Do ko\u0144ca roku zosta\u0142o ju\u017c niewiele czasu, a my musimy si\u0119 przygotowywa\u0107 na najbardziej intensywny pocz\u0105tek roku od lat.<\/p>\n\n\n\n
Od stycznia 2026 r. wejdzie w \u017cycie szereg zmian, kt\u00f3re wymuszaj\u0105 du\u017ce dostosowania w systemach ksi\u0119gowych i organizacji pracy. W\u015br\u00f3d zmian s\u0105: obowi\u0105zkowy KSeF, nowy JPK CIT, a tak\u017ce obni\u017cenie limit\u00f3w koszt\u00f3w leasingu i amortyzacji samochod\u00f3w czy nowy limit zwolnienia z VAT (o kt\u00f3rych pisa\u0142y\u015bmy w osobnym wpisie). Ale wielu ksi\u0119gowych zapomina, \u017ce czeka nas tak\u017ce prawdziwa rewolucja w prowadzeniu podatkowej ksi\u0119gi przychod\u00f3w i rozchod\u00f3w. Od 1 stycznia 2026 roku wchodzi bowiem w \u017cycie nowe rozporz\u0105dzenie, kt\u00f3re zmieni spos\u00f3b dokumentowania dzia\u0142alno\u015bci gospodarczej. Co dok\u0142adnie si\u0119 zmieni i jak si\u0119 do tego przygotowa\u0107?<\/p>\n\n\n\n
Zapraszam Ci\u0119 do wpisu na bloga przygotowanego przez Ann\u0119 Ma\u0142eck\u0105, doradc\u0119 podatkowego i wieloletniego praktyka rachunkowo\u015bci, w kt\u00f3rym omawiamy najwa\u017cniejsze zmiany.<\/p>\n\n\n\n
Najwa\u017cniejsz\u0105 zmian\u0105, kt\u00f3ra dotknie znaczn\u0105 cz\u0119\u015b\u0107 przedsi\u0119biorc\u00f3w, jest obowi\u0105zkowe prowadzenie ksi\u0119gi w formie elektronicznej. Je\u015bli nale\u017cysz do grupy podatnik\u00f3w, kt\u00f3rzy przesy\u0142aj\u0105 JPK_VAT za okresy miesi\u0119czne, musisz po\u017cegna\u0107 si\u0119 z tradycyjn\u0105, papierow\u0105 ksi\u0119g\u0105. To koniec ery r\u0119cznych wpis\u00f3w i broszurowanych ksi\u0105g dla tej grupy przedsi\u0119biorc\u00f3w.<\/p>\n\n\n\n
Oczywi\u015bcie nie wszyscy b\u0119d\u0105 musieli przej\u015b\u0107 na wersj\u0119 elektroniczn\u0105. Ci, kt\u00f3rzy rozliczaj\u0105 VAT kwartalnie lub s\u0105 z niego zwolnieni, nadal b\u0119d\u0105 mogli prowadzi\u0107 ksi\u0119g\u0119 tradycyjnie. W takim przypadku przepisy wymagaj\u0105 jednak, aby ksi\u0119ga by\u0142a zbroszurowana, a jej karty kolejno ponumerowane. To spos\u00f3b na zachowanie porz\u0105dku i u\u0142atwienie ewentualnej kontroli. Ten stan jednak nie b\u0119dzie trwa\u0142 bardzo d\u0142ugo \u2013 od 2027 roku do prowadzenia ksi\u0119gi w formie elektronicznej b\u0119d\u0105 zobowi\u0105zani wszyscy podatnicy, bez wyj\u0105tk\u00f3w.<\/p>\n\n\n\n
Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur znajduje swoje odzwierciedlenie tak\u017ce w strukturze samej ksi\u0119gi. We wzorze pojawiaj\u0105 si\u0119 dwie nowe kolumny. Pierwsza z nich b\u0119dzie s\u0142u\u017cy\u0142a do wpisywania numeru identyfikuj\u0105cego faktur\u0119 wystawion\u0105 w systemie KSeF, druga natomiast b\u0119dzie przeznaczona na identyfikator podatkowy kontrahenta. To kolejny krok w stron\u0119 pe\u0142nej cyfryzacji rozlicze\u0144 podatkowych.<\/p>\n\n\n\n
Spor\u0105 zmian\u0105, kt\u00f3ra mo\u017ce zaskoczy\u0107 cz\u0119\u015b\u0107 przedsi\u0119biorc\u00f3w, jest likwidacja uproszczonej ksi\u0119gi dla rolnik\u00f3w prowadz\u0105cych dzia\u0142alno\u015b\u0107 gospodarcz\u0105. Do tej pory rolnicy, kt\u00f3rzy prowadzili gospodarstwo bez zatrudniania pracownik\u00f3w i osi\u0105gali przychody nieprzekraczaj\u0105ce 10 000 z\u0142otych rocznie, mogli korzysta\u0107 z uproszczonej formy dokumentowania. Od nowego roku ta mo\u017cliwo\u015b\u0107 znika, a wszyscy b\u0119d\u0105 musieli prowadzi\u0107 pe\u0142n\u0105 ksi\u0119g\u0119 na zasadach og\u00f3lnych.<\/p>\n\n\n\n
To zmiana, kt\u00f3ra wymaga od tej grupy podatnik\u00f3w nie tylko nauki nowych zasad, ale cz\u0119sto tak\u017ce zmiany ca\u0142ego sposobu dokumentowania dzia\u0142alno\u015bci. Warto wi\u0119c ju\u017c teraz pomy\u015ble\u0107 o szkoleniu lub wsparciu ksi\u0119gowym.<\/p>\n\n\n\n
Kolejn\u0105 istotn\u0105 zmian\u0105 jest ca\u0142kowita rezygnacja z mo\u017cliwo\u015bci ubiegania si\u0119 o zwolnienie z prowadzenia ksi\u0119gi. Do tej pory w szczeg\u00f3lnych przypadkach, na przyk\u0142ad ze wzgl\u0119du na wiek, stan zdrowia czy specyfik\u0119 dzia\u0142alno\u015bci, mo\u017cna by\u0142o wyst\u0105pi\u0107 o takie zwolnienie. Od 2026 roku ta furtka zostanie zamkni\u0119ta.<\/p>\n\n\n\n
Warto jednak pami\u0119ta\u0107, \u017ce zwolnienia przyznane przed ko\u0144cem 2025 roku zachowaj\u0105 swoj\u0105 moc przez okres, na jaki zosta\u0142y wydane. Je\u015bli wi\u0119c kto\u015b planowa\u0142 ubiega\u0107 si\u0119 o takie zwolnienie, powinien z\u0142o\u017cy\u0107 wniosek jeszcze w tym roku.<\/p>\n\n\n\n
Nie wszystkie zmiany oznaczaj\u0105 dodatkowe obowi\u0105zki. Nowe przepisy wprowadzaj\u0105 te\u017c pewne uproszczenia. Znika na przyk\u0142ad obowi\u0105zek okre\u015blania miejsca przechowywania ksi\u0119gi i dowod\u00f3w ksi\u0119gowych. To u\u0142atwienie szczeg\u00f3lnie dla tych, kt\u00f3rzy prowadz\u0105 dzia\u0142alno\u015b\u0107 w r\u00f3\u017cnych lokalizacjach.<\/p>\n\n\n\n
Przedsi\u0119biorcy prowadz\u0105cy dzia\u0142alno\u015b\u0107 w kilku zak\u0142adach r\u00f3wnie\u017c odczuj\u0105 ulg\u0119 \u2013 znikaj\u0105 bowiem skomplikowane przepisy dotycz\u0105ce prowadzenia odr\u0119bnych ksi\u0105g dla ka\u017cdego zak\u0142adu oraz dokumentowania przesuni\u0119\u0107 towar\u00f3w mi\u0119dzy nimi. To znacz\u0105ce uproszczenie procedur wewn\u0119trznych.<\/p>\n\n\n\n
Istotna zmiana czeka przedsi\u0119biorc\u00f3w, kt\u00f3rzy do tej pory korzystali z mo\u017cliwo\u015bci ujmowania przychod\u00f3w w ksi\u0119dze na podstawie zbiorczych zestawie\u0144. Od 2026 roku nie b\u0119dzie ju\u017c mo\u017cna dokonywa\u0107 zbiorczego zapisu przychod\u00f3w na podstawie dziennego zestawienia faktur sprzeda\u017cy ani miesi\u0119cznego zestawienia sporz\u0105dzanego na podstawie danych z ewidencji VAT.<\/p>\n\n\n\n
To oznacza, \u017ce ka\u017cda faktura sprzeda\u017cy b\u0119dzie musia\u0142a by\u0107 osobno uj\u0119ta w ksi\u0119dze. Dla wielu przedsi\u0119biorc\u00f3w, szczeg\u00f3lnie tych wystawiaj\u0105cych du\u017co faktur dziennie, b\u0119dzie to znacz\u0105ca zmiana organizacyjna. Warto ju\u017c teraz pomy\u015ble\u0107 o dostosowaniu system\u00f3w ksi\u0119gowych do indywidualnego ujmowania ka\u017cdej transakcji.<\/p>\n\n\n\n
Ta zmiana ma na celu zwi\u0119kszenie przejrzysto\u015bci zapis\u00f3w ksi\u0119gowych i u\u0142atwienie kontroli. Cho\u0107 mo\u017ce wydawa\u0107 si\u0119 uci\u0105\u017cliwa, w po\u0142\u0105czeniu z elektronicznym prowadzeniem ksi\u0119gi powinna by\u0107 stosunkowo \u0142atwa do wdro\u017cenia przy u\u017cyciu odpowiedniego oprogramowania.<\/p>\n\n\n\n
Jedna z najbardziej praktycznych zmian dotyczy dokumentowania drobnych zakup\u00f3w. Od 2026 roku nie b\u0119dzie ju\u017c mo\u017cna udokumentowa\u0107 w ksi\u0119dze zakupu materia\u0142\u00f3w pomocniczych dowodem wewn\u0119trznym, nawet je\u015bli kupujemy je w sklepie detalicznym. Podobnie paragony z hipermarket\u00f3w przestan\u0105 by\u0107 wystarczaj\u0105cym dowodem dla zakupu materia\u0142\u00f3w biurowych, \u015brodk\u00f3w czysto\u015bci czy bhp.<\/p>\n\n\n\n
To oznacza, \u017ce przedsi\u0119biorcy b\u0119d\u0105 musieli za ka\u017cdym razem prosi\u0107 o faktury, nawet przy drobnych zakupach. Warto ju\u017c teraz przyzwyczaja\u0107 si\u0119 do tej praktyki i informowa\u0107 swoich pracownik\u00f3w o nadchodz\u0105cych zmianach.<\/p>\n\n\n\n
Zmienia si\u0119 r\u00f3wnie\u017c spos\u00f3b dokonywania korekt raport\u00f3w fiskalnych. Zamiast opisywa\u0107 korekt\u0119 na odwrocie raportu, jak to si\u0119 robi obecnie, b\u0119dzie trzeba sporz\u0105dzi\u0107 osobny dow\u00f3d wewn\u0119trzny. Taki dow\u00f3d musi zawiera\u0107 wszystkie niezb\u0119dne informacje: numer, dat\u0119, oznaczenie korygowanego raportu, przyczyn\u0119 korekty i jej wysoko\u015b\u0107. Zapis w ksi\u0119dze nale\u017cy dokona\u0107 ze znakiem minus.<\/p>\n\n\n\n
To zmiana, kt\u00f3ra wymaga wi\u0119kszej systematyczno\u015bci, ale jednocze\u015bnie wprowadza wi\u0119kszy porz\u0105dek w dokumentacji.<\/p>\n\n\n\n
Dobre wie\u015bci czekaj\u0105 tych, kt\u00f3rzy regularnie sporz\u0105dzaj\u0105 spis z natury. Nowe przepisy znacz\u0105co upraszczaj\u0105 t\u0119 procedur\u0119. Przede wszystkim spis b\u0119dzie podpisywa\u0142 tylko w\u0142a\u015bciciel lub wsp\u00f3lnicy – nie trzeba ju\u017c zbiera\u0107 podpis\u00f3w wszystkich os\u00f3b uczestnicz\u0105cych w spisie.<\/p>\n\n\n\n
Dodatkowo do ksi\u0119gi wpisuje si\u0119 tylko \u0142\u0105czn\u0105 warto\u015b\u0107 spisu, bez konieczno\u015bci rozpisywania poszczeg\u00f3lnych sk\u0142adnik\u00f3w. To oszcz\u0119dno\u015b\u0107 czasu i mniejsze ryzyko pomy\u0142ek. Terminy wyceny pozostaj\u0105 bez zmian – nadal mamy 14 dni od zako\u0144czenia spisu.<\/p>\n\n\n\n
Pozosta\u0142o niewiele czasu do wej\u015bcia w \u017cycie nowych przepis\u00f3w, dlatego warto ju\u017c teraz podj\u0105\u0107 konkretne kroki. Przede wszystkim nale\u017cy sprawdzi\u0107, czy nasza firma b\u0119dzie obj\u0119ta obowi\u0105zkiem prowadzenia ksi\u0119gi elektronicznej. Je\u015bli sk\u0142adamy JPK_VAT miesi\u0119cznie, musimy zacz\u0105\u0107 szuka\u0107 odpowiedniego oprogramowania lub zaktualizowa\u0107 ju\u017c posiadane.<\/p>\n\n\n\n
Kolejnym krokiem powinno by\u0107 przeszkolenie os\u00f3b odpowiedzialnych za prowadzenie ksi\u0119gi. Nawet je\u015bli korzystamy z us\u0142ug biura rachunkowego, warto zna\u0107 nowe zasady, aby prawid\u0142owo przygotowywa\u0107 dokumenty.<\/p>\n\n\n\n
Nie mo\u017cna te\u017c zapomnie\u0107 o dostosowaniu wewn\u0119trznych procedur. Szczeg\u00f3lnie wa\u017cne jest poinformowanie pracownik\u00f3w o zmianach w dokumentowaniu zakup\u00f3w \u2013 od nowego roku ka\u017cdy wydatek b\u0119dzie musia\u0142 by\u0107 potwierdzony faktur\u0105.<\/p>\n\n\n\n
Zmiany w prowadzeniu PKPiR, kt\u00f3re wejd\u0105 w \u017cycie od 2026 roku, to kolejny krok w kierunku cyfryzacji polskiej gospodarki. Cho\u0107 niekt\u00f3re z nich mog\u0105 wydawa\u0107 si\u0119 uci\u0105\u017cliwe, szczeg\u00f3lnie dla ma\u0142ych przedsi\u0119biorc\u00f3w przyzwyczajonych do tradycyjnych metod, w d\u0142u\u017cszej perspektywie powinny one upro\u015bci\u0107 i usprawni\u0107 prowadzenie dokumentacji.<\/p>\n\n\n\n
Najwa\u017cniejsze jest odpowiednie przygotowanie. Ci, kt\u00f3rzy zaczn\u0105 wprowadza\u0107 zmiany ju\u017c teraz, unikn\u0105 stresu i chaosu na pocz\u0105tku nowego roku. Pami\u0119tajmy, \u017ce szczeg\u00f3\u0142owe przepisy znajduj\u0105 si\u0119 w rozporz\u0105dzeniu Ministra Finans\u00f3w i Gospodarki z dnia 6 wrze\u015bnia 2025 roku (Dz. U. poz. 1299), kt\u00f3re warto dok\u0142adnie przestudiowa\u0107 przed wprowadzeniem zmian w swojej firmie.<\/p>\n\n\n\n
Nowy rok przyniesie nam nowe wyzwania, ale tak\u017ce nowe mo\u017cliwo\u015bci. Elektroniczna ksi\u0119ga to nie tylko obowi\u0105zek, ale tak\u017ce szansa na lepsz\u0105 organizacj\u0119 dokument\u00f3w, \u0142atwiejszy dost\u0119p do danych i sprawniejsze rozliczenia. Warto spojrze\u0107 na te zmiany nie tylko jako na kolejne regulacje, ale jako okazj\u0119 do unowocze\u015bnienia swojej dzia\u0142alno\u015bci.<\/p>\n\n\n\n