{"id":3417,"date":"2024-09-09T05:00:00","date_gmt":"2024-09-09T03:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/kursy-rachunkowosci.pl\/blog\/?p=3417"},"modified":"2026-04-21T11:37:25","modified_gmt":"2026-04-21T09:37:25","slug":"brak-dokumentu-ksiegowego-jak-ujac-koszt","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/kursy-rachunkowosci.pl\/blog\/brak-dokumentu-ksiegowego-jak-ujac-koszt\/","title":{"rendered":"Brak dokumentu ksi\u0119gowego \u2013 jak uj\u0105\u0107 koszt?"},"content":{"rendered":"\n

Czasem (a pewnie nawet ca\u0142kiem cz\u0119sto i systematycznie) zdarza si\u0119, \u017ce faktury kosztowe nie docieraj\u0105 do nas na czas, czyli przed zamkni\u0119ciem danego miesi\u0105ca ksi\u0119gowego. Co wtedy mo\u017cemy zrobi\u0107? Wiesz? <\/p>\n\n\n\n

Zapraszam Ci\u0119 do wpisu przygotowanego przez wieloletniego praktyka rachunkowo\u015bci, Ani\u0119 Ma\u0142eck\u0105.<\/p>\n\n\n\n

<\/div>\n\n\n\n

Zacznijmy od przyk\u0142adu<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
<\/div>\n\n\n\n

Wyobra\u017a sobie tak\u0105 sytuacj\u0119:<\/p>\n\n\n\n

Beta sp. z o.o. wsp\u00f3\u0142pracuje z wieloma kontrahentami na zasadzie um\u00f3w d\u0142ugoterminowych rozliczanych rycza\u0142towo, miesi\u0119cznie. Kontrahenci s\u0105 zobowi\u0105zani do wystawienia faktur po zako\u0144czeniu miesi\u0105ca rozliczeniowego. Beta sp. z o.o. zamyka miesi\u0105c ju\u017c do 10 dnia kolejnego miesi\u0105ca i notorycznie zdarza si\u0119, \u017ce faktury za te us\u0142ugi rozliczane rycza\u0142towo nie zd\u0105\u017c\u0105 sp\u0142yn\u0105\u0107 do sp\u00f3\u0142ki w celu ich uj\u0119cia w ksi\u0119gach w miesi\u0105cu, kt\u00f3rego dotycz\u0105. <\/em><\/p>\n\n\n\n

Czy w takich przypadkach mo\u017cna zaksi\u0119gowa\u0107 koszty na podstawie innego dowodu, nie czekaj\u0105c na faktur\u0119? Czy takie koszty b\u0119d\u0105 w\u00f3wczas kosztami podatkowymi?<\/em><\/p>\n\n\n\n

<\/div>\n\n\n\n

Wr\u00f3\u0107my do podstaw, czyli co m\u00f3wi na ten temat ustawa o rachunkowo\u015bci?<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
<\/div>\n\n\n\n

Jedn\u0105 z podstawowych zasad rachunkowo\u015bci jest zasada memoria\u0142u, kt\u00f3ra m\u00f3wi o tym, \u017ce w ksi\u0119gach nale\u017cy uj\u0105\u0107 wszystkie osi\u0105gni\u0119te, przypadaj\u0105ce na jej rzecz przychody i obci\u0105\u017caj\u0105ce j\u0105 koszty zwi\u0105zane z tymi przychodami, dotycz\u0105ce danego roku podatkowego, niezale\u017cnie od terminu jej zap\u0142aty. <\/p>\n\n\n\n

Co prawda zasada to dotyczy roku podatkowego, ale nie ma przeciwwskaza\u0144, aby stosowa\u0107 j\u0105 w kr\u00f3tszych okresach rozliczeniowych, np. miesi\u0119cznych. <\/p>\n\n\n\n

Dodatkowo, w ustawie wskazano, \u017ce do ksi\u0105g rachunkowych danego okresu sprawozdawczego nale\u017cy wprowadzi\u0107 ka\u017cde zdarzenie, kt\u00f3re nast\u0105pi\u0142o w tym okresie sprawozdawczym. <\/p>\n\n\n\n

Co do zasady, zapis\u00f3w w ksi\u0119gach dokonuje si\u0119 na podstawie dowod\u00f3w \u017ar\u00f3d\u0142owych, kt\u00f3re mo\u017cemy podzieli\u0107 na: <\/p>\n\n\n\n

    \n
  1. zewn\u0119trzne obce \u2013 otrzymane od kontrahent\u00f3w,<\/em><\/strong><\/li>\n\n\n\n
  2. zewn\u0119trzne w\u0142asne \u2013 przekazywane w oryginale kontrahentom,<\/em><\/strong><\/li>\n\n\n\n
  3. wewn\u0119trzne \u2013 dotycz\u0105ce operacji wewn\u0105trz jednostki.<\/em><\/strong><\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n

    Inne kryterium podzia\u0142u dzieli dowody na: <\/p>\n\n\n\n

      \n
    1. zbiorcze \u2013 s\u0142u\u017c\u0105ce do dokonania \u0142\u0105cznych zapis\u00f3w zbioru dowod\u00f3w \u017ar\u00f3d\u0142owych, kt\u00f3re musz\u0105 by\u0107 w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione,<\/em><\/strong><\/li>\n\n\n\n
    2. koryguj\u0105ce poprzednie zapisy,<\/em><\/strong><\/li>\n\n\n\n
    3. zast\u0119pcze \u2013 wystawione do czasu otrzymania zewn\u0119trznego obcego dowodu \u017ar\u00f3d\u0142owego,<\/em><\/strong><\/li>\n\n\n\n
    4. rozliczeniowe \u2013 ujmuj\u0105ce ju\u017c dokonane zapisy wed\u0142ug nowych kryteri\u00f3w klasyfikacyjnych.<\/em><\/strong><\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n

      W wyj\u0105tkowych sytuacjach, w razie uzasadnionego braku mo\u017cliwo\u015bci uzyskania zewn\u0119trznych dowod\u00f3w \u017ar\u00f3d\u0142owych (najcz\u0119\u015bciej faktur), kierownik jednostki mo\u017ce zezwoli\u0107 na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomoc\u0105 dowodu zast\u0119pczego.<\/p>\n\n\n\n

      Niestety nie wszystkie operacje mo\u017cna udokumentowa\u0107 w taki spos\u00f3b \u2013 nie wystawimy dowodu zast\u0119pczego dla transakcji opodatkowanych podatkiem VAT i skupu metali nie\u017celaznych od ludno\u015bci. <\/p>\n\n\n\n

      <\/div>\n\n\n\n

      Jakie informacje powinny si\u0119 znale\u017a\u0107 na dowodzie zast\u0119pczym?<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
      <\/div>\n\n\n\n

      Na dowodzie zast\u0119pczym powinni\u015bmy umie\u015bci\u0107 przede wszystkim: <\/p>\n\n\n\n

        \n
      • okre\u015blenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;<\/em><\/strong><\/li>\n\n\n\n
      • okre\u015blenie stron (nazwy, adresy) dokonuj\u0105cych operacji gospodarczej;<\/em><\/strong><\/li>\n\n\n\n
      • opis operacji oraz jej warto\u015b\u0107, je\u017celi to mo\u017cliwe, okre\u015blon\u0105 tak\u017ce w jednostkach naturalnych;<\/em><\/strong><\/li>\n\n\n\n
      • dat\u0119 dokonania operacji, a gdy dow\u00f3d zosta\u0142 sporz\u0105dzony pod inn\u0105 dat\u0105 \u2013 tak\u017ce dat\u0119 sporz\u0105dzenia dowodu;<\/em><\/strong><\/li>\n\n\n\n
      • podpis wystawcy dowodu oraz osoby, kt\u00f3rej wydano lub od kt\u00f3rej przyj\u0119to sk\u0142adniki aktyw\u00f3w;<\/em><\/strong><\/li>\n\n\n\n
      • stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do uj\u0119cia w ksi\u0119gach rachunkowych przez wskazanie miesi\u0105ca oraz sposobu uj\u0119cia dowodu w ksi\u0119gach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.<\/em><\/strong><\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
        <\/div>\n\n\n\n

        Co to oznacza w naszym przyk\u0142adzie?<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
        <\/div>\n\n\n\n

        Wr\u00f3\u0107my do naszego case\u2019a. Beta sp. z o.o. ma w\u0105tpliwo\u015bci, czy do czasu otrzymania faktury, b\u0119d\u0105cej dowodem zewn\u0119trznym, mo\u017ce warto\u015b\u0107 zakupionych us\u0142ug uj\u0105\u0107 w ksi\u0119gach rachunkowych na podstawie innego dowodu i czy taki wydatek b\u0119dzie kosztem podatkowym. <\/p>\n\n\n\n

        Na pocz\u0105tek pierwsza cz\u0119\u015b\u0107 pytania \u2013 czy mo\u017cna go uj\u0105\u0107 w ksi\u0119gach dowodem zast\u0119pczym? <\/p>\n\n\n\n

        I tutaj nie potrafimy jednoznacznie na to pytanie odpowiedzie\u0107 z dw\u00f3ch powod\u00f3w \u2013 nie wiemy, czy brak mo\u017cliwo\u015bci uzyskania tych dowod\u00f3w zewn\u0119trznych jest uzasadniony, czy jest to po prostu opiesza\u0142o\u015b\u0107 kontrahenta, a po drugie nie wiemy, czy kontrahenci s\u0105 podatnikami VAT, czy nie. Je\u017celi s\u0105, to takiej transakcji nie wolno udokumentowa\u0107 dowodem zast\u0119pczym. <\/p>\n\n\n\n

        Dodatkowo w polityce rachunkowo\u015bci sp\u00f3\u0142ki powinna by\u0107 informacja o dowodach ksi\u0119gowych stosowanych w sp\u00f3\u0142ce, zasady ich sporz\u0105dzania i obiegu. <\/p>\n\n\n\n

        <\/div>\n\n\n\n

        Czy takie koszty b\u0119d\u0105 w\u00f3wczas kosztami podatkowymi?<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
        <\/div>\n\n\n\n

        Co do odpowiedzi na drug\u0105 cz\u0119\u015b\u0107 pytania, to b\u0119dzie ona dotyczy\u0107 tylko sytuacji, w kt\u00f3rej mo\u017cna by\u0142o wystawi\u0107 dow\u00f3d zast\u0119pczy. I tutaj warto sobie najpierw przypomnie\u0107, co to s\u0105 koszty uzyskania przychod\u00f3w. <\/p>\n\n\n\n

        Kosztami uzyskania przychod\u00f3w<\/strong> s\u0105 koszty poniesione w celu osi\u0105gni\u0119cia przychod\u00f3w ze \u017ar\u00f3d\u0142a przychod\u00f3w lub w celu zachowania albo zabezpieczenia \u017ar\u00f3d\u0142a przychod\u00f3w, z wyj\u0105tkiem koszt\u00f3w wymienionych w art. 16 ust. 1. ustawy o CIT. Katalog ten jest otwarty i ka\u017cdorazowo nale\u017cy bada\u0107 ten zwi\u0105zek. <\/p>\n\n\n\n

        Jak widzisz, nie ma tutaj \u017cadnego ograniczenia w stosunku do rodzaju dowodu ksi\u0119gowego, na podstawie jakiego koszt zosta\u0142 uj\u0119ty w ksi\u0119gach, a wi\u0119c nie ma znaczenia, czy wydatek zosta\u0142 udokumentowany faktur\u0105, czy dowodem zast\u0119pczym, wa\u017cne, \u017ceby by\u0142 prawid\u0142owo udokumentowany. Wa\u017cny jest zwi\u0105zek wydatku z przychodami lub zachowaniem \u017ar\u00f3d\u0142a przychod\u00f3w. <\/p>\n\n\n\n

        Je\u017celi wi\u0119c transakcja zosta\u0142a uj\u0119ta na podstawie dowodu zast\u0119pczego, a spe\u0142nia przes\u0142anki do uznania jej za koszt podatkowy, to takim kosztem podatkowym b\u0119dzie. <\/p>\n\n\n\n

        <\/div>\n\n\n\n
        <\/div>\n\n\n\n
        <\/div>\n\n\n
        \n \n
        \n \n
        \n
        \n \n\n
        <\/div>\n <\/div>\n
        \n \n\n
        <\/div>\n <\/div>\n
        \n \n\n
        <\/div>\n <\/div>\n
        \n \n\n
        <\/div>\n <\/div>\n
        \n \n\n
        <\/div>\n <\/div>\n <\/div>\n \n
        \n
        \n \n\n
        <\/div>\n <\/div>\n
        \n \n\n
        <\/div>\n <\/div>\n
        \n \n\n
        <\/div>\n <\/div>\n
        \n \n\n
        <\/div>\n <\/div>\n
        \n \n\n
        <\/div>\n <\/div>\n <\/div>\n<\/div>\n \n\n
        \n Rate this post<\/span>\n <\/div>\n <\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

        Czasem zdarza si\u0119, \u017ce faktury kosztowe nie docieraj\u0105 do nas na czas, czyli przed zamkni\u0119ciem danego miesi\u0105ca ksi\u0119gowego. Co wtedy mo\u017cemy zrobi\u0107? Czytaj wi\u0119cej ><\/p>\n","protected":false},"author":4,"featured_media":3415,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[78],"tags":[209,210],"class_list":["post-3417","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-nauka-rachunkowosci","tag-dokument-ksiegowy","tag-koszt"],"aioseo_notices":[],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/kursy-rachunkowosci.pl\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/3417","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/kursy-rachunkowosci.pl\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/kursy-rachunkowosci.pl\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/kursy-rachunkowosci.pl\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/users\/4"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/kursy-rachunkowosci.pl\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=3417"}],"version-history":[{"count":10,"href":"https:\/\/kursy-rachunkowosci.pl\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/3417\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":5505,"href":"https:\/\/kursy-rachunkowosci.pl\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/3417\/revisions\/5505"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/kursy-rachunkowosci.pl\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/media\/3415"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/kursy-rachunkowosci.pl\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=3417"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/kursy-rachunkowosci.pl\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=3417"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/kursy-rachunkowosci.pl\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=3417"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}