochodowym od os\u00f3b prawnych definiuje koszty uzyskania przychod\u00f3w jako koszty poniesione w celu osi\u0105gni\u0119cia przychod\u00f3w ze \u017ar\u00f3d\u0142a przychod\u00f3w lub w celu zachowania albo zabezpieczenia \u017ar\u00f3d\u0142a przychod\u00f3w. Definicja ta celowo nie wspomina o “zap\u0142acie” czy “wydatku” \u2013 u\u017cywa s\u0142owa “poniesione”.<\/p>\n\n\n\n
Organ podatkowy w interpretacji z 21 listopada 2024 r. (nr 0114-KDIP2-2.4010.471.2024.4.SJ) zwr\u00f3ci\u0142 uwag\u0119, \u017ce to nie przypadek. Ustawodawca \u015bwiadomie zastosowa\u0142 memoria\u0142ow\u0105, a nie kasow\u0105 metod\u0119 rozpoznawania koszt\u00f3w. Oznacza to, \u017ce kluczowy jest moment powstania zobowi\u0105zania, a nie moment jego sp\u0142aty.<\/p>\n\n\n\n
Aby w\u0142a\u015bciwie zrozumie\u0107 problem, trzeba pami\u0119ta\u0107 o podziale koszt\u00f3w na dwie podstawowe kategorie. Pierwsz\u0105 stanowi\u0105 koszty bezpo\u015brednio zwi\u0105zane z przychodami \u2013 te, kt\u00f3re mo\u017cna wprost przypisa\u0107 do konkretnych przychod\u00f3w. Drug\u0105 grup\u0119 tworz\u0105 koszty po\u015brednie, kt\u00f3rych nie da si\u0119 bezpo\u015brednio powi\u0105za\u0107 z okre\u015blonymi przychodami, ale kt\u00f3re s\u0105 niezb\u0119dne dla funkcjonowania firmy.<\/p>\n\n\n\n
Koszty najmu nale\u017c\u0105 do tej drugiej kategorii. Cho\u0107 trudno je przypisa\u0107 do konkretnego strumienia przychod\u00f3w, to bezsprzecznie warunkuj\u0105 mo\u017cliwo\u015b\u0107 prowadzenia dzia\u0142alno\u015bci gospodarczej.<\/p>\n\n\n\n
Rozr\u00f3\u017cnienie tych koszt\u00f3w ma szczeg\u00f3lne znaczenie, poniewa\u017c w przypadku koszt\u00f3w bezpo\u015brednich koszty podatkowe powstaj\u0105 z chwil\u0105 uzyskania odpowiadaj\u0105cego tym kosztom przychodu, a koszty po\u015brednie mog\u0105 zosta\u0107 uznane za koszt uzyskania przychodu ju\u017c w momencie ich poniesienia.<\/p>\n\n\n\n
Najwa\u017cniejsze ustalenie interpretacji dotyczy rozr\u00f3\u017cnienia mi\u0119dzy kosztem a wydatkiem. Koszt to zaci\u0105gni\u0119te zobowi\u0105zanie udokumentowane faktur\u0105 lub innym dokumentem. Wydatek to natomiast uregulowanie tego zobowi\u0105zania \u2013 faktyczny transfer \u015brodk\u00f3w pieni\u0119\u017cnych.<\/p>\n\n\n\n
W \u015bwietle interpretacji z 21 listopada 2024 r., moment otrzymania faktury oznacza poniesienie kosztu, niezale\u017cnie od tego, kiedy nast\u0105pi jego op\u0142acenie. Uszczuplenie maj\u0105tku nast\u0119puje ju\u017c w momencie powstania zobowi\u0105zania, nie dopiero przy jego sp\u0142acie.<\/p>\n\n\n\n
Organ podatkowy jednoznacznie stwierdzi\u0142, \u017ce sp\u00f3\u0142ka powinna by\u0142a zaliczy\u0107 faktury za najem do koszt\u00f3w uzyskania przychod\u00f3w ju\u017c w latach 2021-2022, gdy je otrzyma\u0142a. P\u00f3\u017aniejsze uregulowanie zobowi\u0105za\u0144 nie wp\u0142ywa na moment rozpoznania kosztu.<\/p>\n\n\n\n
Interpretacja ta ma szerokie zastosowanie praktyczne. Dotyczy wszystkich sytuacji, gdy firma otrzymuje faktury za us\u0142ugi czy towary, ale z r\u00f3\u017cnych powod\u00f3w nie mo\u017ce ich natychmiast op\u0142aci\u0107.<\/p>\n\n\n\n
Ta interpretacja niesie ze sob\u0105 wa\u017cne przes\u0142anie dla praktyki ksi\u0119gowej. Ksi\u0119gowi nie powinni wstrzymywa\u0107 si\u0119 z zaliczaniem otrzymanych faktur do koszt\u00f3w tylko dlatego, \u017ce firma ma trudno\u015bci z ich op\u0142aceniem. Oczywi\u015bcie, r\u00f3wnolegle musi nast\u0105pi\u0107 w\u0142a\u015bciwe uj\u0119cie zobowi\u0105za\u0144 w bilansie.<\/p>\n\n\n\n
Podej\u015bcie to nie tylko jest zgodne z liter\u0105 prawa, ale tak\u017ce zapewnia rzetelny obraz sytuacji finansowej przedsi\u0119biorstwa. Ukrywanie rzeczywistych koszt\u00f3w dzia\u0142alno\u015bci poprzez ich nieksi\u0105gowanie do momentu zap\u0142aty mo\u017ce prowadzi\u0107 do b\u0142\u0119dnej oceny rentowno\u015bci firmy.<\/p>\n\n\n\n
Warto jednak pami\u0119ta\u0107, \u017ce ta zasada dzia\u0142a w obie strony. Je\u015bli firma wystawia faktury swoim klientom, przychody r\u00f3wnie\u017c nale\u017cy rozpozna\u0107 w momencie ich wystawienia, niezale\u017cnie od terminu wp\u0142aty nale\u017cno\u015bci.<\/p>\n\n\n\n
Chcesz wi\u0119cej takich informacji ksi\u0119gowych? Koniecznie do\u0142\u0105cz do naszego bezp\u0142atnego newslettera PRAS\u00d3WKA KSI\u0118GOWEGO<\/a>:<\/strong><\/p>\n\n\n