{"id":2456,"date":"2023-04-11T05:00:00","date_gmt":"2023-04-11T03:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/kursy-rachunkowosci.pl\/blog\/?p=2456"},"modified":"2025-02-14T13:40:41","modified_gmt":"2025-02-14T12:40:41","slug":"jak-prowadzic-kpir-elektronicznie","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/kursy-rachunkowosci.pl\/blog\/jak-prowadzic-kpir-elektronicznie\/","title":{"rendered":"Jak prowadzi\u0107 KPiR elektronicznie?<\/strong>"},"content":{"rendered":"\n

Marzec w Mentoris by\u0142 miesi\u0105cem po\u015bwi\u0119conym podatkowej ksi\u0119dze przychod\u00f3w i rozchod\u00f3w. Przypomnieli\u015bmy albo om\u00f3wi\u0142y\u015bmy podstawowe zasady prowadzenia ksi\u0119gi przychod\u00f3w i rozchod\u00f3w, a tak\u017ce pokaza\u0142y\u015bmy na przyk\u0142adach, jak to wygl\u0105da od praktycznej strony. <\/p>\n\n\n\n

W ramach przypomnienia dzisiaj Ania Ma\u0142ecka, wieloletni praktyk rachunkowo\u015bci, przedstawi og\u00f3lne obowi\u0105zki  dotycz\u0105ce prowadzenia KPiR. Dla niekt\u00f3rych sprawy tak oczywiste, \u017ce cz\u0119sto o nich zapominamy. A szykuj\u0105 si\u0119 zmiany w tym zakresie, wi\u0119c warto sobie je przypomnie\u0107.<\/p>\n\n\n\n

\n\n\n\n
<\/div>\n\n\n\n

Forma prowadzenia<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
<\/div>\n\n\n\n

Obecnie, tj. w 2023 roku Rozporz\u0105dzenie w sprawie prowadzenia KPiR dopuszcza prowadzenie ewidencji w dw\u00f3ch formach. Pierwsza z nich, coraz rzadziej stosowana, to forma papierowa, druga to prowadzenie KPiR za pomoc\u0105 systemu teleinformatycznego. <\/p>\n\n\n\n

Niezale\u017cnie od wybranej formy prowadzenia KPiR przedsi\u0119biorca jest zobowi\u0105zany do za\u0142o\u017cenia ksi\u0119gi na dzie\u0144 rozpocz\u0119cia prowadzenia dzia\u0142alno\u015bci gospodarczej. <\/p>\n\n\n\n

Ksi\u0119ga musi by\u0107 prowadzona w spos\u00f3b rzetelny i niewadliwy, oczywi\u015bcie w j\u0119zyku polskim i w PLN. W obecnym stanie prawnym nie ma obowi\u0105zku przekazywania ewidencji fiskusowi, chyba \u017ce na jego \u017c\u0105danie.<\/p>\n\n\n\n

<\/div>\n\n\n\n

Zasady przechowywania dokumentacji ksi\u0119gowej<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
<\/div>\n\n\n\n

Dokumenty powinny by\u0107 wprowadzane do ksi\u0119gi chronologicznie. Po zaksi\u0119gowaniu ka\u017cdego miesi\u0105ca ksi\u0119g\u0119 nale\u017cy wydrukowa\u0107 a dokumenty \u017ar\u00f3d\u0142owe, b\u0119d\u0105ce podstaw\u0105 zapis\u00f3w w KPiR u\u0142o\u017cy\u0107 zgodnie z kolejno\u015bci\u0105 uj\u0119cia w KPiR i nada\u0107 im numery, odpowiadaj\u0105ce numerowi z kolumny 1 \u201eliczba porz\u0105dkowa\u201d z ksi\u0119gi. <\/p>\n\n\n\n

Nale\u017cy pami\u0119ta\u0107, \u017ce numery powinny by\u0107 wpisane w spos\u00f3b trwa\u0142y, tj. u\u017cywaj\u0105c niezmywalnego d\u0142ugopisu lub mazaka. <\/p>\n\n\n\n

Pozosta\u0142e ewidencje, np. rejestry VAT sprzeda\u017cy i zakupu r\u00f3wnie\u017c musz\u0105 by\u0107 wydrukowane i przechowywane wraz z KPiR i dokumentacj\u0105 \u017ar\u00f3d\u0142ow\u0105.  <\/p>\n\n\n\n

Co prawda rozporz\u0105dzenie nie m\u00f3wi wprost, czy wydruki poszczeg\u00f3lnych ewidencji, wraz z dokumentami \u017ar\u00f3d\u0142owymi mog\u0105 by\u0107 przechowywane tylko w formie elektronicznej, jednak ukszta\u0142towa\u0142a si\u0119 w\u0142a\u015bnie taka linia interpretacyjna. Na pewno nale\u017cy to uzna\u0107 za proekologiczne podej\u015bcie.<\/p>\n\n\n\n

<\/div>\n\n\n\n

Dodatkowe obowi\u0105zki przy prowadzeniu KPiR za pomoc\u0105 programu ksi\u0119gowego<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
<\/div>\n\n\n\n

Rozporz\u0105dzenie wprowadza kilka dodatkowych obowi\u0105zk\u00f3w, kt\u00f3re musz\u0105 by\u0107 spe\u0142nione w przypadku prowadzenia ksi\u0119gi za pomoc\u0105 systemu teleinformatycznego, aby uzna\u0107 ksi\u0119g\u0119 za prowadzon\u0105 prawid\u0142owo. Pierwszy z nich wydaje si\u0119 by\u0107 troch\u0119 zapomniany \ud83d\ude09  Chodzi tutaj o obowi\u0105zek okre\u015blenia na pi\u015bmie szczeg\u00f3\u0142owej instrukcji obs\u0142ugi programu komputerowego, wykorzystywanego do prowadzenia ksi\u0119gi.<\/p>\n\n\n\n

Drugi warunek jest \u015bci\u015ble zwi\u0105zany z programem ksi\u0119gowym \u2013 musi on zapewni\u0107 natychmiastowy dost\u0119p do zapis\u00f3w i umo\u017cliwi\u0107 wydruk ksi\u0119gi zgodnie z opublikowanym w rozporz\u0105dzeniu wzorze. <\/p>\n\n\n\n

Trzeci warunek dotyczy bezpiecze\u0144stwa i przechowywania zapisanych danych \u2013 musz\u0105 by\u0107 przechowywane w spos\u00f3b chroni\u0105cy przed zniszczeniem, zniekszta\u0142ceniem, naruszeniem ustalonych zasad ich przetwarzania lub ich modyfikacj\u0105 w spos\u00f3b nieuprawniony. Nic nadzwyczajnego, bior\u0105c pod uwag\u0119 obecne standardy.<\/p>\n\n\n\n

<\/div>\n\n\n\n

Zmiany, zmiany\u2026<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
<\/div>\n\n\n\n

Ci\u0105g\u0142a teleinformatyzacja i ch\u0119\u0107 zmniejszenia szarej strefy przez rz\u0105d wprowadzi\u0142y kolejne obowi\u0105zki dla przedsi\u0119biorc\u00f3w. Tym razem Polski \u0141ad zaj\u0105\u0142 si\u0119 podatnikami prowadz\u0105cymi uproszczone formy ksi\u0119gowo\u015bci, mi\u0119dzy innymi KPiR. <\/p>\n\n\n\n

W niedalekiej przysz\u0142o\u015bci zniknie mo\u017cliwo\u015b\u0107 prowadzenia KPiR w formie papierowej, zostanie tylko mo\u017cliwo\u015b\u0107 prowadzenia jej za pomoc\u0105 system\u00f3w teleinformatycznych. <\/p>\n\n\n\n

Co wi\u0119cej, zostanie wprowadzony nowy obowi\u0105zek, przesy\u0142ania KPiR w ustrukturyzowanej formie tak jak obecnie pliki JPK. <\/p>\n\n\n\n

Obecnie, KPiR jest przekazywane w taki spos\u00f3b tylko na \u017c\u0105danie fiskusa. <\/p>\n\n\n\n

Po raz pierwszy podatnicy prze\u015bl\u0105 KPiR za okresy zaczynaj\u0105ce si\u0119 od:<\/p>\n\n\n\n