{"id":4698,"date":"2025-09-15T05:00:00","date_gmt":"2025-09-15T03:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/kursy-rachunkowosci.pl\/blog\/?p=4698"},"modified":"2025-12-11T13:52:43","modified_gmt":"2025-12-11T12:52:43","slug":"numerowanie-i-dekretacja-dowodow-ksiegowych","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/kursy-rachunkowosci.pl\/blog\/numerowanie-i-dekretacja-dowodow-ksiegowych\/","title":{"rendered":"Numerowanie i dekretacja dowod\u00f3w ksi\u0119gowych"},"content":{"rendered":"\n
Czym jest dekretacja i dlaczego jest wa\u017cna? Z tym pytaniem zmagaj\u0105 si\u0119 w szczeg\u00f3lno\u015bci pocz\u0105tkuj\u0105cy ksi\u0119gowi. Zapraszam Ci\u0119 dzisiaj do wpisu na blogu w tym temacie przygotowanego wsp\u00f3lnie z Ani\u0105 Ma\u0142eck\u0105.<\/p>\n\n\n\n
\n\n\n\n
<\/div>\n\n\n\n
Czym jest dekretacja?<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
<\/div>\n\n\n\n
Dekretacja to proces oznaczania dowod\u00f3w ksi\u0119gowych (np. faktur) informacj\u0105 o sposobie ich uj\u0119cia w ksi\u0119gach rachunkowych. Prawid\u0142owa dekretacja zapewnia rzetelno\u015b\u0107 ksi\u0105g i umo\u017cliwia powi\u0105zanie zapis\u00f3w w dzienniku z dowodami \u017ar\u00f3d\u0142owymi, co jest kluczowe dla sprawdzalno\u015bci ksi\u0105g rachunkowych.<\/p>\n\n\n\n
<\/div>\n\n\n\n
Dlaczego to wa\u017cne?<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
<\/div>\n\n\n\n
Wyobra\u017a sobie, \u017ce prowadzisz biuro rachunkowe i obs\u0142ugujesz firm\u0119 “Z\u0142oty Grosik”. Klient przysy\u0142a Ci stos faktur, kt\u00f3re musisz wprowadzi\u0107 do systemu ksi\u0119gowego. Bez w\u0142a\u015bciwego systemu dekretacji i numeracji, odnalezienie p\u00f3\u017aniej konkretnej faktury i sprawdzenie, jak zosta\u0142a zaksi\u0119gowana, by\u0142oby jak szukanie ig\u0142y w stogu siana! <\/p>\n\n\n\n
Cho\u0107 ustawa o rachunkowo\u015bci nie nakazuje wprost umieszczania numeru dziennika na dokumencie, jest to bardzo wskazane. Gdy wprowadzasz faktur\u0119 do systemu, program ksi\u0119gowy automatycznie nadaje jej numer pozycji w dzienniku. Ten numer warto nanie\u015b\u0107 na dokument papierowy.<\/p>\n\n\n\n
Dlaczego? Poniewa\u017c zgodnie z art. 14 ustawy o rachunkowo\u015bci, zapisy w dzienniku musz\u0105 umo\u017cliwia\u0107 ich jednoznaczne powi\u0105zanie ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami ksi\u0119gowymi. Gdy na fakturze widnieje numer z dziennika, mo\u017cna szybko odnale\u017a\u0107 j\u0105 w systemie i na odwr\u00f3t \u2013 maj\u0105c wydruk z systemu, mo\u017cna \u0142atwo odnale\u017a\u0107 oryginalny dokument.<\/p>\n\n\n\n
Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowo\u015bci, ka\u017cdy dow\u00f3d ksi\u0119gowy powinien zawiera\u0107 stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania do uj\u0119cia w ksi\u0119gach wraz ze wskazaniem miesi\u0105ca oraz sposobu uj\u0119cia (czyli w\u0142a\u015bnie dekretacj\u0119) oraz podpis osoby odpowiedzialnej.<\/p>\n\n\n\n
<\/div>\n\n\n\n
Czas na przyk\u0142ad:<\/strong><\/p>\n\n\n\n
Anna pracuje w biurze rachunkowym i otrzyma\u0142a faktur\u0119 za zakup materia\u0142\u00f3w biurowych dla firmy “Z\u0142oty Grosik”. Tradycyjnie dekretacja wygl\u0105da\u0142aby tak:<\/em><\/strong><\/p>\n\n\n\n
Ma 201 “Rozrachunki z dostawcami” \u2013 1000 z\u0142<\/p>\n\n\n\n
Zaksi\u0119gowano: 15 luty 2025<\/p>\n\n\n\n
Podpis: Anna Kowalska<\/p>\n\n\n\n
Numer w dzienniku: FK\/2025\/02\/156<\/p>\n\n\n\n
Taka dekretacja zosta\u0142aby umieszczona bezpo\u015brednio na fakturze (najcz\u0119\u015bciej przy u\u017cyciu piecz\u0105tki lub odr\u0119cznie). Na szcz\u0119\u015bcie ustawa o rachunkowo\u015bci (art. 21 ust. 1a pkt 2) przewiduje mo\u017cliwo\u015b\u0107 zaniechania r\u0119cznego dekretowania ka\u017cdego dokumentu, je\u015bli wynika to z techniki dokumentowania zapis\u00f3w ksi\u0119gowych.<\/p>\n\n\n\n
Oznacza to, \u017ce przy prowadzeniu ksi\u0105g w systemie komputerowym mo\u017cesz:<\/p>\n\n\n\n
\n
Zrezygnowa\u0107 z r\u0119cznej dekretacji, je\u015bli system umo\u017cliwia uzyskanie w dowolnym momencie informacji o sposobie ewidencji dokumentu.<\/em><\/li>\n\n\n\n
Oznaczy\u0107 dokument papierowy numerem nadanym przez system ksi\u0119gowy.<\/em><\/li>\n\n\n\n
Wydrukowa\u0107 list\u0119 dekretacyjn\u0105 dla grupy jednorodnych dokument\u00f3w (np. rejestr sprzeda\u017cy za dany miesi\u0105c).<\/em><\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
W praktyce, gdy otrzymujesz faktur\u0119 od klienta “Z\u0142oty Grosik”, wystarczy, \u017ce:<\/p>\n\n\n\n
\n
Wprowadzisz j\u0105 do systemu ksi\u0119gowego.<\/em><\/li>\n\n\n\n
Oznaczysz dokument papierowy numerem nadanym przez system (np. “FK\/2025\/02\/156”).<\/em><\/li>\n\n\n\n
Do\u0142\u0105czysz dokument do odpowiedniego zbioru.<\/em><\/li>\n\n\n\n
Po zako\u0144czeniu miesi\u0105ca wydrukujesz list\u0119 dekretacyjn\u0105 dla wszystkich dokument\u00f3w.<\/em><\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
Pami\u0119taj jednak, \u017ce przyj\u0119te rozwi\u0105zania dotycz\u0105ce dekretacji musz\u0105 by\u0107 opisane w polityce rachunkowo\u015bci firmy!<\/p>\n\n\n\n
<\/div>\n\n\n\n
A co, je\u015bli faktura jest elektroniczna, a nie papierowa?<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
<\/div>\n\n\n\n
Coraz wi\u0119cej firm korzysta z elektronicznego obiegu dokument\u00f3w. W takim przypadku dekretacja wygl\u0105da jeszcze inaczej:<\/p>\n\n\n\n
\n
Dokumenty s\u0105 skanowane lub otrzymywane w formie elektronicznej.<\/em><\/li>\n\n\n\n
System przep\u0142ywu dokument\u00f3w identyfikuje osob\u0119 wprowadzaj\u0105c\u0105 i akceptuj\u0105c\u0105 dokument.<\/em><\/li>\n\n\n\n
Dekretacja nast\u0119puje w systemie ksi\u0119gowym.<\/em><\/li>\n\n\n\n
Tworzona jest elektroniczna lub papierowa lista dekretacyjna dla zbioru dokument\u00f3w.<\/em><\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
Co istotne, nawet przy elektronicznym obiegu wa\u017cna jest mo\u017cliwo\u015b\u0107 identyfikacji dekretu z dowodem \u017ar\u00f3d\u0142owym, np. faktur\u0105, poprzez oznaczenie dokumentu numerem z systemu ksi\u0119gowego.<\/p>\n\n\n\n
<\/div>\n\n\n\n
Podsumowanie<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
<\/div>\n\n\n\n
Niezale\u017cnie od tego, czy pracujesz w tradycyjnym, czy nowoczesnym systemie ksi\u0119gowym, kluczowe jest, aby zapewni\u0107 powi\u0105zanie mi\u0119dzy dokumentem \u017ar\u00f3d\u0142owym a zapisem ksi\u0119gowym. Numery z systemu ksi\u0119gowego i odpowiednia dekretacja (lub jej nowoczesne odpowiedniki) to Twoje najlepsze narz\u0119dzia w tym zakresie. Pami\u0119taj, \u017ce dobra ksi\u0119gowa to taka, kt\u00f3ra potrafi szybko odnale\u017a\u0107 ka\u017cdy dokument i wyja\u015bni\u0107, jak zosta\u0142 zaksi\u0119gowany \ud83d\ude42 Prawid\u0142owa dekretacja jest krokiem milowym w tym kierunku!<\/p>\n\n\n\n
![\"\"](\"https:\/\/kursy-rachunkowosci.pl\/blog\/wp-content\/uploads\/2019\/11\/Blog_podstawy.png\")
<\/a><\/figure>\n\n\n\n<\/div>\n\n\n\n